Автоматичне надсилання копій повідомлень, що надсилаються. Стара пошта Аналізуємо SMS передані на Email

Щодня ми надсилаємо десятки електронних листів. Іноді це дуже короткі повідомлення, наприклад: «Підемо на обід?». Іноді - , за допомогою яких ви презентуєте свій бізнес чи сайт. Коли листів стає багато, а часу - мало, ми починаємо поспішати і робити помилки. Зазвичай дрібниці, на зразок друкарської помилки, але часом трапляються і такі, які можуть здорово нашкодити вашій репутації і зіпсувати відносини з клієнтом або співробітником.

Цього можна уникнути, просто потрібно бути зібраним і знати про деякі підводні камені. Ось найпоширеніші помилки, які здійснюються під час надсилання електронних листів. Уважно прочитайте і запам'ятайте, що спочатку потрібно зробити невелику паузу, перевірити, чи все гаразд, а потім натискати на кнопку «Відправити».

Ви набираєте не ту адресу

Найчастіша і найнеприємніша помилка. Уявіть, ви хочете надіслати досить особисті фотографії другові чи подружці, але машинально набираєте адресу свого начальника чи замовника. І тільки після того, як лист пішов, з жахом розумієте, що зараз сталося. Якщо вас це втішить, то в таку ситуацію кожен із нас потрапляв хоча б раз у житті: юристи відправляли конфіденційні документи протилежній стороні, дизайнери – макети сайтів не тому клієнту тощо. Але коли це відбувається з нами – здається, земля йде з-під ніг.

На щастя, у багатьох поштових сервісах, наприклад, у тому самому Gmail, є функція . Увімкніть її і вкажіть великий часовий інтервал - так, знаєте, спокійніше.

Ви забули про вкладення

Ви написали, що до листа додається файл, але забули його прикріпити. Ще одна поширена помилка, яка часто призводить до непорозуміння та вибачень. З одного боку, нічого страшного ніхто не ідеальний, але краще спочатку все перевірити, а вже потім відправляти листа. Щоб уникнути питань з боку одержувача, рекомендуємо перерахувати всі прикріплені файли прямо в тілі листа. Наприклад, так:

Привіт Максим! Надсилаю тобі кілька файлів, вони у вкладенні:

Договір про надання послуг

Гіфку з котиком

Ви не думаєте про оформлення

Зустрічають, як ви пам'ятаєте, по одязі. Якщо хочете, щоб ваш лист не викликав бажання негайно видалити його, попрацюйте над його формою. Кажуть, їй потрібно приділяти стільки ж часу, скільки змісту. На щастя сьогодні це просто. Для ми рекомендуємо скористатися програмою Wix ShoutOut, вибрати відповідний шаблон і додати до нього свій текст. Жодних спеціальних знань не потрібно, просто стежте, щоб все виглядало акуратно і красиво. До речі, хороша розсилка має свої секрети і правила, тому радимо прочитати нашого директора з email-маркетингу. Не дякуйте.

Ви не вказуєте тему листа

Тема листа виконує приблизно ту саму роль, що заголовок тексту. Вона з'являється поруч із вашим ім'ям, одержувач бачить її і розуміє, що ви йому надіслали: рахунок-фактуру, підсумки зустрічі, пропозицію про роботу, макет сайту тощо. Пам'ятайте, що тема має бути чітко сформульованою, щоб при необхідності людина швидко відшукала ваш лист, і переконливою, щоб вона зацікавилася, якщо йдеться, припустимо, про розсилку. Нещодавно ми писали про те, якщо ви призабули - варто перечитати.

Ви не зберігаєте чернетки

Якщо вам подобається писати листи в текстових редакторах, то зберігайтеся частіше, а то вийде, що ви весь день просиділи над листом, а тут раптово комп'ютер завис, і все зникло. Або пишіть відразу в поштовому сервісі – тоді всі ваші нариси автоматично збережуться у папці «Чернетки».

Ви поводитеся неввічливо

Чемність у листуванні важлива анітрохи не менше, ніж у житті. Ось основні правила, яких потрібно дотримуватись усім і кожному:

Завжди дякуйте відправнику за лист, особливо якщо ви бачите, що він добре попрацював. Пам'ятаєте, у дитинстві нас усіх навчали «чарівним» словам? Давайте не забуватимемо їх, незважаючи на те, що ми вже дорослі.

Зберігайте спокій, навіть якщо справа вкрай термінова і важлива. Нервовість і закиди точно не приведуть ні до чого доброго.

Починайте та закінчуйте лист загальноприйнятими фразами. Ступінь формальності залежатиме від того, з ким ви листуєтеся. Якщо це ваш начальник або просто офіційна особа, не використовуйте «Привіт», «Поки що» або «Цілу». І навпаки, якщо пишете колезі чи приятелю – можна обійтися без традиційного «З повагою».

Ви не вичитуєте текст

Помилки можуть зіпсувати все враження, тому уважно перечитайте написаний лист, краще кілька разів. Сумніваєтеся щодо орфографії чи синтаксису – зайдіть на Грамоту.ру. Краще сім разів відміряти, тобто перевірити, ніж потім вибачатися за друкарські помилки і доводити, що ви насправді грамотний.

І до речі: якщо ви боїтеся випадково надіслати недописаний лист, спочатку напишіть весь текст повністю, а потім набирайте адресу одержувача.

Ви не ставите потрібних людей у ​​копію листа

Давайте розберемося, хто може отримати ваш лист. Поле «Кому» – це основний отримувач. Поле «Сс» – людина, яка отримає копію. Він не відноситься до обговорюваного питання безпосередньо, але хоче чи має бути в курсі. Поле "Bcc" - це приховані отримувачі. Ви додаєте їх, але основний одержувач не бачить. І тут треба бути обережним: можна переплутати Cс та Bcc, і тоді одержувач подумає, що за ним шпигуть.

Майте на увазі, що деяким людям важливо бути в курсі того, що відбувається. Ви ж не хочете слухати закиди на тему «Як ти міг не додати мене до копії? Я ж працював над цим проектом два місяці! Якщо сумніваєтеся - додавайте всіх, хто має якесь відношення до питання. Може, не всі будуть задоволені, що їх відволікають, проте до вас не буде жодних претензій.

Ви не підписуєтеся

Ви написали «З повагою, Маша» і думаєте, що все гаразд, а одержувач листа сидить і ламає голову, що то за Маша. З друкарні? А може, ілюстратор? Щоб не примушувати його губитися в здогадах - налаштуйте підпис, і він автоматично додаватиметься в кінець кожного вашого повідомлення. Обов'язково вкажіть ім'я, прізвище, назву компанії, посаду та контактну інформацію, наприклад, скайп або номер телефону. Можете додати адресу – це хоч і реклама, але ненав'язлива.

Ви вибираєте невідповідний час

Писати листи ночами – не найкраща ідея. Причина перша: ви, напевно, жахливо втомилися за день, не дуже добре розумієте і ризикуєте зробити всі зазначені помилки. Причина друга: лавина ранкової пошти поховає під собою ваш північний лист і найближчим часом адресат його точно не побачить. І третя: судячи з усього, вам більше нічого робити, якщо ви пишете ділові листи о третій годині ночі.

Наша порада: якщо не трапилося нічого важливого та термінового, відправляйте повідомлення з понеділка по п'ятницю та в робочий час, як усі нормальні люди.

Потрібно для Вашого бізнесу? Створіть його самі на Wix – це просто та безкоштовно!

У корпоративній пошті встановлено ліміти розміру поштової скриньки співробітника. При досягненні певних лімітів функціонал Вашої скриньки змінюватиметься. Є такі ліміти:

• Після досягнення обсягу 5.8 ГБ – попередження про швидке заповнення особистої поштової скриньки.
• Після досягнення обсягу 5.9 ГБ – заборона надсилання листів. Вхідні листи продовжать надходити.
• Після досягнення 6 ГБ – заборона надсилання та отримання листів. Листи, надіслані Вам, будуть втрачені.

Щоб дізнатися поточний розмір вашої поштової скриньки, Ви можете скористатись Інструкцією або Інструкцією, що знаходиться нижче.

Кожна корпоративна поштова скринька має пов'язаний тільки з ним мережевий архів. Якщо Ви використовуєте для підключення до поштового сервера протокол Exchange (MAPI) або веб-доступ, то цей архів відображатиметься в інтерфейсі поштового клієнта як окрема поштова скринька. Так само, як і в основному поштовій скриньці в архіві, можна створити будь-яку структуру папок для зберігання листів.

Абсолютно всі листи старше 2-х років автоматично переміщатимуться з основної поштової скриньки до мережевого архіву. Це справедливо для всіх папок поштової скриньки, таких як вхідні, надіслані, віддалені тощо. При автоматичному переміщенні до мережного архіву структура папок, створених вручну, зберігатиметься.

Якщо Ви бажаєте зменшити поточний розмір особистої поштової скриньки, Ви можете самостійно перемістити будь-які листи в мережевий архів. Якщо ви використовуєте Outlook, то використовуйте « Інструкцію з переміщення листів до мережного архіву через MS Outlook». Якщо Ви використовуєте веб-доступ, використовуйте « Інструкцію з переміщення листів до мережного архіву через веб-доступ» .

Всі листи старше 5 років будуть видалятися з мережевого архіву. Ці листи не можна буде відновити. Якщо Вам необхідно, щоб група листів залишилася навіть після досягнення віку в 5 років, Вам потрібно зберегти їх заздалегідь, до досягнення 5-річного віку, з використанням архівного файлу.

Будь-які поштові повідомлення можна вивантажити до окремого архівного файлу, розміщеного на комп'ютері користувача. Інструкцію див. нижче. Після цього ці поштові повідомлення перестануть зберігатися у поштовій скриньці (або мережному архіві), тому розмір поштової скриньки зменшиться. За цілісність та збереження цього файлу користувач відповідає сам, тому ми Вам радимо іноді робити копію архівного файлу та зберігати цю копію на іншому носії: флешці, іншому жорсткому диску, мережному розташуванні тощо. Архівний файл, як і будь-який файл, можна перенести на інший комп'ютер і підключити його в Outlook для використання на іншому комп'ютері. Для виконання цієї дії див.

Увага. Пересилаються лише нові вхідні листи. Не можна надсилати листи:

вхідні, які вже лежать у ящику;

відправлені;

вихідні;

з папки Спам.

Якщо ви використовуєте дві поштові скриньки одночасно, але хочете листи з обох скриньок читати в одному місці, налаштуйте пересилання листів з однієї скриньки до іншої:

Натисніть значок у верхньому правому куті.

Виберіть Правила обробки листів.

Натисніть кнопку Створити правило.

У блоці Застосовувати виберіть зі списків, до якого типу листів потрібно застосовувати правило:

У блоці Якщо встановіть умови для обробки:

","hasTopCallout":true,"hasBottomCallout":true,"areas":[("href":"filter-glossary.html#filter-glossary__terms-attributes","shape":"circle","direction": ["top","left"],"alt":"Введіть значення вибраного параметра","justMapLink":false,"coords":,"isNumeric":false,"hasTopCallout":true,"hasBottomCallout":false) ,("href":"filter-glossary.html#filter-glossary__terms-features","shape":"circle","direction":["bottom","right"],"alt":"Наскільки суворо повинно дотримуватися умова","justMapLink":false,"coords":,"isNumeric":false,"hasTopCallout":false,"hasBottomCallout":true),("href":"filter-glossary.html#filter-glossary__terms- attributes","shape":"circle","direction":["top","right"],"alt":"Виберіть параметр","justMapLink":false,"coords":,"isNumeric":false ,"hasTopCallout":true,"hasBottomCallout":false)]))\">

Докладніше про те, як правильно скласти умову, див. у спеціальній статті.

Для одного правила можна встановити декілька умов, які можуть виконуватися одночасно або окремо:

Увімкніть опцію Надіслати за адресоюта вкажіть адресу, на яку будуть надсилатися листи. Якщо ви бажаєте зберігати копії листів під час пересилання, увімкніть .

Примітка. Надіслати за адресоюВ полі не можна вказати більше одного ящика. Якщо ви бажаєте настроїти пересилання на кілька скриньок, створіть правило пересилання для кожної адреси окремо. Щоб пересилання на кілька ящиків працювало коректно, у всіх правилах увімкніть опцію.

зберегти копію під час пересилання

Натисніть кнопку Створити правило. Введіть пароль на Яндексі. Примітка.

Якщо ви увімкнули двофакторну автентифікацію, використовуйте одноразовий пароль, згенерований додатком Яндекс.Ключ.

Примітка.

Якщо ви хочете пересилати листи з папки Спам, потрібно, щоб Яндекс.Пошта перестала вважати їх небажаними. Для цього натискайте у таких листів кнопку Це не спам!

- згодом подібні листи почнуть потрапляти у Вхідні , і ви зможете налаштувати для них пересилання.

Надіслати старі листи

Щоб зібрати старі листи з іншої скриньки на Яндексі:

Пересилання не працює

Можливо, це відбувається з таких причин:Не вказано персональних даних в Яндекс.Паспорті

Вкажіть в Яндекс.Паспорті достовірні персональні дані та прив'яжіть до облікового запису номер телефону.

Можливо, наша система безпеки визнала ваш обліковий запис підозрілим і заблокувала скриньку. Найчастіше це відбувається через те, що до скриньки не прив'язаний номер телефону або в Паспорті вказані вигадані ім'я та прізвище. На зняття блокування зазвичай йде кілька годин.

Не активовано правило або не підтверджено адресу Листи зібрані збирачем не до Вхідних
Якщо лист потрапив у ящик з іншого вашого ящика, тобто налаштований збір листів, і лежить не в папці Вхідні, на нього не діятиме правило.

Останнім часом політика, про яку багато хто навіть не думає і думати не хоче, так чи інакше приносить у нашому житті різні зміни і часом дуже дивні.

Ти все життя маєш електронну адресу на популярному сервісі mail.ru і раптом обставини складаються таким чином, що тобі більше не дають використовувати цей сервіс.

Таке трапляється з громадянами різних країн, хтось не може використовувати свою поштову скриньку на mail.ru, хтось не може відвідувати свою улюблену соцмережу, хтось не може зайти на улюблений сайт з роздачі торентів, а хтось втратив усіх своїх. контактів у діловій соціальній мережі.

У всіх різні обставини та історії, але сьогодні ми спробуємо допомогти тим, хто втратив або ось ось втратить доступ до своєї поштової скриньки на mail.ru та yandex.ru та до всього їхнього вмісту.

Отже, почнемо кроками.

Крок 1. Створюємо нову Email адресу на Google

Один сценарій, в якому це правило корисний при відповіді всім учасникам групи для відповіді на вхідні повідомлення електронної пошти, наприклад центр технічної підтримки. Коли один член групи відповідей на повідомлення, іншим учасникам групи автоматично отримує копію відповіді, зберігаючи всі вихідні повідомлення в курсі.

клієнтські правила

Створення правила

Тепер щоразу при надсиланні повідомлення, будь то нове повідомлення, при пересиланні повідомлення або відповіді людей або груп, які вказані в правилі, будуть автоматично додаватися як одержувачів копії. Не відображаються імена людей або груп у рядку "Копія" Складіть повідомлення, але ці імена відображатимуться усі одержувачі повідомлення.

Вимкнення правила

У поданні пошта на вкладці Головнанатисніть кнопку правила > Управління правилами та оповіщеннями.

На вкладці у розділі Правило

Натисніть кнопку ОК.

Правила та оповіщення.

Порада:Додаткові відомості про те, як швидко вимкнути це правило для окремих повідомлень, див. у наступному розділі ("").

Використання категорії для вимкнення автоматичного надсилання копії для окремих повідомлень

Якщо ви хочете гнучкість, щоб вимкнути автоматичне нові правила копія на основі одного повідомлення без необхідності переходити до діалогового вікна правила та оповіщення, можна використовувати функцію категорій в Outlook разом із правилом.

Порада:

Спочатку необхідно створити правило автоматично відправити приховану копію (Cc) для всіх повідомлень електронної пошти, що відправляються.

Це правило певного називається клієнтські правила. Клієнтські правила виконуються лише на комп'ютері, на якому вона створена та виконується, лише якщо програма Outlook запущена. Якщо ви надсилаєте повідомлення електронної пошти за допомогою облікового запису електронної пошти на іншому комп'ютері, правило не буде виконуватися з цього комп'ютера, щоб він був створений на цьому комп'ютері. У цьому правило необхідно створити кожному комп'ютері, який планується використовувати його.

Створення правила

Тепер щоразу при надсиланні повідомлення, будь то нове повідомлення, при пересиланні повідомлення або відповіді людей або розподіл списки, вказане у правилі буде автоматично додаватися як одержувачів копії. Не відображаються імена людей або розповсюдження списків у рядку "Копія" Складіть повідомлення, але ці імена відображатимуться усі одержувачі повідомлення.

Вимкнення правила

Щоб запобігти автоматичному надсиланню копії, необхідно спочатку вимкнути правило.

У Пошті в меню Сервіснатисніть кнопку Правила та оповіщення.

На вкладці Правила для електронної поштив розділі Правилозніміть прапорець, який відповідає правилу, яке ви створили.

Натисніть кнопку ОК.

Тепер ви можете надіслати повідомлення без автоматичного надсилання його копії іншим людям або спискам розсилки. Правило буде неактивним до його повторного включення в діалоговому вікні Правила та оповіщення.

Порада:

Використання категорії для вимкнення автоматичного надсилання копії для окремих повідомлень

Якщо ви бажаєте вимкнути нове правило автоматичного надсилання копії для окремих повідомлень без виклику діалогового вікна Правила та оповіщення, ви можете встановити для правила категорію, доступну в Office Outlook 2007.

Змініть створене раніше правило так, щоб при додаванні зазначеної категорії до повідомлення правило не надсилало копію автоматично.

Якщо ви бажаєте вимкнути правило автоматичного надсилання копії для повідомлення, застосуйте до нього категорію.

Порада:Можна скористатися поєднанням клавіш, якщо ви вказали його під час створення категорії.

При надсиланні повідомлення правило автоматичного надсилання копії не буде застосовуватись.