→ Ділове електронного листа. Навіщо мати єдині корпоративні стандарти у веденні ділової переписки? Види ділового листування

Ділове електронного листа. Навіщо мати єдині корпоративні стандарти у веденні ділової переписки? Види ділового листування

Ділове листування по електронній пошті - зручний спосіб письмового спілкування між суб'єктами бізнесу. Листів доводиться писати і отримувати чимало, а швидкість і коректність спілкування - одна зі складових успішної роботи фірми. Деякі правила ділового листування.

Електронна пошта міцно зайняла своє місце в діловому листуванні завдяки своїм перевагам - доступності цілодобово, оперативності, і простоті у використанні. У даній статті ми розглянемо деякі нюанси ділової онлайн-листування.

отримання листів

  1. Слід перевіряти свою поштову скриньку кілька разів протягом робочого дня. В іншому випадку ви можете затягнути вирішення важливих питань і застопорити роботу інших людей.
  2. Якщо ви отримали лист, значить його потрібно прочитати, адже його хтось відправив. Природно, про спам ми тут не говоримо.
  3. Якщо ви займаєте посаду менеджера, то ваш робочий день повинен починатися з перевірки пошти. Для зручності налаштуйте свій поштовий клієнт на автоматичне завантаження або відправлення пошти кожні 10-20 хвилин.
  4. У разі, коли ви зайняті, і вам прийшов лист, подивіться від кого воно, яка тема листа, і швидко перегляньте заголовок, щоб оцінити важливість листа.
  5. Намагайтеся відповідати на листи відразу - це допоможе вам уникнути завалів в пошті.

Потрібно правильно використовувати поля «Кому», «Копія» та «Прихована копія»

  1. «Кому». Якщо ви відправляєте питання або просите щось уточнити, то відповіді ви чекаєте від адресата, чиї дані вказані в полі «кому». Коли в ролі одержувача виступаєте ви, то вам потрібно відповісти на питання. Тобто в даному полі вказуються дані одержувача.
  2. «Копія». Одержувач, дані якого вказані в цьому полі, є як би «запрошеними свідками». Одержувач в цьому випадку не повинен відповідати на лист. Крім того, при необхідності відправки такого листа його слід починати з рядків «вибачте, що втручаюся», з ввічливості.
  3. "Прихована копія". Про те, що лист відправлено адресату, дані якого вказані в полі «прихована копія» невідомо основному одержувачу. Крім того, це поле використовують при масовому розсиланні пошти.

Відповідаючи, не слід забувати про кнопку «відповісти всім», це допоможе вам не пропустити жодного одержувача. Видаляти небажаних одержувачів і додавати нових можна в будь-який момент.

Поле «Тема». Дане поле слід заповнювати завжди. Людина, якій адресовано лист, може отримувати в день величезна кількість пошти, і по даному полю він зможе оцінити ступінь важливості листи. Тема листа повинна коротко і інформативно відображати його зміст.

«Важливість листи». У разі, коли лист містить важливу або термінову інформацію, яка потребує термінового розгляду, вкажіть це, встановіть важливість «висока». Це дозволить виділити ваш лист у папці "вхідні". Але не зловживайте марно цією функцією.

Як відповісти на email

Нижче ми розглянемо невелику інструкцію з написання відповіді на лист.

  1. Починати завжди потрібно з привітання - данина ввічливості, нічого не поробиш.
  2. Спілкуватися з людиною потрібно на його мові. І це стосується не тільки лінгвістики, а й форми спілкування. Неформальне спілкування може бути розцінено як неповагу, і навіть спроба образити співрозмовника.
  3. Не слід користуватися транслітом, крім як при відправці листа з мобільного телефону. У разі, коли у вашому поштовому клієнті немає російської мови, відправляйте текст листа в додатку.
  4. Діловий лист має побут витриманим, точним і лаконічним. Під точністю мається на увазі чітку вказівку даних, на які ви посилаєтесь (дата, місце, час, і т. Д.). Конкретність - одержувач вашого листа повинен з перших же рядків розуміти, що саме від нього вимагається. Лаконічність. Якщо ви ясно мислите, то ви здатні ясно викласти свої думки. І ваш співрозмовник це відразу побачить і оцінить. Тому варто уникати «води» на кілька сторінок, якщо можна викласти суть справи в декількох реченнях.
  5. Коли в листі міститься кілька питань, завдань або тим, їх необхідно структурувати і відокремити один від одного. Безперервний потік думок важко читати, і тим більше важко виділити з нього важливі моменти.
  6. На прохання, викладені в листах, потрібно відповідати як можна більш детальніше. Відповіді типу «Буде зроблено», неприйнятні.
  7. У тексті листа не повинно бути помилок. Не страшно, якщо вкрадеться одна-дві незначних помилки. Але якщо ви страждаєте хронічною безграмотністю від листа до листа, то у співрозмовника складеться про вас не найкраще враження.
  8. Завжди вичитуйте свої листи! Прочитайте лист кілька разів, і переконайтеся в тому, що ви нічого не упустили, перевірте його на наявність помилок, чи правильно вказані дані одержувача, і.т.д., і.т.п.

Ділове спілкування по електронній пошті є невід'ємною частиною життя будь-якої сучасної людини: ми пишемо колегам по роботі, керівництву, клієнтам, діловим партнерам, людям, які з нами знайомі, і тим, хто нас ще не знає. Що собою являє ділова етика в електронному листуванні, наскільки вона потрібна для успішного ведення бізнесу?

Кожен лист - це наша візитна картка і відображення ділової позиції. І якщо для нас важливо, щоб ця візитна картка виглядала гідно, а ділова позиція сприяла комфортності і продуктивності спілкування, тоді знання основних правил хорошого тону і дотримання ним в щоденній листуванні - найважливіша умова успіху.

У випадку використання електронної ділової переписки справедливі такі ж норми і правила, якими ділове співтовариство оперує в будь-яких інших формах ділового взаємодії: в спілкуванні по телефону, ведення переговорів і т.д. На мій погляд, етика ділового листування по електронній базується на кількох непорушних принципах:

  1. Взаємна повага опонентів до особистості і ділової позиції один одного.
  2. Увага до діловим інтересам опонента.
  3. Розуміння важливості питань конфіденційності.
  4. Пунктуальність в обміні інформацією.

Розглянемо практичні інструменти реалізації цих принципів

1. Грамотно і чітко оформлене поле «Тема» / «Subject»

Вказівка \u200b\u200bтеми економить час адресата, дозволяючи йому відразу оцінити зміст одержуваного листи і оперативно прийняти рішення про його пріоритетності при прочитанні.

2. Привітання та персональне звернення до адресата / адресатів

Створює довіру і додає листу персональну спрямованість. Ігнорування імені адресата сприймається як некоректність.

3. точність адресації

Правильне заповнення полів «Кому», «Копія», «Прихована копія» - найважливіший інструмент оперативності та етичності спілкування. Щоб не допускати помилок в роботі з цими полями, необхідно знати їх призначення, загальноприйняте в сучасному діловому середовищі:

  • якщо ваше ім'я стоїть в поле прямого адресата ( «Кому») - це означає, що від вас відправник листа чекає відповідь на своє питання;
  • якщо в цьому полі поміщені кілька адресатів, то це означає, що відправник листа чекає відповіді від кожного або від будь-якого з адресатів;
  • якщо ваше ім'я поміщено в поле «Копія», це означає, що відправник хоче, щоб ви були в курсі питання, при цьому відповіді від вас він не чекає. Вступати в предмет листування, якщо ваше ім'я знаходиться в полі «Копія», не слід. Якщо ви все-таки вирішите вступити в листування, то ознакою хорошого тону буде почати лист однієї з фраз: «Дозвольте мені приєднатися до обговорення даного питання ...», «Вибачте, що втручаюся ...», «Дозвольте висловити свою думку ...».

Особливу увагу в аспекті етичності належить полю «Прихована копія». Це найбільш «уразливий» з точки зору ділової етики інструмент електронного листа, тому що це поле зазвичай сприймається як інструмент таємного контролю та інформування. Адресати, поміщені в «Приховану копію", не видно іншим адресатам. Деякі компанії, педантично ставляться до питань етики, забороняють використання даного інструменту в корпоративній листуванні. Винятком є \u200b\u200bмасові розсилки (наприклад, запрошення). Вони відправляються великому числу одержувачів, при цьому електронні адреси не повинні бути видні всім.

Є компанії, в яких до поля «Прихована копія» ставляться спокійніше, дотримуючись наступних універсальних правил,:

  • в поле «Прихована копія» поміщаються адресати (приховані адресати), які повинні бути в курсі листування, але їх інформованість не повинна бути очевидною для прямих адресатів;
  • відправка листа з заповненим полем «Прихована копія» передбачає попередню домовленість або подальшу інформованість автора листа і прихованих адресатів про причини і цілі такої форми інформованості;
  • прихованого адресату не слід вступати в предмет листування з поля «Прихована копія».

4. оперативність відповіді

Час відповіді на лист - це один з показників вашої позиції по відношенню до ділових інтересам партнерів і клієнтів. У компаніях з цього приводу існують різні стандарти. Прийнятним вважається час відповіді / реакції на лист в межах двох-трьох годин. Якщо, отримавши лист і прочитавши його, ви розумієте, що не можете дати на нього відповідь протягом доби, то правилом хорошого тону буде відправка адресату інформації про те, що ви отримали його лист і відповісте на нього: "Лист отримав. Відповім сьогодні протягом дня » або "Лист отримав. Для відповіді потрібна додаткова інформація. Постараюся відповісти не пізніше ... ».

Ми пропонуємо

5. Коректна робота з інформацією (обсяг, мова, структура, формат)

Характер і особливість подачі інформації в тексті листа - це теж інструмент і показник вашої здатності і бажання вести переписку максимально коректно і з повагою по відношенню до вашого адресата:

  • максимально комфортний при прочитанні обсяг листи, що вкладався «в один екран», максимум - в обсяг тексту одного листа формату А-4;
  • обсяг пересилаються вкладень не повинен перевищувати 3 МГБ (більш об'ємні файли можуть створити проблеми, тому що можуть не пройти через поштовий сервер адресата);
  • пересилаються файли краще «упаковувати» в універсальні кодування: Zip або rar (інші розширення можуть блокуватися або відрізуватися при пересиланні і створювати проблеми для адресата);
  • відповідаючи на лист адресата, текст своєї відповіді слід поміщати вгорі (на початку) листи, а не внизу (це позбавляє адресата від необхідності «прокручувати» попередній текст листування в пошуках написаного вами відповіді);
  • не слід починати відповідь на лист адресата як новий лист (без збереження історії листування). Така відповідь буде змушувати отримує адресата витрачати час на пошуки оригінального повідомлення;
  • необхідно писати мовою, максимально зрозумілим адресату. У кожному конкретному випадку вирішується питання доцільності використання професійної, внутрішньокорпоративної лексики, сленгу, скорочень і англіцизмів (запозичення з англійської мови в будь-якому іншому мовою).

Якщо вживання сленгу і скорочень підвищує швидкість і ефективність листування, то застосування сленгу допустимо і етично. Так, внутрішнє листування всередині компанії майже завжди рясніє сленгом: він звичний і зрозумілий всім учасникам листування і дозволяє економити час. А ось в листуванні з зовнішніми діловими партнерами / клієнтами - це питання, яке потребує обережності.

Буває так, що без термінології не обійтися. Наприклад, компанія надає клієнтам такий продукт / послугу, як інтернет-реклама, і такі поняття, як «медійно-контекстний банер», «ключові слова», «мінус-слова», «ctr» нічим неможливо замінити, їх необхідно вводити в діловий контекст і вчити клієнта ними оперувати. В цьому випадку обидва боки важливо запастися терпінням і готовністю пояснювати і навчатися.

Однак є випадки, коли вживання скорочень і термінів можна і потрібно уникати.

ПРИКЛАД:

Моя знайома витратила 2 дня в пошуках відповіді на питання: що таке ASAP. Вона готувала матеріали для видавництва і в останньому листі їй написали: « Маша, надішліть, будь ласка, всі ваші матеріали asap». Маша вирішила, що це позначення невідомого їй формату, в який необхідно «перевести» текст. Час, витрачений Машею на «розшифровку» і задоволення прохання видавництва, зайняло 2 дні. Уявіть собі Машину досаду, коли через 2 дня вона з'ясувала, що за загадковим «asap» ховалося скорочення, широко використовується в англомовний середовищі « as soon as possible» – « наскільки можливо швидко».

ПОРАДА:не зловживайте в листуванні з зовнішніми клієнтами і партнерами англіцизмами, спеціальними термінами і внутріфірмовими скороченнями.

6. Наявність підпису і контактної інформації

Це необхідний атрибут, яким має закінчуватися кожне ваш лист. У блок підпису необхідно поміщати:

  1. Ваше ім'я та прізвище.

Це робить переписку персоніфікованої, що впливає на ефективність і психологічний комфорт спілкування. У підписі не слід використовувати скорочень. Замість Т.Л. Воротинцева в свого підпису я напишу Тамара Леонідівна Воротинцева (або Тамара Воротинцева), щоб адресату було зрозуміло, як звернутися до мене в листі.

  1. Вказівка \u200b\u200bвашої посади.

Цим ви даєте адресату зрозуміти кордону ваших повноважень та професійної компетентності у вирішенні питань.

  1. Контактні координати (телефон, електронна адреса, назва та адреса компанії, її сайт).

Цим ви забезпечите для адресата можливість додаткової оперативного зв'язку в разі її необхідності.

Резюмуючи все вищесказане і маючи при цьому багаторічний досвід спостереження за веденням листування в різних компаніях, можу з упевненістю сказати наступне: норми етики в сучасному діловому співтоваристві - це не тільки і не стільки номінальні атрибути правил хорошого тону, це викликані до життя практичні інструменти, що дозволяють робити ділове спілкування коректним, оперативним, комфортним і, в кінцевому рахунку, результативним.

Зверніть увагу на тренінг по, який проводить Тамара Воротинцева.

статті

Що таке електронна пошта? У сучасному діловому світі це:

  • Ваше особа. Саме за допомогою email можна створити позитивний образ в очах контрагента або зіпсувати перше враження.
  • Ваш робочий інструмент. Дуже багато спілкування з зовнішнім світом відбувається по email. Тому, добре володіючи цим інструментом, можна здорово полегшити собі життя.
  • Потужний відволікаючий фактор. Зовнішній світ намагається дістати вас, відвернути і збити з вірного шляху через email.

З цих позицій і подивимося на роботу з електронною поштою. Почнемо з простого.

оформлення листа

Я користуюся поштовим клієнтом Mozilla Thunderbird, тому буду розповідати на його прикладі. Створимо новий лист і підемо зверху вниз по списку полів.

Кому. Копія. Прихована копія

Можливо, хтось не знає, але «Кому» в Mozilla можна змінити на «Копія» або «Прихована копія».

  • Кому: Пишемо основного адресата або кілька адресатів через крапку з комою.
  • копія: Пишемо того, хто повинен ознайомитися з листом, але від кого ми не чекаємо реакції.
  • Прихована копія: Пишемо того, хто повинен ознайомитися з листом, але повинен залишитися невідомим для інших одержувачів листа. Особливо доречно використовувати для масових розсилок ділових листів, наприклад повідомлень.

неправильно в масову розсилку вказувати одержувачів через поля «Копія» або «Кому». Декілька разів на рік отримую листи, в яких перераховано 50-90 адресатів в полі «Копія». У наявності порушення privacy. Не всім з твоїх адресатів потрібно знати, з ким ще ви працюєте за аналогічною темі. Добре, якщо це знайомі між собою люди. А якщо в списку конкуруючі компанії, яким невідомо один про одного? Як мінімум потрібно бути готовим до зайвих пояснень, як максимум - до припинення співпраці з одним з них. Не треба так.

Тема листа

Про важливість теми листа часто пишуть (іноді толково) в своїх корпоративних блогах професійні сервіси розсилок. Але там найчастіше йде мова про продають листах, де тема листа вирішує завдання «email повинні відкрити».

Ми ж обговорюємо щоденну ділову переписку. Тут тема вирішує завдання «лист і його автора повинні легко ідентифікувати і потім знайти». Причому ваша старанність повернеться до вас у вигляді карми численних листів-відповідей, тільки з приставками Re: або Fwd, Серед яких доведеться шукати потрібний лист за темою.

Двадцять листів - це обсяг одноденної листування менеджера середньої ланки. Про підприємців та власників бізнесу взагалі не говорю, у них число листів іноді зашкалює за 200 і більше в день. Тому ще раз: не відправляйте листи з порожньою темою.

Отже, як правильно формулювати тему листа?

Помилка № 1 : Тільки назва компанії в темі. Наприклад, «Небо» і все. По-перше, напевно ви не один з вашої компанії спілкуєтеся з цим контрагентом. По-друге, ніякого сенсу така тема не привносить, адже назва вашої компанії і так видно з адреси. По-третє, вгадайте, як буде виглядати ваш власний ящик при такому підході до листування? Приблизно ось так.

Зручно шукати за такими темами?

Помилка № 2 : Кричущий, що продає заголовок. Здорово, якщо ви вмієте писати такі заголовки. Ось тільки чи доречно застосування цих навичок у діловому листуванні? Згадайте мета теми ділового листа: не продати, а забезпечити ідентифікацію та пошук.

Текст листа

Є безліч посібників з написання текстів для різних випадків життя. Наприклад, багато корисного у Максима Ільяхова, Олександра Амзін та інших майстрів слова. Раджу почитати їх статті хоча б для підвищення загальної грамотності і поліпшення загальної стилістики писемного мовлення.

В процесі написання листа ми повинні послідовно прийняти кілька рішень.

питання ввічливості . На початку листа можна розплився в люб'язностях або навіть ніжності в дусі «Милий мій Родя, ось уже два місяці з лишком, як я не розмовляла з тобою письмово, від чого сама страждала і навіть іншу ніч не спала, думаючи». Дуже чемно і дуже затратно, як за часом на твір такого вступу, так і за часом співрозмовника на його прочитання. Переписка адже ділова, пам'ятаєте? Чи не твір епістолярного жанру на конкурс і не лист матері Раскольникову, а ділове листування.

Поважаємо час своє і одержувача!

Представлятися і нагадувати обставини знайомства має сенс тільки в першому листі, що відправляється після скороминущої зустрічі на виставці. Якщо ж це продовження співпраці або поточна листування, в першому листі в день пишемо: «Здрастуйте, Іван», у другому і наступних: «Іван, ...».

звернення . Мене завжди хвилювало питання, до кого звернутися в листі, якщо одержувачів кілька. Нещодавно я писав лист, звернений до трьох дівчатам на ім'я Анна. Анітрохи не сумніваючись, я написав «Здрастуйте, Ганна» і не парився. Але так щастить далеко не завжди.

Що робити, якщо одержувачів три або навіть сім і вони не носять одне ім'я? Можна перерахувати по іменам: «Добрий день, Родіон, Пульхерія, Авдотья і Петро Петрович». Але це довго і займає час. Можна написати: «Здрастуйте, колеги!».

Я для себе використовую правило звертатися по імені до того, хто стоїть в поле «Кому». А до тих, хто в копії, не звертатися взагалі. Це правило заодно дозволяє точніше визначити (одного!) Адресата листи і мета цього листа.

цитування . Часто листування є ланцюжком листів із запитаннями і відповідями - словом, діалог. Хорошим тоном вважається не видаляти історію листування і писати свою відповідь зверху цитованого тексту, щоб, повернувшись до цієї листуванні через тиждень, можна було легко прочитати діалог зверху вниз по убутним дат.

Чомусь за замовчуванням в Mozilla варто настройка «Встановити курсор після цитованого тексту». Рекомендую її поміняти в меню «Інструменти» → «Параметри облікового запису» → «Складання та адресація». Повинно бути так.

мета листа . Ділові листи бувають двох видів:

  • коли ми просто інформуємо співрозмовника (наприклад, звіт про виконану роботу за місяць);
  • і коли ми чогось хочемо від співрозмовника. Наприклад, щоб він узгодив прикладений рахунок на оплату.

Як правило, спонукають листів в рази більше, ніж звітних. Якщо ми хочемо чогось добитися від співрозмовника, дуже важливо сказати про це в листі прямим текстом. Заклик до дії має супроводжуватися зверненням на ім'я і йти останньою пропозицією в листі.

неправильно : «Порфирій Петрович, я знаю, хто зарубав бабусю».

правильно : «Порфирій Петрович, це я зарубав бабусю, будь ласка, прийміть заходи по моєму арешту, втомився мучитися!».

Чому кореспондент повинен за вас думати, що йому робити з цим листом? Адже він може прийняти і неправильне рішення.

Підпис в тексті . Вона повинна бути. Тим більше все поштові клієнти дозволяють налаштувати автопідстановку підписи, наприклад класичне «З повагою, ...». У Mozilla це робиться в меню «Інструменти» → «Параметри облікового запису».

Писати чи не писати контакти в підписі - особиста справа кожного. Але якщо ви хоч якось пов'язані з продажами - обов'язково пишіть. Навіть якщо угода не відбудеться за підсумками комунікації, в майбутньому вас легко знайдуть по контактам з підпису.

Наостанок ще одна фішка тіла листи для тих співрозмовників, хто не любить (не може, не хоче, не має часу) відповідати на ваші листи. Вкажіть в тексті листа замовчування. Наприклад, «Порфирій Петрович, якщо не прийдете мене заарештовувати до 12:00 п'ятниці, то я вважаю себе амністованим». Зрозуміло, термін повинен бути реальним (не варто текст з прикладу відправляти в п'ятницю о 11:50). Одержувач повинен фізично мати можливість прочитати і прийняти рішення з вашого листа. Таке «замовчування» знімає з вас відповідальність за неответа співрозмовника. Як і завжди, до застосування цієї фішки потрібно підходити розумно. Якщо людина вчасно і регулярно відповідає на ваші листи, такий ультиматум може його якщо не образити, то трохи напружити або привести до вирішення не відповідати на лист прямо зараз, а змусити вас чекати п'ятниці.

вкладення

Листи часто бувають з вкладеннями: резюме, комерційні пропозиції, кошторису, графіки, скани документів - дуже зручний інструмент і в той же час джерело популярних помилок.

Помилка : Величезний розмір вкладення. Часто приходять листи з розміром вкладень до 20 МБ. Як правило, це скани яких-небудь документів в форматі TIFF, з дозволом 600dpi. Поштова програма кореспондента майже напевно зависне на кілька хвилин в марних спробах завантажити попередній цього вкладення. І не дай бог одержувачу спробувати прочитати цей лист на смартфоні ...

Особисто я такі листи відразу видаляю. Чи не хочете, щоб ваш лист виявилося в кошику до прочитання? Проконтролюйте розмір вкладення. Рекомендується, щоб воно було не більше 3 МБ.

Що робити, якщо перевищує?

  • Спробуйте переналаштувати ваш сканер на інший формат і дозвіл. Наприклад, в PDF і 300dpi виходять цілком читабельні скани.
  • Згадайте про такі програми, як архіватор WinRar або 7zip. Деякі файли відмінно стискаються.
  • Що робити, якщо вкладення величезна і стиснути його не виходить? Наприклад, майже порожня база бухгалтерії важить 900 МБ. На допомогу прийдуть хмарні сховища інформації: Dropbox, Google Drive і тому подібні. Деякі сервіси, наприклад Mail.ru, автоматично перетворюють величезні вкладення в посилання на хмарне сховище. Але я вважаю за краще сам керувати своєю інформацією, що зберігається в хмарі, тому автоматизацію від Mail.ru не вітаю.

І ще одна не зовсім очевидна рекомендація про вкладення - їх ім'я . Воно повинно бути зрозумілим і прийнятним для одержувача. Якось раз ми в компанії готували комерційну пропозицію на ім'я ... нехай буде Федора Михайловича Достоєвського. Я отримав від менеджера лист з проектом КП на узгодження, і у вкладенні був файл з ім'ям «ДляФеді.docx». З менеджером, який відправив мені це, відбувся діалог приблизно такого змісту:

Дорогий менеджер, ти особисто готовий підійти до цього шанованій людині і назвати його в обличчя Федя?

Якось немає, шановний ж людина, його все по імені-по батькові називають.

Чому ж ти вкладення назвав «ДляФеді»? Якщо я прямо зараз перешлю йому, як думаєш, він купить у нас сокири з цього КП?

Я збирався потім перейменувати ...

Навіщо готувати міну уповільненої дії - відмова потенційного клієнта - чи створювати собі зайву роботу з перейменування файлу? Чому б відразу не назвати вкладення правильно: «ДляФёдораМіхайловіча.docx» або ще краще - «КП_Небо_Топори.docx».

Отже, з email як «обличчям» більш-менш розібралися. Давайте перейдемо до розгляду електронної пошти як інструменту ефективної роботи і поговоримо про її відволікає складової.

Робота з листами

Електронна пошта - це потужний відволікаючий фактор. Як і з будь-яким відволікаючим чинником, з поштою потрібно боротися шляхом посилення правил і впровадження розкладу роботи.

Як мінімум потрібно відключити ВСІ повідомлення про прихід пошти. Якщо поштовий клієнт налаштований за замовчуванням, вас сповістять і звуковим сигналом, і помігают іконкою поруч з годинником, і покажуть превью листи. Словом, зроблять все, щоб спочатку відірвати вас від кропіткої роботи, а потім занурити в безодню непрочитаних листів і непереглянутих розсилок - мінус годину-другу з життя.

У кого-то могутня сила волі дозволяє не відволікатися на повідомлення, а звичайним людям краще не спокушати долю і відключити їх. У Mozillla Thunderbird це робиться через меню «Інструменти» → «Налаштування» → «Основні» → «При появі нових повідомлень».

Якщо немає повідомлень, як зрозуміти, що прийшов лист?

Дуже просто. Ви самі, усвідомлено, виділяєте час на розбір пошти, відкриєте поштовий клієнт і побачите все непрочитані повідомлення. Це можна робити два рази на день, наприклад в обід і ввечері або під час вимушених простоїв, припустимо, в пробках.

Часто запитують, як же час реакції і термінові листи? Відповідаю: у вас немає термінових листів у пошті. Якщо тільки ви не працюєте у відділі клієнтської підтримки (в такому відділі свій регламент роботи з поштою).

Якщо і будуть термінові листи, то відправник повідомить вас про це по інших каналах - телефон, SMS, Skype. Тоді ви усвідомлено зайдете в поштовий клієнт і обробите строкову пошту. Всі гуру тайм-менеджменту (наприклад, Гліб Архангельський з його «Тайм-драйвом») декларують стандарт відповіді на email до 24 годин. Це нормальне правило хорошого тону - не чекати від співрозмовника миттєвих відповідей по email. Якщо ж є терміновий лист, повідомити про це за більш швидким каналах зв'язку.

Отже, повідомлення ми відключили і тепер включаємо поштовий клієнт за своїм розкладом.

Що ж робити, коли ми зайшли в пошту і зайнялися діяльністю з назвою «розбираю електронну пошту»? Де початок і кінець цієї роботи?

Я багато чув про систему zero inbox, але, на жаль, не зустрічав жодної людини, яка застосовує її. Довелося винаходити свій велосипед. Статті на цю тему є на лайфхакери. Наприклад, «». Нижче я розповім про систему zero inbox в моїй інтерпретації. Буду вдячний, якщо гуру GTD відзначаться в коментарях, доповнять або покращать описану систему.

Важливо зрозуміти і прийняти, що електронна пошта - це не планувальник завдань і не архів для вашої діяльності. Тому папка «Вхідні» повинна бути завжди порожній. Якщо ви взялися за розбір входять, не зупиняйтеся і не відволікайтеся ні на що, поки не спустошити цю папку.

Що робити з листами у вхідних? Потрібно пройтися послідовно по кожному листу і видалити його. Так, просто виділити і натиснути на клавіатурі Delete. Якщо не виходить змусити себе видалити лист, доведеться приймати рішення, що з ним робити.

  1. Можете відповісти на нього за три хвилини? Чи потрібно на нього відповідати? Так, потрібно, і відповідь займе не більше трьох хвилин, то відповісте відразу.
  2. Відповідати потрібно, але підготовка відповіді займе більше трьох хвилин. Якщо користуєтеся планувальником завдань, що дозволяє перетворити лист в задачу, перетворите email в таск і на час забудьте про нього. Я, наприклад, використовую абсолютно чудовий сервіс Doit.im. Він дозволяє згенерувати персональний email-адреса: пересилати на нього лист, і воно перетворюється в задачу. Але якщо у вас немає планувальника завдань, перенесіть лист в підпапку «0_Виполніть».
  3. Після швидкої відповіді на лист, перетворення його в задачу або простого ознайомлення необхідно вирішити, що робити з цим повідомленням далі: видалити або відправити в одну з папок на тривале зберігання.

Ось які папки для тривалого зберігання є у мене.

  • 0_Виполніть. У мене такої папки немає, але якщо у вас немає планувальника, повторюся, сюди можна складати листи, що вимагають детального опрацювання. Цю папку теж потрібно регулярно очищати, але вже з вдумливим підходом в спеціально виділене на цей час.
  • 1_Справ. Сюди я складаю листи з довідковою інформацією: привітальні листи з логінами від різних веб-сервісів, квитки на майбутні рейси і так далі.
  • 2_Проекти. Тут зберігається архів листування по партнерам і проектам, з якими є поточні взаємини. Природно, для кожного проекту або партнера заведена окрема папка. В папку партнера я складаю листи не тільки від його співробітників, а й листи від співробітників «Неба», пов'язані з цим партнером. Дуже зручно: при необхідності все листування по проекту під рукою за пару кліків.
  • 3_Музей. Сюди я закидаю ті листи, які і видалити шкода, і користь від них неочевидна. Також сюди перекочовують папки із закритими проектами з «2_Проекти». Словом, в «Музеї» зберігаються перші кандидати на видалення.
  • 4_Документи. Тут лежать листи з електронними зразками документів, які можуть стати в нагоді в майбутньому для бухгалтерії, наприклад акти звірок від клієнтів, квитки по таким, що відбувся поїздкам. Папка багато в чому перегукується з папками «2_Проекти» і «1_Справ», тільки в ній зберігається бухгалтерська інформація, а в папці «2_Проекти» - управлінська. У «4_Документи» - мертва інформація, а в «2_Проекти» - жива.
  • 5_Знанія. Сюди я складаю тільки дійсно корисні розсилки, до яких хочу повернутися через час для натхнення або пошуку рішень.

Є й інші настройки поштового клієнта, важливі для роботи цієї системи. По-перше, за замовчуванням в Thunderbird варто прапорець «Позначати повідомлення як прочитані». Я вважаю за краще робити це усвідомлено, тому прапорець геть! Для цього заходимо в меню «Інструменти» → «Налаштування» → «Додатково» → «Читання і відображення».

По-друге, використовуємо фільтри . Раніше я активно застосовував фільтри, які за адресою відправника автоматично переправляли листи в відповідні папки. Наприклад, листи від юриста переміщалися в папку «Юрист». Відмовився від такого підходу з кількох причин. Перша: листи від юриста в 99% випадків відносяться до якого-небудь проекту або партнера, а значить, підлягають переміщенню в папку цього партнера або проекту. Друга: вирішив додати усвідомленості. Ви самі повинні вирішити, де має зберігатися конкретне лист, а шукати необроблені повідомлення зручніше тільки в одному місці - у вхідних. Зараз фільтри використовую тільки для рознесення по папках автоматичних регулярних листів з різних систем, тобто листів, які не потребують від мене прийняття рішень. Фільтри в Mozilla Thunderbird налаштовуються в меню «Інструменти» → «Фільтри повідомлень».

Отже, при правильному підході на електронну пошту повинно йти від 10 до 60 хвилин в день в залежності від обсягу листування.

Так, і ще одне. Адже ви вже відключили повідомлення про прихід нових листів? ;)

За останні десятки років ділове листування за допомогою електронної пошти набула величезної популярності і стала одним з основних способів ділового спілкування. Сьогодні важко знайти таку людину, яка б в практиці міжособистісних комунікацій не використовував би електронну пошту. Незважаючи на це, багато хто сьогодні задаються питанням: так, щоб були дотримані всі правила? Як за допомогою грамотного письма сформувати у адресата гарне враження про відправника?

Дана стаття описує регламент ділової переписки по електронній пошті, а практичні поради, представлені в статті, допоможуть навчитися правильному ділового спілкування при складанні електронних листів.

Багато хто починає свій робочий день саме з перевірки поштової скриньки на наявність нових повідомлень. Але, на превеликий жаль, не дивлячись на поширеність цього методу обміну інформацією, багато хто не вміють правильно використовувати мову ділового листування, приймаючи електронні листи за неформальний спосіб спілкування.

Завдяки швидкості доставки спрощує обмін важливими офіційними документами, бланками, заявами, але й тут люди роблять помилки при відправленні листів. Дуже часто трапляється, що при складанні електронного листа при обміні будь-якими файлами адресанти з яких-небудь причин не складають супровідних нарисів і не вписують теми, що може ускладнювати роботу одержувачів. Мета даної статті дати відповідь на питання: як відправити лист по електронній пошті і дотриматися всіх правил ділового письмового спілкування за допомогою електронної пошти?

При складанні електронних листів повинні бути заповнені всі представлені поля

Правила ділового листування по електронній пошті зобов'язують відправника листа заповнювати всі поля, передбачені в електронній пошті, такі як адреса та ім'я одержувача і відправника листа. Обов'язково повинна бути описана тема, яка коротко описує суть листа, що. Дуже часто від правильно описаної теми залежить доля відправленого листа і швидкість вирішення проблеми викладеної в ньому. Ділове електронний лист повинен починатися з вітання - це нескладне прояв поваги до одержувача дуже важливо при листуванні. Після привітання має слідувати текст, який називають «тілом листи», а в кінці залишається підпис, наприклад, «З повагою, Бріс Петро Іванович».

Привітання в діловому листуванні

На цьому моменті варто додатково загострити свою увагу, так як жест поваги дуже важливий при будь-якому аспекті ділових комунікацій. Оптимальним вітальним словосполученням є «Добрий день» або ж «Здрастуйте». Ведення ділової переписки по електронній пошті обмежує відправника у використанні словосполучень «Добрий вечір» або «Доброго ранку», так як одержувач може прочитати лист набагато пізніше його отримання. Також не коректно використовувати в привітанні просторічні вирази, які вживаються в

Після слова або словосполучення вітання слід звернутися до одержувача по імені та по батькові, а в разі, якщо ім'я невідоме відправнику, цей момент можна пропустити. Після можна переходити до викладу мети листи.

Прикріплені файли в діловому листуванні по електронній пошті

Якщо головною метою листи виступає не тільки письмове оповідання і виклад суті питання, а й відправлення файлу, то краще прикріпити пересилається об'єкт в першу чергу. Часто трапляється, що багато відправники, через неуважність, виклавши суть питання в тексті листа, забувають прикріпити потрібними вкладеннями. Така недбалість може негативно позначитися на діловій репутації відправника ділового листа.

Електронна адреса має бути впізнаваним і лаконічним

Правила ділового листування по електронній пошті зобов'язують відправника мати впізнаване електронне ім'я, яке повинно нести в собі правдиві відомості про ім'я відправника. Дуже не лаконічно і нерозумно виглядають офіційні листи і звернення, коли в електронній адресі вказані неформальні вирази або слова, наприклад, електронну адресу «limon_petya». Це виглядає дуже несолідно для дорослої людини. Для ведення ділової переписки краще створити окремий email і дотримуватись етикету ділового листування по електронній пошті.

Використання швидкої функції Reply (Response) на відповідь отриманих раніше листів

Функція Reply або Response (в скороченому варіанті вона виглядає як Re :) допомагає користувачеві швидким способом відповідати на раніше надіслані повідомлення відправника. Ця функція має також і універсальної можливістю прочитати попередню переписку зі співрозмовником по заданій темі. Але правила ділового листування по електронній пошті зобов'язують відправника перейменовувати тему ділового листа, якщо під час листування суть обговорення змінена.

Перед відправкою ділового листа випливає здійснювати вичитування на предмет орфографічних помилок і пунктуації

Електронна пошта спрощує обмін інформацією, але при діловому листуванні не варто нехтувати правилами російської мови, так як недбало допущена помилка може вплинути на авторитет відправника. Перед тим як відправити лист, слід кілька разів переглянути текст і ретельно перевірити його на наявність офографіческіх і пунктуаційних помилок. Багато електронні поштові клієнти мають функцію перевірки орфографії, тому слід звертати увагу на слова, підкреслені червоною лінією. Якщо виникають сумніви в правильності написання, то слід звернутися за допомогою в інтернет або перевірити написання за допомогою орфографічного словника.

Поле адресата має заповнюватися в останню чергу

Щоб уникнути відправки незакінчених або невідредаговані листів адресу одержувача ділового листа випливає вписувати в самий останній момент перед відправкою. Це правило також входить в основи ділового листування по електронній пошті. Трапляється, що при заповненні поля адресата електронна пошта може запропонувати внести до списку нещодавно використаних одержувачів, тут також слід загострити свою увагу, для того щоб помилково не відправити складене ділове лист сторонньому адресату.

Структурування ділового листа

Правила структурування тексту поширюється не тільки для паперові носії, але також і на правила ділового листування по електронній пошті. Не завжди одержувачу зручно вичитувати великі обсяги тексту листів на екрані монітора. Для спрощення цього моменту слід розбивати текст на логічно сформовані невеликі абзаци і не допускати в написанні тексту ділових листів ускладнених пропозицій. Оптимальна довжина одного пропозиції в діловому листі повинна складати не більше п'ятнадцяти слів.

Суть ділового листа повинна викладатися по суті

Крім зазначеної теми ділового листа, одержувача повинно зацікавити і чітко сформульоване перше і друге речення основного тексту. Завданням відправника є викласти на початку листа суть проблеми або питання, по якому він звертається до одержувача. У першому реченні повинна бути позначена мета, по якій іде діловий лист. Зразок: «Повідомляємо Вам, що терміни зобов'язання за договором №45 від 02.01.2017 року« Про поставе сипучих матеріалів »добігають кінця. Для продовження договору Вам слід подати повторний пакет документів ». Завдяки окресленої мети одержувач має можливість вникнути в головну думку ділового листа. Якщо текст листа занадто великий, то краще скористатися функцією прикріплення об'єкта вкладенням у вигляді текстового документа, але при цьому з поле для тексту слід залишити супровідний нарис, який висвітлює діловий лист. Зразок: «Направляємо Вам для ознайомлення електронну копію листа компанії ТОВ« Мак-буд ». Просимо Вас повідомити Ваше рішення з питання продовження договору №45 від 02.01.2017 року «Про поставе сипучих матеріалів» до зазначеного в листі терміну ».

На кожне ділове електронного листа має бути дана відповідь

Існують негативні приклади ділового листування, коли одержувач ігнорує діловий лист з яких-небудь міркувань. Іноді дійсно можуть бути випадки, коли відповідь не можна дати через певні ситуацій, наприклад, термін вирішення проблеми може зайняти кілька днів або одержувач перебуває в роздумах і не може відразу відповісти на поставлене запитання. В такому випадку повинен бути дано короткий коментар з цього приводу, наприклад, «Здрастуйте, Петро Іванович. Я одержав Вашого листа, але на сьогоднішній день важко відповісти, тому що повинен проконсультуватися з вищим керівництвом. Я доповім про Вашу проблему генеральному директору нашої компанії і дам офіційну відповідь до кінця тижня. З повагою, менеджер відділу продажів Бєлов Іван Геннадійович ».

Варто пам'ятати, що в разі, якщо відповідь не була дана протягом трьох робочих днів, то факт мовчання одержувача ділового листа можна оцінити як ігнорування і відмова від спілкування з відправником.

При складанні відповідних листів слід відповідати на всі поставлені запитання

Якщо спрямоване одержувачу лист несе знак питання характер, то при складанні листа слід давати відповіді на питання в тій черговості, яка присутня в отриманому тексті ділового листа. Якщо питання були задані, відправник сподівається отримати на них конкретні відповіді. При складанні листа відповіді не варто нумерувати, потрібно просто висловлювати думку по порядку. Для того щоб відповісти на всі поставлені питання, для початку потрібно кілька разів перечитати отримане діловий лист і в тому випадку, якщо питань занадто багато, краще виписати їх окремо, щоб не допустити пропуску. Якщо неможливо дати відповідь на деякі з поставлених питань, варто вказати, що на даний момент з яких-небудь причин відповідь не може бути дано.

Не варто зловживати абревіатурами, емоційним оформленням і прописними буквами

Існують негативні приклади ділового листування, коли відправники розбавляють її, використовуючи неформальні знаки у вигляді смайлів. Їх застосування популярно при спілкуванні в соціальних мережах, однак правила ділового листування не вітають такі прояви емоцій, так як одержувач може не знати їхнього справжнього значення і прийняти їх за незрозумілий йому набір пунктуаційних помилок.

Також варто відмовитися від написання тексту прописними буквами. В інтернеті набір слів написаних прописними літерами називають «кричущими фразами» і частіше такі фрази несуть в собі негативний окрас. Одержувач при прочитанні електронного ділового листа може розцінювати такий шрифт негативно, що згубно позначиться на сприйнятті сенсу. У разі якщо в діловому листі потрібно підкреслити важливість будь-якого моменту, краще використовувати вступні словосполучення, наприклад, «Звертаємо Вашу увагу, що Вам необхідно надати пакет документів для продовження договору не пізніше 10.02.2017 року» або «Зверніть увагу, що документи на продовження договору слід подати до 10.02.2017 року ».

Не варто передавати секретну інформацію за допомогою електронної пошти

Для передачі особистої або конфіденційної інформації краще відмовитися від електронних поштових скриньок, так як існує загроза перехоплення відомостей зловмисниками для використання у своїх корисливих цілях. До такої інформації можуть бути віднесені: номери телефонів, паролі від банківських карт, лицьові банківські рахунки і т. П. Важливо пам'ятати, що інформація зберігається на сервері поштового агента і в разі злому може бути викрадена.

В кінці листа обов'язково повинна стояти підпис відправника

Як вже говорилося раніше, кожне відправлене лист повинен містити конкретизовану підпис. Часто розробники поштових скриньок вводять функцію блоку підпису, в який можна внести свої дані про посади, імені та контактний номер телефону. Згодом даний блок буде автоматично відображатися в кінці кожного листа, що дозволить спростити набір тексту. Важливо правильно скласти підпис, щоб одержувач мав можливість при відповіді на лист коректно звернутися до відправника. Приклад підпису може виглядати так: «З повагою, Петров Микола Олександрович, +79810000000».

Роблячи висновки, можна відзначити, що для того, щоб зрозуміти, як вести ділову переписку по електронній пошті, не потрібно освоювати додаткові і складні ази. Варто всього лише дотримуватися елементарних правил етикету і дотримуватися норм російської мови.

У листах розумної людини відбивається характер тих, кому вони адресовані.

[Ліхтенберг Георг Крістоф]

Пиши такі листи, які ти хотів би отримувати.

[Античний афоризм]

Лист - вагомий аргумент в світі бізнесу.

[Бехтерева Вікторія]

1. Навіщо мати єдині корпоративні стандарти у веденні ділової переписки?

Електронне листування - це обов'язковий атрибут ділової комунікації будь-якої компанії. Практично немає компаній, в яких би не використовувалася електронна пошта. Але задайте собі наступні питання:

  • Чи буває у вас таке, що при відправці електронного листа колезі, з'являється відчуття, ніби ви відправляєте лист в чорну діру, і вам запросто можуть просто не відповісти
  • Коли співробітники дзвонять один одному і просять терміново прочитати електронний лист, і так відбувається цілий день
  • Коли ви рішуче не можете зрозуміти, що саме від вас хочуть в електронному листі
  • Коли складні і непрості питання при обговоренні по електронній пошті тонуть в морі інформації, подробиць, і питання так і не вирішується

Якщо для вас ці питання актуальні, то ви можете щодня виграти багато часу, запровадивши єдині правила електронного листування. У цій статті ми поговоримо про етикет ділового листування.

2. Сім головних правил етики ділового листування

Умовно розділимо правила ділового листування на правила етикиі правила комунікацій і обміну інформацією.

Правила комунікації управляються правилами обміну інформацією в рамках бізнес-процесів і проектів. Їм ми присвятимо окрему статтю. Правила ж етики формують стиль внутрішніх відносин співробітників компанії і неминуче впливають на формування образу вашої компанії у партнерів. Наприклад, недавно від одного з наших партнерів я отримав лист, що починається зі слів, «Добрий день, Бехтерєв». Як ви думаєте, чи вийшло у нас співпраця?

Щоб не «втратити обличчя» компанії, ведучи ділову переписку, необхідно дотримуватися «золоті правила» етики ділового листування:

  1. Лист завжди починаємо з звернення
  2. Тема листа повинна бути обов'язково
  3. Перед відправленням необхідно перевірити орфографічні, пунктуаційні, мовні помилки
  4. Лист повинен бути структурований (Воді НІ!)
  5. У листі повинні бути коректні формулювання
  6. Якщо відправляємо в листі вкладення, то обов'язково пишемо, що є прикріплені файли (такий хід допоможе уникнути ситуацій, коли ви відправляєте лист, а файл не прикріплюється; одержувач, прочитавши лист і не виявивши вкладений документ, може оперативно відреагувати і написати вам, що прикріплені документи, які ви позначили в листі, відсутні).
  7. Ніколи не видаляємо листування. Один з найважливіших пунктів. Історію повідомлень ніколи не варто видаляти, так як лист - це документ. У разі необхідності треба мати можливість завжди підняти історію листування. Радислав Гандапас, наприклад, навіть включив прохання не видаляти історію листування в свій підпис.

3. Види листів

Існує багато різних класифікацій, ми пропонуємо розмежувати листи за структурою оформлення:

  1. Лист-комунікація (лист-відмову, лист-претензія, лист-зізнання, лист-виправдання і т.д.)
  2. Лист-домовленості

Лист-комунікація

В цей вид письма ми включаємо всі види листів, які використовує співробітник в ході своєї професійної діяльності.

структура листа

Лист не повинно бути оформлено єдиним текстом. Воно повинно бути чітко структуроване і грамотно оформлено, щоб одержувач не упустив з виду важливу інформацію. Структура листа складається з чітких компонентів:

Тема листа

Тема листа повинна містити конкретну дію, яке ви очікуєте від респондента: «узгодити договір», «запропонувати питання для розгляду», «надіслати звіт» і т.п.

Якщо ви надсилаєте документи, то в темі повинна бути чітке формулювання документів, які містяться у вкладенні листи.


Навіщо важливо правильно оформляти тему листа?

За темі листа дуже легко знайти необхідне лист в щоденному потоці інформації. Жодне лист не буде втрачено.

Примітка: якщо відправляєте лист всередині компанії, то тема листа оформляється по заданому стандарту, якщо відправляєте лист поза компанією, то бажано тему оформляти за шаблоном: Назва компанії: мета листа.

Чим більше конструктиву в тілі листа, тим краще! Один з ключових навичок в умінні вести ділову переписку, яку ви повинні розвивати у співробітників, - навик чітко і коротко формулювати свою думку.

P.S. Якщо ми, складаючи лист, згадуємо факт з листа співрозмовника - його потрібно процитувати, відокремивши кольором або шрифтом.

Корпоративна підпис

Шаблон оформлення корпоративної підпису повинен бути єдиний у всіх співробітників компанії.

У підписі повинні бути вказані всі ключові дані адресата, щоб в разі необхідності одержувач листа міг легко з вами зв'язатися.

З повагою,

П.І.Б., посада.

P.S. Якщо ми хочемо теплих відносин з партнером / клієнтом, то варто оформити особистий підпис. Будь-якій людині приємно отримати лист з особистісним ставленням навіть у формальній листуванні.

Особистий підпис завжди відноситься до тіла листа. Приклад: Доброго дня / Дякую Вам / Рада була поспілкуватися сьогодні / Спасибі, що приділили час такого важливого питання / Привіт сім'ї і дітям і т.д.

Кому / Копія

Поля «Кому» і «Копія» заповнюємо в останню чергу, щоб випадково не відправити лист, коли воно ще не готове.

Чим відрізняються поля «Кому» і «Копія»?

В поле «Кому» ми вставляємо адресу людини, від якого потрібно вчинити будь-яку дію.

В поле «Копія» ми вставляємо адресу людини, якого корисно ознайомитися зі змістом листа.

P.S. Наш досвід довів, що поле «Копія» дуже корисно. Якщо ми ведемо переговори з рядовим співробітником, обговорюємо важливі питання, але не отримуємо відповідей по суті і в установлений строк, то варто вставити в копію листа директора або вищестоящого менеджера, як відразу листування почнеться по конструктиву.

На жаль, у багатьох компаніях рівень корпоративної культури не на належному рівні, внаслідок чого виникають ситуації, коли для того, щоб співробітник добре виконував свою роботу, необхідний жорсткий контроль з боку керівного складу.

Також в Outlook є функція, як «Прихована копія» - важливий інструмент, який дозволяє проінформувати про лист зацікавлених осіб, але при цьому не бентежити одержувача, що лист адресований не йому одному!


Лист-домовленості

Важливий вид письма, який дозволяє підвести підсумки зустрічі, в письмовому вигляді сформувати домовленості, позначити час виконання і внести ясність: чи правильно обидві сторони зрозуміли те, що повинні виконати?

Такі листи корисно складати після зустрічі, переговорів і нарад, щоб мати письмово оформлені домовленості і єдине бачення їх виконання.

Структура листа:

  1. Привітання, звернення і подяку учасникам обговорення.
  2. Повторення мети зборів, на якому формувалися домовленості.
  3. Перерахування всіх питань, які обговорювалися, в зв'язці з прийнятими по них рішеннями і призначенням відповідального за виконання.
  4. Фіксація ідей, які не вимагають термінової реалізації, для історії.
  5. Питання до адресатів: Чи все враховано? Чи є коментарі і доповнення?

наприклад:


оформлення листа

шрифт

Шрифт у листи повинен бути єдиний, курсивом можна виділити в тексті ключові моменти, заголовки, але обов'язково треба дотримуватися єдиного стилю оформлення.

P.S. Завжди слід пам'ятати, що слова, написані великими літерами, сприймаються як підвищення тону. Їх варто уникати.

абзац

Кожну окрему думку бажано оформляти в окремий абзац, щоб текст сприймався легше.

відступи

Абзаци не повинні зливатися один з одним. Щоб лист було більш читабельним, відступи повинні бути після привітання, перед кожним абзацом і перед підписом:

Щоб візуально лист виглядало більш привабливим, краще посилання в тілі листа оформляти в гіперпосилання:

стиль листа

Запрошуємо вас на майстер-клас Сергія Бехтерева.

Виграйте за допомогою цього тренінгу мінімум 1 годину вільного часу щодня!

На майстер-класі ви дізнаєтеся:
✓ Як управляти завданнями, щоб всі завдання виконувалися на 100% і в строк
✓ Як ефективно готувати і проводити наради
✓ Як організувати продуктивну роботу співробітників в одному кабінеті

 

 
Це цікаво: