→ У формі виконується налаштування сканування. Форма з'являється з форми персональних налаштувань

У формі виконується налаштування сканування. Форма з'являється з форми персональних налаштувань

"1С:Документообіг 8 КОРП" забезпечує ведення ієрархії бізнес-процесів та завдань.

Ієрархія ведеться автоматично при створенні бізнес-процесів на підставі завдань інших бізнес-процесів і може бути врахована вручну шляхом заповнення реквізиту "Головне завдання" у картці будь-якого бізнес-процесу.

Рівень ієрархії бізнес-процесів та завдань нічим не обмежений.

Подивитися ієрархію можна або з картки бізнес-процесу або з картки предмета бізнес-процесу - документа або файлу.

2. Чи є механізм заступників?

У "1С:Документообігу 8" версій ПРОФ та КОРП підтримується рольова адресація завдань. Це означає, що завдання може бути спрямоване не конкретному співробітнику, наприклад Іванову І. С., а спеціальної ролі, наприклад, "Діловод". При такому варіанті адресації завдання буде доступне для обробки всім виконавцям ролі "Діловод". Виконавці ролей зазначаються у спеціальному списку "Виконавці ролей", який веде відповідальний за нормативно-довідкову інформацію.

3. Чи підтримка версій документів? Який рівень вкладеності підтримується?

"1С:Документообіг 8" підтримує роботу з версіями файлів та документів:

  • При розміщенні зміненого файлу в "1С:Документообіг 8" автоматично створюється його нова версія. При цьому в програмі фіксується автор версії, дата та час її створення, короткий опис змін. Існує можливість роботи з будь-якою версією файлу. Для файлів найпопулярніших офісних форматів підтримується порівняння версій. Кількість версій, що зберігаються, необмежена. При необхідності для деяких файлів можна заборонити збереження версій.
  • При зміні реквізитів документа інформація про цю подію записується в спеціальний журнал, який дозволяє порівняти кілька версій.

4. Чи можна прив'язати до документа та його версій обговорення, чати, коментарі та голосування?

У типовій конфігурації "Документообіг" такої можливості не передбачено. Однак ці функції нескладно додати під час впровадження. Завдяки можливостям "1С:Підприємства 8" це можна зробити навіть без зняття конфігурації з підтримки.

5. Чи можливий під час створення бізнес-процесу вибір виконавців з допомогою ієрархічної організаційно-штатної структури організації?

Для вибору виконавців бізнес-процесів можна використовувати:

  • організаційну структуру організації;
  • ролі виконавців.

При створенні шаблонів бізнес-процесів на додаток до наведених варіантів можливе використання автопідстановок.

6. Де можна подивитися приклади впровадження "1С:Документообігу 8", у тому числі з великою кількістю користувачів та великим обсягом документів?

Цю інформацію можна отримати у довіднику запроваджених рішень. У довіднику передбачено пошук впроваджень за різними умовами, однією з яких є мінімальна кількість користувачів. Слід розрізняти кількість активних користувачів та загальну кількість користувачів, що працюють із "1С:Документообігом 8". Іноді ці числа можуть відрізнятись у рази. Наприклад, до системи документообігу може бути підключено 500 людина, але за нормальної роботі число активних користувачів системи може перевищувати 200 людина.

Важливо відзначити, що продуктивність програми залежить не тільки від кількості користувачів, що активно працюють, але і від обсягу і інтенсивності оброблюваних даних. У зв'язку з цим у комплект поставки "1С:Документообігу 8" версії 1.1.3 включені обробки, які дозволяють провести тестування навантаження і отримати точну оцінку продуктивності для конкретного замовника з урахуванням його завдань та обладнання.

7. Як правильно розрахувати обсяг необхідного апаратного/програмного забезпечення для роботи необхідної кількості користувачів?

Для підбору обладнання можна орієнтуватися на системні вимоги "1С:Підприємства 8.2".

У комплект поставки "1С:Документообігу 8" версії 1.1.3 включені обробки для налаштування та проведення тестування навантаження на обладнанні замовника з використанням компонента "Тест-центр" з програми "1С:КІП". За допомогою запропонованої методики можна налаштувати різні характеристики тестів (наприклад, кількість користувачів, частота виконання типових операцій, обсяг файлів) та провести тестування. Результатом тесту є високоточна оцінка швидкості виконання типових операцій "1С: Документообіг 8" при заданих характеристиках.

8. Наскільки повно реалізовано архівне діловодство?

У "1С:Документообігу 8" ведеться і оперативне, і архівне зберігання документів та файлів. Це дозволяє здійснювати пошук та аналіз документів, що знаходяться не тільки в оперативній роботі, а й уже списаних до архіву. Передбачена можливість обмеження доступу до архівних документів та файлів. Для офіційних документів передбачено облік за номенклатурою справ, оформлення передачі справ до архіву та знищення справ.

9. Де зберігаються файли: в СУБД чи файловій системі?

У "1С:Документообігу 8" передбачено обидва варіанти зберігання файлів:

  • Безпосередньо в інформаційній базі (СУБД).
  • У томах на диску (папки файлової системи).

10. Якими засобами забезпечується надійність та цілісність сховища документів та файлів?

Цілісність інформаційної бази забезпечується платформою "1С:Підприємство 8.2", що використовується СУБД та її засобами резервного копіювання.

Зберігання файлів у томах на диску ведеться в такий спосіб, щоб максимально спростити створення накопичувальних резервних копій томів. Для цього в томах створюються окремі папки на кожен день роботи.

11. Як досягається постійна доступність та висока стійкість до відмов сховища документів?

Відмовостійкість файлового сховища досягається за рахунок використання засобів операційної системи, наприклад, за рахунок об'єднання дисків RAID-масив.

12. Які надаються механізми та засоби для забезпечення резервного копіювання та відновлення сховища документів?

Резервне копіювання виконується засобами використовуваної СУБД. При організації зберігання файлів у томах додатково до цього необхідно забезпечити резервне копіювання всіх томів.

Схема накопичувального та повного резервного копіювання вибирається фахівцями замовника самостійно залежно від поставленого завдання та наявного обладнання.

13. Якими засобами забезпечується масштабованість за обсягом даних, що зберігаються, і кількістю користувачів?

Масштабованість забезпечується такими механізмами:

  • Кластер серверів.
  • Розподілена інформаційна база.
  • Зберігання файлів у томах на диску.

14. Чи реалізований у системі повнотекстовий пошук?

Так, у програмі реалізовано повнотекстовий пошук із широкими функціональними можливостями. Пошук виконується за всіма реквізитами всіх даних програми та за вмістом файлів популярних форматів (rtf, txt, html, doc, xls, ppt, odt та ін.). Програма вміє автоматично розпізнавати зображення, тому пошук ведеться і за текстами відсканованих документів теж.

Повнотекстовий пошук документів та файлів виконується засобами платформи "1С:Підприємство 8". Для прискорення пошуку використовують повнотекстовий індекс. Побудова та актуалізація цього індексу виконуються сервером "1С:Підприємства" автоматично.

15. Чи можна зберігати пошукові запити?

У "1С:Документообігу 8" редакції 1.1.3 передбачено можливість збереження настроєних умов пошуку документів та файлів за реквізитами. Збереженим умовам пошуку користувачі можуть надавати зрозумілі імена.

16. Чи підтримується потокове введення документів з автоматичним вилученням інформації та заповненням атрибутів документів у системі?

У "1С:Документообігу 8" передбачено потокове завантаження зображень зі сканера або каталогу на жорсткому або мережному диску. Прикріплення зображень до карток документів виконується на основі розпізнавання штрих-кодів, попередньо нанесених на документи, що скануються. Відскановані зображення автоматично розпізнаються та індексуються для повнотекстового пошуку.

Автоматичне заповнення атрибутів карток на підставі відсканованих зображень не передбачено типової конфігурації, але може бути реалізовано при впровадженні системи фахівцями замовника або партнерами фірми "1С".

17. Як організовано контроль за виконанням документів і доручень?

Контроль виконання документів та прийнятих рішень буває двох видів:

  • контроль виконання сутнісно;
  • контроль виконання за терміном.

Контроль виконання сутнісно - це оцінка, наскільки правильно, повно виконано поставлене завдання. Такий контроль зазвичай здійснює працівник, досить компетентний у тому, щоб оцінити відповідність досягнутого результату поставленої у дорученні задачі.

Контроль виконання терміном полягає у відстеженні термінів активних доручень. Зазвичай здійснюється у великій організації підрозділом ДОП, у невеликій організації – секретаріатом чи секретарем.

Система "1С:Документообіг 8" дозволяє виконувати обидва види контролю.

Для здійснення контролю за виконанням по суті в бізнес-процесах "Доручення" та "Виконання" крім полів для вказівки виконавців передбачено поле "Перевіряючий".

Якщо воно заповнене, то після завершення свого завдання виконавцями перевіряльнику автоматично формується завдання "Перевірити виконання". У межах цього завдання перевіряючий оцінює повноту і правильність результату виконання доручення. У разі, якщо результат виконання не відповідає поставленому завданню, перевіряючий може повернути доручення назад виконавцю на доопрацювання.

За замовчуванням поле "Перевірник" заповнюється автором бізнес-процесу.

Для здійснення контролю виконання за терміном у бізнес-процесах "Доручення" та "Виконання" крім полів для вказівки виконавців передбачено поле "Контролер".

Якщо воно заповнене, то одночасно із завданнями виконавцям контролеру формується завдання "Контролювати виконання".

Таким чином, контролер серед своїх завдань бачить, виконання яких доручень йому потрібно контролювати.

При закінченні терміну виконання завдання контролера також стає простроченою, що сигналізує контролеру про порушення термінів виконання та необхідність відповідних дій.

Як тільки виконавці завішають свої завдання, завдання контролера також завершується автоматично.

У програмі "1С:Документообіг 8" також передбачено зведений контроль доручень за допомогою звітів. Наприклад, звіт "Довідка про виконавську дисципліну" дозволяє по кожному співробітнику отримати кількість виконаних у строк, виконаних не у строк, не виконаних та прострочених завдань.

18. Як організовано захист інформації в "1С:Підприємстві 8.2" при віддаленому підключенні до бази через Інтернет або використання web-сервісів? Які технології використовуються?

При підключенні через Інтернет до бази "1С:Підприємства" через веб-сервер (веб-клієнтом або тонким клієнтом) підтримується захищений протокол https. Робота з web-сервісами також може бути організована через захищене з'єднання.

19. Чи існують недорогі програми для роботи з ЕЦП, які можна використовувати всередині підприємства, а не для організації юридично значущого документообігу?

Усередині підприємства можна використовувати будь-який криптопровайдер, наприклад, Microsoft Enhanced Cryptographic Provider v1.0 - він входить до складу Windows, і його не потрібно купувати окремо. Сертифікати можна отримати за допомогою домен контролера Windows Server 2003 або 2008 (за допомогою утиліти certmgr.msc, виконавши команду All tasks – Request new certificate).

Для використання ЕЦП з іншими організаціями необхідний криптопровайдер, що підтримує ГОСТ Р 34.10-2001, наприклад, Крипто. Крім того, потрібно укласти договір з центром, що засвідчує, - для отримання сертифікатів.

При використанні Microsoft Enhanced Cryptographic Provider v1.0 за промовчанням видається сертифікат, який не вимагає пароля під час підписання. Можна налаштувати (при отриманні сертифіката через домен контролер), щоб під час підписання потрібен пароль. Нижче наведено знімки екранів налаштувань.

20. Яким чином "1С:Документообіг 8" відповідає вимогам закону "Про персональні дані" (№ 152-ФЗ від 27.07.2006 р.)?

Відповідно до вимог Федерального закону Російської Федерації № 152-ФЗ від 27.07.2006 р. "Про персональні дані" в "1С:Документообіг 8" реалізований механізм аудиту доступу до даних, що містять персональні відомості, для чого має бути включене відповідне налаштування програми.

Також зазначимо, що фірма "1С" випускає програмний комплекс "1С:Підприємство, 8.2z", що містить спеціальну редакцію технологічної платформи "1С:Підприємство 8.2".

Цей програмний комплекс отримав сертифікат відповідності ФСТЕК № 2137 (дійсний до 20.07.2013), який підтверджує, що програмний комплекс "1С:Підприємство 8.2z" визнаний програмним засобом загального призначення із вбудованими засобами захисту інформації від несанкціонованого доступу до інформації, складові державної таємниці. За результатами сертифікації підтверджено відповідність вимогам керівних документів:

  • із захисту від НСД - по 5 класу;
  • за рівнем контролю відсутності НДВ - за 4 рівнем контролю;
  • підтверджено можливість використання для створення АС до класу 1Г включно, а також захисту інформації в інформаційних системах персональних даних до класу К1 включно.

21. Наша організація вже є користувачем рішень на платформі "1С:Підприємство 8", і ми маємо ліцензії на "1С:Підприємство 8". Чи можемо ми використовувати їх для роботи користувачів з "1С:Документообігом 8"?

Так, якщо ваша організація вже має необхідну кількість клієнтських ліцензій, то для роботи користувачів з програмою "1С:Документообіг 8" слід придбати лише основне постачання "1С:Документообігу 8".

Якщо ви використовуєте клієнт-серверний варіант інформаційної бази і у вас вже є ліцензія на сервер додатків "1С:Підприємства 8", то, придбавши тільки основне постачання "1С:Документообігу 8", ви можете розгорнути інформаційну базу "1С:Документообігу 8" на на цьому сервері додатків.

Необхідність придбання додаткових ліцензій на СУБД визначається умовами ліцензування СУБД, що використовується.

22. Чи розпізнається текст під час введення в систему нового документа чи файлу скануванням паперового документа?

Так, при введенні в систему нових документів зі сканера можна розпізнавати вміст цих документів.

Докладніше про налаштування розпізнавання написано у вбудованій довідці "1С:Документообігу 8" та в документації.

23. Чи беруть участь скановані документи у повнотекстовому пошуку?

Так, якщо відсканований документ розпізнаний, він братиме участь у повнотекстовому пошуку. Якщо документ не розпізнаний і завантажений у "1С:Документообіг 8" як зображення, то повнотекстовий пошук здійснюватиметься лише за вмістом метаданих документа (за його реквізитами).

24. Чи існує демоверсія "1С:Документообігу 8" для самостійного ознайомлення?

Так, є можливість самостійно познайомитися із програмою "1С:Документообіг 8" за допомогою повнофункціональної демонстраційної інформаційної бази, доступної в режимі онлайн.

Крім того, у розділі офіційного сайту "1С", присвяченому "1С:Документообігу 8" можна знайти додаткові матеріали щодо продукту.

25. Чи можливе об'єднання бізнес-процесів у ланцюжки? Наприклад, для здійснення такого процесу: постачальник нам надіслав електронною поштою проект договору (вхідний документ). За результатами погодження було прийнято рішення сформувати протокол розбіжностей та надіслати його замовнику (вихідний документ).

Так, для цього можна скористатися механізмом введення на підставі.

26. Яка документація є за "1С: Документообігом 8"?

Традиційно всі рішення, і "1С:Документообіг 8" не виняток, забезпечуються описом конфігурації, що містить інструкції з встановлення та початку роботи в системі, а також описом механізмів конфігурації.

Вбудована довідка допоможе користувачам зорієнтуватися у призначенні тих чи інших об'єктів безпосередньо за місцем використання. Деякі допоміжні матеріали можна знайти на веб-сайті.

Додаткові статті щодо конфігурації "Документообіг" поряд з документацією з технологічної платформи "1С:Підприємство 8" в електронному вигляді та статтями щодо інших рішень фірми "1С" щомісяця публікуються та оновлюються на дисках Інформаційно-технологічного супроводу та на сайті ІТС-онлайн (http: //www.its.1c.ru), доступ до якого може отримати будь-який передплатник ІТС.

27. Як правильно настроїти формат зображень під час сканування?

Для вибору оптимального співвідношення розміру та якості відсканованих зображень рекомендується керуватися такими налаштуваннями:

  • Встановити роздільну здатність 200 dpi.
  • Для сканування монохромних зображень виберіть формат TIF, монохромне зображення, стиснення LZW або RLE.
  • Для сканування зображень у кольорі вибрати формат JPG і встановити ступінь стиснення 75 (це оптимальний ступінь стиснення, що поєднує досить хорошу якість зображення та високий ступінь стиснення). Ступінь стиснення впливає на якість розпізнавання, тому після налаштування стиснення рекомендується відсканувати кілька пробних документів та переконатися, що розпізнавання працює з належним рівнем якості.

28. Де можна дізнатися ім'я та тип криптопровайдера (для вказівки в діалозі налаштувань криптографії)?

Нижче наведено деякі найбільш поширені криптопровайдери (назва, ім'я та тип криптопровайдера для вказівки в діалозі налаштувань криптографії):

  • КриптоПро CSP: "Crypto-Pro GOST R 34.10-2001 Cryptographic Service Provider" (тип 75), Signal-COM CSP: "Signal-COM CPGOST Cryptographic Provider" (тип 75),
  • ViPNet CSP: "Infotecs Cryptographic Service Provider" (тип 2),
  • Microsoft CSP: "Microsoft Enhanced Cryptographic Provider v1.0" (тип 1).

Якщо вашого криптопровайдера немає у цьому списку, вам треба зв'язатися з фірмою-виробником криптопровайдера та отримати необхідну інформацію.

29. Як організувати завантаження у програму паперових документів, наприклад архіву договорів минулого року?

  • Вручну створити картки внутрішніх документів, заповнивши у них поля: Кореспондент, Сума, термін дії та ін.
  • Потім для кожної картки роздрукувати штрих-код на наклейці (штрих-код автоматично присвоюється системою кожної картки) і наклеїти його на першу сторінку кожного договору (що складається з одного або декількох аркушів паперу). Або ж роздрукувати штрих-код на порожньому аркуші, і покласти такий аркуш на початок пачки аркушів кожного договору.
  • Після цього виконати потокове сканування, при якому скани паперових документів автоматично прикріплюються до заздалегідь заведених карток.

Нижче наведено приблизну оцінку виграшу від використання потокового сканування:

Вихідні дані:

  • 30 секунд – сканування сторінки на планшетному сканері (включаючи час на те, щоб покласти аркуш у сканер та забрати його звідти).
  • 5 секунд – потокове сканування сторінки (середній потоковий сканер).
  • 120 секунд - зареєструвати Вхідний або Внутрішній документ і роздрукувати штрих-код, потім лист зі штрих-кодом додати до аркушів вхідного або внутрішнього документа.
  • 8 годин на день робочий час (без обідів, перерв та ін) 8 * 60 * 60 = 28800 сек.
  • За робочий день один діловод встигне зареєструвати 240 карток документів.
  • Нехай кожен документ у середньому складається з 2-х сторінок (тобто всього 480 аркушів паперу).
  • Якщо їх сканувати вручну, на це піде ще 4 години.
  • При потоковому скануванні займе 40 хвилин роботи сканера, тобто. виграш за день становитиме 3 години 20 хвилин.

30. Чи існує варіант використання ЕЦП на сервері підприємства без встановлення криптографічного програмного забезпечення на всі клієнтські комп'ютери?

Можна встановлювати криптографічне програмне забезпечення лише на комп'ютери тих користувачів, які підписують документи або файли. Для того, щоб інші користувачі могли виконати перевірку ЕЦП, необхідно налаштувати перевірку ЕЦП на сервері. Для цього потрібно встановити прапорець "Виконувати перевірку ЕЦП на сервері" у налаштуваннях програми, як показано на малюнку.

Сценарій використання:

  • Частина співробітників має можливість накладати ЕЦП на документи та файли. Цим співробітникам видано сертифікати ЕЦП, і вони мають відповідне криптографическое ПЗ.
  • Інші співробітники не можуть накладати ЕЦП, але можуть перевіряти встановлені підписи. Цим співробітникам не потрібно встановлювати криптографічне програмне забезпечення, але потрібно встановити його на кожен комп'ютер кластера серверів «1С:Підприємства». Порядок ліцензування криптографічного програмного забезпечення під час встановлення його на сервер слід уточнити у фірми-виробника відповідного програмного забезпечення.

31. У веб-клієнті не відкриваються файли на перегляд або редагування. В чому може бути проблема?

Перевірте, чи не варто у вас блокування спливаючих вікон у браузері. Якщо встановлено блокування – відключіть його для потрібного сайту.

32. Чи можна перенести файли з бази в томи та як правильно вказати шлях у форматі UNC?

Для перенесення файлів з інформаційної бази в томи виконайте такі дії:

  • Увімкніть зберігання в томах (Налаштування програми - закладка "Файли"),
  • Створіть один або кілька томів:
    • Шлях до того потрібно вказувати у форматі UNC, наприклад "server folder",
    • Якщо том розташований на тому ж комп'ютері, на якому працює сервер 1С:Підприємства, потрібно налаштувати загальний доступ до відповідного каталогу файлової системи. Наприклад, щоб використовувати каталог "c:\volume1" як том:
      • Налаштуйте загальний доступ до каталогу "c:\volume1" (закладка Sharing у властивостях каталогу),
      • Вкажіть шлях до цього каталогу "\server\volume1" (його можна отримати відкривши цей комп'ютер через мережеве оточення).
  • Запустіть обробку "Перенесення до томів" з розділу "Налаштування адміністрування".

33. Чи використовується ЕЦП для обміну документами через МЕДО?

Під час обміну документами через МЕДО електронно-цифрові підписи не використовуються. Це зумовлено кількома причинами:

  • ДЕРЖСТАНДАРТ Р 53898-2010, на підставі якого розроблялася функціональність, не передбачає використання ЕЦП. Натомість передбачається використання захищених транспортів передачі.
  • Використання ЕЦП кількома сторонами обміну призводить до необхідності розгортання загального центру, що засвідчує, або використання існуючих комерційних центрів, що засвідчують. Це трудомістко, складно налаштовувати та підтримувати, а при використанні комерційних центрів, що засвідчують, призводить ще й до додаткових фінансових витрат.
  • Відповідно до закону про електронно-цифровий підпис, якщо учасники обміну документами укладуть угоду про те, що вони визнають достатнім для ідентифікації відправника та отримувача факт входу до системи, такий обмін документами буде ідентичний паперовому.

34. При відкритті файлів видаються повідомлення виду "Файл... не знайдено на сервері. Видалити його з робочого каталогу?" Як позбутися цих помилок?

Це повідомлення видається в тому випадку, якщо файл був видалений в інформаційній базі, але при цьому зберігається в робочому каталозі на персональному комп'ютері користувача.

При очищенні робочого каталогу (наприклад, при відкритті нового файлу) програма перевіряє всі файли, що зберігаються, і пропонує видалити ті з них, які не знайдені в інформаційній базі, щоб звільнити місце на персональному комп'ютері.

35. Чи є в 1С:Документообіг засоби розбору спірних ситуацій при підписанні документа, наприклад, коли співробітник стверджує, що підписав зовсім іншу картку документа або взагалі не підписував цей документ.

  • Якщо працівник стверджує, що не підписував цей документ, то скористайтеся протоколами роботи користувачів та перевірте таке:
    • Відкрийте картку документа.
    • На закладці "ЕЦП" знайдіть сертифікат співробітника (чи є серед них сертифікат користувача).
    • Перейдіть за посиланням Протоколи роботи (в Панелі навігації) та знайдіть подію "Підписання ЕЦП" для цього співробітника.
  • Якщо співробітник стверджує, що картку документа було змінено вже після того, як він її підписав:
    • Відкрийте картку документа.
    • На закладці "ЕЦП" знайдіть підпис співробітника та перевірте ЕЦП. Якщо підписи вірні - значить поля картки документа, що захищаються підписом ("Найменування" і "Короткий зміст") - саме ті, що і були підписані ЕЦП, і не були змінені після підписання.
    • Перевірку ЕЦП можна також виконати для файлів, доданих до документа, і для віз погодження.

36. Які формати відсканованих файлів підтримує 1С: Документообіг?

Для односторінкових зображень:

Для багатосторінкових зображень:

  • pdf (при встановленому ImageMagick + Ghostscript).

Установка ImageMagick та Ghostscript наведено у книзі "Опис конфігурації".

Параметри сканування впливають на розмір зображення та якість розпізнавання штрих-кодів та текстів.

Оптимальні параметри сканування (за співвідношенням якість розпізнавання/розмір файлів):

  • DPI: від 150 до 300.
  • Кольоровість: кольорове (тобто не монохромне, і не рожевийзображення).
  • Формат: tif або png.

Швидкий перехід по розділу:

Чи є можливість оптичного розпізнавання тексту при введенні в систему нового документа або файлу в результаті сканування паперового оригіналу?

Така функція є при завантаженні сканованих документів у систему. Для цього потрібно увімкнути відповідний пункт налаштувань програми. Механізм оптичного розпізнавання текстової інформації виходить з вільному програмному рішенні CuneiForm. Для ознайомлення з її функціями рекомендуємо відвідати наступний ресурс http://www.cuneiform.ru/. Додаткові відомості про налаштування розпізнавання тексту можна легко знайти в інтегрованій довідці «1С:Д8» та відповідній документації до неї.

Чи є можливість повноцінного пошуку вмісту відсканованих документів?

Якщо при введенні таких документів здійснювалося розпізнавання вмісту, текстова інформація буде доступна при пошуку. Важливо зауважити, що у разі завантаження в систему лише зображень, без подальшого розпізнавання, під час пошуку можна буде ідентифікувати виключно вміст метаданих документа або файлу.

Чи можливо ознайомитись з демоверсією «1С:Д8» на певний час без внесення будь-якої оплати?

Таку можливість реалізовано за допомогою повнофункціональної демоверсії інфобази «1С:Д8». Вона завжди доступна для самостійного ознайомлення в інтернеті за адресою http://v8.1c.ru/doc8/demo/. Також корисна додаткова інформація міститься у спеціальному розділі сайту фірми «1С», який присвячений «1С:Д8» та цілодобово доступний за посиланням http://v8.1c.ru/doc8.

Чи існує функція об'єднання окремих бізнес-процесів у логічні ланцюжки?

Наприклад, для виконання наступної процедури: контрагент надіслав в електронному листі


проект майбутнього контракту, що стає вхідним документом; після низки нарад було вирішено створити перелік проблемних питань (вихідний документ), які потрібно переслати контрагенту.


Така можливість існує і її використання необхідно лише задіяти механізм введення документа на підставі.

Яка документація існує щодо «1С: Д8»?

У повній відповідності до методології компанії «1С», кожна конфігурація «1С:Д8» має опис цієї модифікації, механізмів внутрішніх процесів та детальну інструкцію щодо встановлення та початку взаємодії із системою.


За допомогою наявної в «1С:Д8» довідки користувачі системи легко зорієнтуються при призначенні тих чи інших об'єктів за місцем застосування. Різну додаткову інформацію можна знайти за адресою http://v8.1c.ru/doc8.


Багато корисної інформації щодо конфігурації «1С:Д8» на постійній основі публікується та актуально оновлюється на компакт-дисках Інформаційно-технологічної підтримки та на веб-ресурсі ІТС-онлайн за адресою http://its.1c.ru. Доступ до цього сайту може швидко та просто отримати кожен користувач ІТС-онлайн. Також аналогічними джерелами поширюється нова інформація щодо інших розробок фірми «1С».

Як коректно налаштувати формат підсумкових малюнків під час сканування паперових оригіналів?

  • Щоб досягти раціонального співвідношення обсягу та якості відсканованих документів, рекомендується використовувати наступні параметри:
  • роздільна здатність сканування в 200 dpi;
  • виберіть кольорове зображення, формат файлів JPG і застосуйте рівень стиснення 75 - такі установки дозволять досягти чудової якості малюнка та прийнятний розмір підсумкового файлу. Оскільки рівень стиснення безпосередньо впливає на якість оптичного розпізнавання тексту, після введення вищевказаних параметрів необхідно для спроби відсканувати кілька документів. Після їхнього пробного розпізнавання переконайтеся у відсутності значних помилок. Якщо такі виявляться, варто використовувати рівні стиснення більш ніж у 75 пунктів;
  • у разі відсутності можливості кольорового оцифрування документів наявним сканером, використовуйте монохромний режим сканування та виберіть формат PNG для зберігання підсумкових документів.

Яким чином можна дізнатися ім'я та тип криптопровайдера для правильної вказівки при регулюванні налаштувань криптографії?

Необхідну інформацію про деяких найбільш популярних криптопровайдерів перераховано нижче. Ці дані необхідно вказати у діалозі параметрів криптографії.

  • КриптоПро CSP: "Crypto-Pro GOST R 34.10-2001 Cryptographic Service Provider" (тип 75);
  • Signal-COM CSP: "Signal-COM CPGOST Cryptographic Provider" (тип 75);
  • ViPNet CSP: "Infotecs Cryptographic Service Provider" (тип 2);
  • Microsoft CSP: Microsoft Enhanced Cryptographic Provider v1.0 (тип 1).

Якщо ви використовуєте інший, менш поширений криптопровайдер, вам потрібно звернутися до його розробника і запитати необхідні дані.

Як найкраще організувати процес введення в «1С:Д8» документів на паперовому носії?

Наприклад, архів контрактів минулого року.

Для здійснення такої маніпуляції слід дотримуватись такого, найбільш раціонального алгоритму дій:

  • самостійно сформуйте картки внутрішніх документів, заповнивши при цьому поля: Кореспондент, Сума, Термін дії та інші аналогічні при необхідності;
  • роздрукуйте штрих-код кожної окремої картки - він автоматично присвоюється системою під час створення кожної картки. Наклейте його на титульну сторінку кожного контракту або спочатку роздрукуйте штрих-код на порожньому аркуші та розташуйте його на початку пачки окремого договору;
  • Потім здійсніть пакетне сканування контрактів, у своїй скани паперових оригіналів система автоматично приєднає до попередньо створеним карткам.
  • Нижче наведено приблизний розрахунок вигоди від пакетного сканування.

Початкові дані:

  • півхвилини – сканування однієї паперової сторінки договору на стандартному планшетному сканері з урахуванням витрат часу на дію «розмістити листок у сканер і забрати його назад»;
  • 5 секунд – час сканування однієї сторінки на сканері середньої продуктивності;
  • 2 хвилини - реєстрація Вхідного або Внутрішнього документа, роздрук штрих-коду та подальше додавання листочка зі штрих-кодом до зареєстрованих документів;
  • стандартний 8-годинний робочий день без обідів чи перерв – 8*60*60 = 28 800 секунд.

Результат:

  • протягом одного робочого дня діловод зможе зареєструвати 240 карток необхідних документів;
  • у середньому кожен документ складається із двох сторінок, відповідно маємо 480 паперових листів;
  • у разі ручного сканування такого обсягу паперових оригіналів потрібно 4 години;
  • при пакетному скануванні того ж обсягу потрібно лише 40 хвилин і щоденний виграш становитиме 3 години 20 хвилин.

Чи існує можливість використання ЕЦП на сервері установи без встановлення криптографічного програмного забезпечення на комп'ютери всіх користувачів?

Так, для цього потрібно встановити відповідне програмне забезпечення на комп'ютери виключно тих користувачів, які відповідальні за підписування документів або файлів. Щоб інші користувачі мали можливість перевіряти електронний підпис, потрібно налаштувати контроль на сервері. Для цього необхідно поставити позначку в полі "Виконувати перевірку ЕП на сервері" у параметрах "1С: Д8", як це зроблено на знімку нижче.



При цьому буде доступний наступний сценарій використання:

  • уповноважені співробітники зможуть накладати електронний підпис на потрібні документи та файли. Вони матимуть відповідний сертифікат цифрового підпису, а на їх комп'ютерах буде інстальовано необхідну криптографічну програму;



інші працівники матимуть змогу перевіряти поставлені електронні підписи, але накладати їх не зможуть. Відповідно, немає необхідності в спеціальній криптографічній програмі на їх комп'ютерах. Однак, така програма має бути встановлена ​​на кожному комп'ютері кластера серверів «1С:Підприємство». Процедуру ліцензування конкретної криптографічної програми за її інсталяції на сервер необхідно уточнювати в компанії-розробника такого програмного продукту.

Чому не відкриваються документи для перегляду та редагування в режимі веб-клієнта?

Будь ласка, перевірте, чи у вашому браузері не включено блокування спливаючих вікон. Якщо вона активована, відключіть її для ресурсу, який ви використовуєте як веб-клієнт.

Чи існує можливість перенесення файлів з інфобази в тому диску комп'ютера і як коректно вказати шлях у форматі UNC?

Для переміщення будь-яких файлів з інфобази в тому виконайте такий алгоритм дій:

  • активуйте опцію зберігання в томах: пункт меню "Налаштування програми" => закладка "Файли";
  • створіть один чи кілька томів;
  • вкажіть шлях до того за допомогою формату UNC, наприклад «server folder»;
  • Якщо том знаходиться на тому ж комп'ютері, на якому функціонує сервер «1С:Підприємство», то необхідно включити загальний доступ до потрібної папки файлової системи.

Наприклад, для використання папки «c:\volume1» як том здійсніть:

  • активацію спільного доступу до папки «c:\volume1» у закладці Sharing у параметрах папки;
  • правильна вказівка ​​шляху до цієї папки «servervolume1». Потрібний шлях можна отримати, відкривши цей комп'ютер через мережеве оточення.

Почніть обробку «Перенесення до томів» з розділу «Налаштування адміністрування».

Чи застосовується електронний підпис під час обміну документами за допомогою МЕДО?

При такому обміні електронний підпис не застосовується через такі фактори:

  • МЕДО відповідає ГОСТу Р 53898-2010 і не передбачає використання цифрового підпису, замість нього застосовуються захищені протоколи обміну документів;
  • при використанні електронного підпису кількома сторонами передачі даних необхідно розгортати загальний центр посвідчення або вдаватися до послуг існуючих центрів, які пропонують свої послуги за плату. Крім зайвих витрат, це призводить до підвищеної трудомісткості, складності налаштування та підтримки такого механізму обміну документами;
  • відповідно до закону про цифровий підпис, якщо сторони обміну документами укладають угоду, в якій вони визнають факт входу відправника до системи як його достатню ідентифікацію, то після здійснення такого входу подальша передача документа буде ідентична обміну паперовим оригіналом.

При відкритті файлів з'являється повідомлення: «Файл... не знайдено на сервері. Видалити його з робочого каталогу?

Чи існує спосіб позбутися таких повідомлень?

Таке повідомлення з'являється, якщо необхідний файл був видалений в інфобазі, але одночасно він знаходиться у робочій папці на комп'ютері користувача.

Потрібно враховувати, що при скануванні такої папки, наприклад, при відкритті нового документа, «1С:Д8» завжди здійснює перевірку всіх наявних файлів і пропонує користувачеві видалити документи, які відсутні в інфобазі.

Чи існує в «1С:Д8» функція розбору спірних ситуацій під час підписання документа?

Наприклад, якщо працівник стверджує, що поставив підпис іншу картку документа чи взагалі підписував цей документ.

Для здійснення аналізу таких ситуацій варто застосовувати такі функції програми:

  • Якщо працівник каже, що не ставив жодних підписів на спірний документ, то перевірте в протоколах роботи користувача наступні нюанси відповідно до алгоритму:
  • відкрийте картку документа;
  • на закладці "ЕП" знайдіть сертифікат цього працівника;
  • у «Панелі навігації» перейдіть на посилання «Протокол роботи» та знайдіть операцію «Підписання ЕП» щодо цього працівника;

якщо співробітник стверджує, що картка спірного документа була виправлена ​​після того, як він поставив свій підпис, то виконайте такі дії:

  • відкрийте картку документа;
  • знайдіть підпис працівника на вкладці «ЕП» та здійсніть перевірку ЕП. Якщо перевірка показує, що підписи правильні - означає поля «Найменування» та «Короткий зміст», які захищаються підписом у картці документа, коректні та були підписані за допомогою ЕП, а правок після цього не було;
  • аналогічний контроль ЕП можна виконати для файлів, прикріплених до документа, і навіть узгоджених віз.

Підтримка яких форматів відсканованих файлів має «1С:Д8»?

Для односторінкових документів підтримуються такі формати:

  • tiff;
  • Для зображень із кількома сторінками підтримуються такі формати:
  • tiff;
  • pdf - у разі встановлення програм ImageMagick та Ghostscript.

Алгоритм установки ImageMagick та Ghostscript міститься у книзі «Опис конфігурації».

Які параметри сканування варто використовувати під час потокового сканування?

Оптимальними параметрами сканування є:

  • dpi: від 150 до 300;
  • кольоровість: монохромна, кольорова та grayscale;
  • формат файлу: tiff, png або jpg.

Як здійснювати порівняння версій документів під час використання MS Word 2013?

Зараз під час виконання цієї операції з'являється таке повідомлення:

«(ЗагальнийМодуль. РоботаСФайламиКлієнт.Модуль(6256)): Помилка при виклику методу контексту (Merge)Документ.Merge(ШляхКФайлу2, 0, 0, 0); // MergeTarget:=wdMergeTargetSelected, DetectFormatChanges:=False, UseFormattingFrom:=wdFormattingFromCurrent


через: Відбулася виняткова ситуація (Microsoft Word): Метод або властивість Merge недоступні, тому що цю команду не можна використовувати в режимі читання.» Для вирішення такої проблеми необхідно у параметрах Word ("Файл" => "Параметри") на вкладці "Загальні" зняти прапорець з пункту "Відкривати вкладення електронної пошти в режимі читання", як зазначено на скріншоті нижче.

Що робити, якщо після оновлення платформи зник доступ до файлів, які зберігаються в томах?

З більшою ймовірністю в результаті оновлення змінився користувач, в обліковому записі якого запущений модуль «Агент сервера 1С:Підприємства 8.3». Наприклад, за замовчуванням використовується користувач USR1CV82, тоді як роботи з документами у томах необхідно застосовувати доменне користувача типу domain1\user1.

Якщо у вас не вийшло, то наш фахівець може приїхати та .

Налаштуємо. Підключимо. Виправимо. Знайдемо помилку 1с.

Система документообігу «Корпоративний документообіг» включає механізм розпізнавання тексту з графічних файлів. Механізм розпізнавання тексту може бути використаний для вирішення наступних завдань:

  • Вилучення тексту для організації повнотекстового пошуку за файлами системи документообігу
  • Створення нових текстових (а також html) файлів на основі графічних файлів

Для увімкнення можливості розпізнавати текст у зображеннях необхідно увімкнути функціональну опцію «Використовувати розпізнавання» у налаштуваннях параметрів системи на закладці «Робота з файлами» (підсистема «Адміністрування системи»). Після включення цієї опції стануть доступними такі пункти:

  • Налаштування системи розпізнавання зображень
  • Встановити компонент CuneiForm
  • Сформувати чергу на розпізнавання зображень

Вид форми налаштування системи наведено на малюнку нижче:

натисніть , щоб збільшити зображення

У формі налаштування системи розпізнавання зображень можна вказати, яка мова використовується у більшості файлів, а також чи потрібно змінювати автора файлу після його розпізнавання.

Мова розпізнавання надалі можна буде встановити для кожного конкретного користувача системи та для кожного файлу системи. Підтримується розпізнавання наступних мов:

Англійська, Німецька, Французька, Російська, Шведська, Іспанська, Італійська, Російсько-Англійська, Українська, Сербська, Хорватська, Польська, Данська, Португальська, Голландська, Чеська, Румунська, Угорська, Болгарська, Словенська, Латиська, Литовська, Естонський, Турецька.

Після налаштування системи розпізнавання можна натиснути кнопку «Встановити компонент CuneiForm» для встановлення COM-компоненти CuneiForm версії 12 («CuneiForm.Puma»). Крім установки компоненти розпізнавання необхідно встановити і саму програму CuneiForm. Ця програма є вільно-розповсюджуваною і її можна завантажити з офіційного сайту cuneiform.ru. Прямі посилання на завантаження можна отримати, натиснувши посилання «довідка». Після завантаження дистрибутива OCR CuneiForm V.12, запустіть файл setup.exe і натисніть кнопку «Далі».

Після встановлення програми та COM-компоненти система розпізнавання готова до роботи. Якщо на момент включення системи розпізнавання в СЕД «Корпоративний документообіг» вже існують графічні файли, які потрібно розпізнати, можна поставити в чергу на розпізнавання перейшовши за посиланням «Сформувати чергу…». Надалі всі графічні файли, що переміщуються в СЕД, матимуть ознаку необхідності розпізнавання. Змінити цю ознаку можна на закладці «Витягнутий текст» форми файлу. Користувач може встановити значення "Потрібно розпізнати" або "Не потрібно розпізнавати" для вибраного файлу.

Процес розпізнавання в СЕД "Корпоративний документообіг" запускається через спеціальне регламентне завдання "Файли: Розпізнавання зображень". Регламентне завдання доступне в підсистемі «Автоматична обробка», як показано на малюнку нижче.

У разі роботи бази даних СЕД «Корпоративний документообіг» у клієнт-сервером режимі «1С», це регламентне завдання запускатиметься автоматично (за налаштованим розкладом). У разі роботи бази даних документообігу у звичайному файловому режимі «1С» потрібно запуск окремого сеансу обробки регламентних завдань. Відкрити такий сеанс можна натиснувши на кнопку «Відкрити сеанс обробки», як показано на малюнку вище. Можна також виконати одноразовий запуск регламентного завдання розпізнавання зображень, натиснувши кнопку «Виконати зараз».

Існує кілька варіантів (стратегій) виконуваних після розпізнавання графічного файлу дій системи СЕД «Корпоративний документообіг»:

  • Помістити лише у «Вийнятий текст». Після розпізнавання, текст буде поміщений у спеціальне сховище тексту файлу. Дане сховище використовується для повнотекстового пошуку за текстами файлів системи Вийнятий текст можна переглянути (і за потреби змінити) на закладці «Витягнутий текст» форми файлу.
  • Створити нову HTML-версію файлу. Після вилучення тексту з графічного файлу буде створено нову версію файлу у форматі HTML. Ця версія стане поточною версією, а вихідний графічний файл збережеться у попередній версії цього файлу.
  • Створити нову версію txt файлу. У цьому варіанті після вилучення тексту з графічного файлу буде створено нову версію файлу у форматі TXT. Ця версія стане поточною версією, а вихідний графічний файл збережеться у попередній версії цього файлу.
  • Створити новий HTML-файл. При виборі цього варіанта буде створено новий файл у форматі html, при цьому власником файлу буде той самий власник, що й у вихідного файлу (наприклад, корпоративний документ).
  • Створити новий файл txt. При виборі цього варіанта буде створено новий файл у форматі txt, при цьому власником файлу буде той самий власник, що й у вихідного файлу. Приклад виконання даного варіанту документа системи наведено на малюнку нижче.

У разі, якщо з якоїсь причини розпізнати документ не вдалося, файл буде надано статус «Не вдалося розпізнати». Користувачі можуть усунути причину (наприклад, встановити дистрибутив CuneiForm) і повторно поставити цей файл у чергу на розпізнання, змінивши статус на "Потрібно розпізнати".

Примітка: Для вирішення завдання організації повнотекстового пошуку файлів офісних додатків призначений механізм вилучення текстів з офісних файлів (MS Word, MS Excel, а також файлів OpenOffice). На відміну від розпізнавання зображень, цей механізм витягує тексти не з графічних файлів, а з файлів офісних додатків. Механізм запускається регламентним завданням "Файли: Вилучення тексту (з офісних файлів)".


Виставити компонент сканування - встановлює компонент сканування. Якщо на Вашому комп'ютері немає сканера, не потрібно задавати компонент. Якщо компонент вже визначено, то замість такої кнопки показується версія заданої компоненти.

Найменування сканера - дозволяє вказати сканер, що використовується з переліку доступних пристроїв, підключених до комп'ютера.

Застосовувати ImageMagick для перетворення в PDF - якщо визначено, то перетворює відскановані зображення в pdf за допомогою програми ImageMagick (на клієнтському комп'ютері, де знаходиться сканер, повинні бути виставлені безкоштовні програми ImageMagick (використовуйте випадок: Win32 dynamic at 8 bits-per-pixel) і Ghostscript).

Шлях до програми перетворення в PDF - шлях до файлу програми ImageMagick, що виконується (за замовчуванням "convert.exe"). Якщо це найменування конфліктує з іншими програмами, потрібно визначити повний шлях, виду C:\Program Files\ImageMagick-6.6.3-Q8\convert.exe.

Формат односторінкового зображення - дозволяє вказати один із підтримуваних форматів (BMP, JPG, GIF, PNG, TIF, PDF) для розміщення в інформаційній базі.

Формат багатосторінкового зображення - дозволяє вказати один із підтримуваних форматів (TIF, PDF) для розміщення в інформаційній базі. Використовується, коли вказано команду "Прийняти все як один файл".

Тип сканованого зображення - дозволяє вказати один із підтримуваних форматів (BMP, JPG, GIF, PNG, TIF) для зображень, які будуть прийняті зі сканера. Опція доступна, якщо формат односторінкового зображення – PDF.

Якість – якщо заданий формат JPG, то допустимо налаштувати його якість (100 – максимальна якість та максимальний розмір, 1 – найменша якість та мінімальний розмір.). За замовчуванням – 100.

Стиснення - якщо заданий формат TIF, можна налаштувати стиснення. Допустимі випадки: LZW, RLE, CCITT3, CCITT4, Без стиснення. За замовчуванням: Без стиснення.

Роздільна здатність - дозволяє вказати дозвіл сканування (DPI). Список доступних дозволів залежить від зазначеного сканера.

Кольоровість - вибір кольоровості зображень, які будуть прийняті зі сканера (Монохромне, Градації Сірого,
Кольорове).

Повертання зображення - дозволяє вказати один із способів повороту зображень після сканування. Для деяких моделей сканерів ця властивість недоступна.

Розмір паперу - дозволяє вказати розмір паперу, розміщеного в сканер. Для деяких моделей сканерів ця властивість недоступна.

Двостороннє сканування - якщо встановлено, будуть скановані обидві сторони паперу. Для деяких моделей сканерів ця властивість недоступна.

Показувати діалог сканера - якщо Істина, перед скануванням буде показаний діалог для ширшого настроювання сканування (наприклад, вибір області сканування на аркуші паперу).

Викликати номери відсканованих файлів - відкриває список останніх використаних номерів, у тому числі автоматично вносяться імена відсканованих файлів кожному за власника (папка файлу чи Вхідний,
Вихідний, внутрішній документ)

Примітка: під час роботи під керуванням Windows Server 2008, для застосування сканера вам потрібно виставити компонент Можливості робочого столу (Desktop Experience).

 

 
Це цікаво: