Як користуватися електронною поштовою скринькою. Як користуватися електронною поштою: інструкція для початківців
Якщо в день вам надходить понад 50 листів, прочитати кожен уважно складно. Якісь послання залишаються без відповіді, якісь зникають у кошику невідчиненими. Якщо ви чистите пошту без системи, завжди є шанс пропустити щось справді важливе. «Секрет» дізнався, як підприємці та топ-менеджери справляються з масою вхідних листів і сформулював основні правила роботи з поштою.
Вибирайте час та розставляйте пріоритети
Олексій Горбунов Генеральний директор консалтингової компанії SQ-Team
Листи я поділяю налаштуваннями на чотири категорії: вони сортуються автоматично, а після цього я до кожної застосовую свої правила. На листи від співробітників та клієнтів я витрачаю одну годину на день: якщо відповідь не вимагає більше хвилини, пишу її відразу. Якщо потрібно більше п'яти хвилин або лист є не першим і не другим на цю тему – переходжу в телефонний режим спілкування або призначаю зустріч. Є листи не від співробітників та клієнтів, а від третіх осіб, надісланих особисто мені. На них я виділяю 30 хвилин на тиждень і намагаюся реагувати наприкінці цього дня. Інші півгодини на тиждень я присвячую четвертій категорії листів – це розсилки, підписки, пропозиції, листи незнайомих мені людей, виходить 600–700 повідомлень. З них я читаю лише ті, що зацікавили мене заголовком.
Руслан Фазлиєв Засновник платформи для електронної комерції Ecwid
Найпростіше, що можна зробити з поштою, – не відповідати на неї. Не все у світі потребує реакції. Але якщо я все ж таки відповідаю на пошту, то намагаюся робити це у певний час доби, не відволікаючись більше ні на що. Користуюся такою хитрістю: коли потрібно розгребти ящик із пари сотень листів за день, спочатку фільтрую його за типовими контактами та відповідаю поспіль на всі листи одного контрагента. Так мозок не змінює контекст і можна відповісти на все швидше.
Створіть шаблони
Інна Алексєєва Генеральний директор PR-агентства PR-Partner
У мене є кілька прийомів, які допомагають добре заощадити час на читання та відповіді. Якщо я бачу холівар колег, партнерів, підрядників у пошті, то читаю лише останній лист, решту не відкриваю. Для відповідей на стандартні листи – резюме за рекомендацією, первинні запити клієнтів, запити на розклад тренінгів, питання про купівлю книг – широко використовую шаблони листів російською та англійською, їх у мене близько 20 штук. Також я використовую три різні шаблони підпису російською, англійською та німецькою мовами.
Використовуйте програми
Олексій Жебелєв Співзасновник інтернет-магазину подорожей Onlinetours.ru
За роки роботи я спробував кілька поштових клієнтів: Microsoft Outlook, The Bat, Mozilla Thunderbird, але повернувся до веб-інтерфейсу Gmail. Клієнти не справляються з моїм архівом пошти, який за три роки роботи в обліковому записі зріс до 97 Гб. З додатків для Gmail хочу відзначити сервіси ActiveInbox та Boomerang for Gmail. Перший навчив мене тримати нуль листів у вхідних - зараз я обходжусь без нього, але на старті він дуже зручний. Другий має кілька цікавих функцій: можна відкласти відправку вихідного листа або на якийсь час прибрати вхідне повідомлення з ящика. У Boomerang for Gmail я використовую нагадування у тих випадках, коли контрагент мені не відповів у певний термін, хоча мав. Моя маленька мрія - відправка автоматичного нагадування контрагенту про те, що настав час відповісти, поки такого додатка я не знайшов.
Зв'яжіться з поштою з електронним щоденником або CRM
Олексій Бессарабський Керівник відділу маркетингу телекомунікаційної компанії «Манго Телеком»
Ящик із вхідними листами я тримаю порожнім: частину листів видаляю, на частину відразу відповідаю, якщо це займає не більше кількох хвилин, а решта листів перетворюю на завдання чи матеріали для читання. Для цього потрібно вибрати програму відстеження завдань та збору інформації: мій вибір – Asana та Evernote. Щоб лист перетворити на завдання Asana, я просто пересилаю його на спеціальну адресу. Щоб додати нотатку в Evernote, використовую плагін в Outlook - нотатку з листа можна створити одним кліком на відповідну кнопку - або пересилаю листа на спеціальну адресу, якщо не в Outlook. Я не використовую сортування листів по проектах у пошті - це набагато ефективніше робиться в менеджері завдань, з розстановкою пріоритетів, термінів та відповідальних. Ще я маю папку для тимчасового зберігання листів, які потрібно деякий час мати під рукою: на них я зазвичай ставлю нагадування з термінами.
Відмовтеся від листування поштою з деякими адресатами
Михайло Любачов Гендиректор компанії з розробки та виробництва виробів зі шкіри Liubachev Manufacturing Co
Я постійно використовую електронну пошту для роботи з моїми партнерами, постачальниками, юристами та бухгалтером. Основний недолік електронної пошти - це пошук листів і додатків до них: щоб знайти один лист із договором чи рахунком, доводиться витрачати багато часу: наприклад, такі листи часто надсилають без заголовків. Тому кілька місяців тому я перевів всю роботу з бухгалтером у Staply. Це веб-додаток, який організовує інформацію автоматично та дозволяє виділити файли або посилання у потоці повідомлень. Тестування триває вже кілька місяців, і поки що все подобається. Тепер знайти якийсь документ стало простіше – достатньо зайти до групи та ввімкнути фільтр по файлах. Найближчим часом планую перевести ще кілька партнерів з електронної пошти на Staply, але є й складнощі – досить складно умовити людей перейти до нової системи. Всі звикли до електронної пошти, до того ж інтерфейс Staply виконаний англійською мовою, тому деякі партнери не поспішають реєструватися.
Перше:не починайте день із електронної пошти. Дайте собі хоча б годину роботи із завданнями і лише потім займіться листами.
Друге:працюйте з поштою по годинах і навчитеся робити це не більше двох годин на день. Уявіть, що ви забігли в офіс на дві години, тому що потрібно їхати до аеропорту та відпустки. Що буде зроблено? Найважливіше! Я сповіщаю про це всім, хто мені пише, такою автовідповіддю: «Привіт! Якщо ви отримали цей лист, будьте впевнені на 100%, я отримав ваше. Я перевіряю пошту о 14:00 та о 16:00. Якщо ви надіслали мені рахунок чи поспішайте повідомити щось термінове, будь ласка, зателефонуйте на мобільний. Дякую!"
Третє:розділіть пошту на дві частини - вхідні та архів. Непрочитані листи лежать у вхідних, інші - в архіві. Багато папок створюють хаос: одного разу я бачив сотню папок в електронній пошті. Про себе я називаю їхні «папки, які створюються, але ніколи не використовуються». І час звикнути раз і назавжди: красивий і акуратний архів в електронній пошті та документах неможливий. Для цього вам доведеться найняти окремого архіваріуса.
Посібник з роботи з електронною поштою РУП «БЕЛТОРГІНФОСЕРВІС»
Розробив: Шваяков А. А. e-mail: [email protected]
Робота з електронною поштою.............................................. .................................................. ..................................... | |
Вступ................................................. .................................................. .................................................. ............ | |
Електронна пошта................................................ .................................................. ............................................... | |
Можливості електронної пошти............................................... .................................................. ....................... | |
Як працює пошта............................................... .................................................. ............................................... | |
Адреса електронної пошти............................................... .................................................. ................................... | |
Поштові програми................................................ .................................................. .......................................... | |
Web-пошта............................................... .................................................. .................................................. ............ | |
Робота з програмою електронної пошти............................................. .................................................. ................. | |
Читання повідомлень електронної пошти.............................................. .................................................. ............... | |
Складання листа................................................ .................................................. ............................................ | |
Вкладення................................................. .................................................. .................................................. ...... | |
Надсилання вкладення з поштової програми:............................................ ................................................. | |
Архівування вкладень................................................ .................................................. ........................... | |
Надсилання вкладень з інших програм:............................................ .................................................. ...... | |
Відповідь на повідомлення електронної пошти............................................. .................................................. ........... | |
Етика ділової e-mail-листування........................................... .................................................. ........................... | |
Спам................................................. .................................................. .................................................. ....................... | |
Що таке spam (спам)?........................................... .................................................. ........................................... | |
Як уникнути спамерських розсилок?............................................. .................................................. ............ | |
Небезпеки електронної пошти............................................... .................................................. ............................... | |
Зменшення ризику під час роботи з документами Microsoft Office .................. ................. | |
Безпека IRC та ICQ .............................................. .................................................. ............................ | |
Додаткова інформація для користувача.............................................. .................................................. ................... | |
Часті запитання та відповіді.............................................. .................................................. ......................................... | |
Налаштування поштового клієнта Mozilla Thunderbird............................................. .................................................. | |
Вимоги до комп'ютера............................................... .................................................. .................................. | |
Створення облікового запису............................................... .................................................. ................................... | |
Персональні дані................................................ .................................................. ....................................... | |
Параметри отримання пошти. .................................................. .................................................. ....................... | |
Додаткові налаштування................................................ .................................................. ................................... | |
Налаштування сервера IMAP............................................... .................................................. ................................... | |
Налаштування сервера POP3............................................... .................................................. .................................... | |
Параметри сервера надсилання пошти.............................................. .................................................. .................. | |
Налаштування загальної адресної книги.............................................. .................................................. ..................... |
Робота з електронною поштою
Вступ.
Електронна пошта, e-mail. Що це таке, як її можна використовувати, як розібратися в адресах E-mail?
Що таке пошта – ми знаємо. Це традиційні засоби зв'язку, що дозволяють обмінюватися інформацією принаймні двом абонентам.
Щоб цей обмін відбувся, необхідно написати послання і, вказавши адресу, опустити в поштову скриньку, звідки лист неминуче потрапить на поштовий вузол. Якщо вказана адреса відповідає загальноприйнятим стандартам, то через деякий час листоноша покладе його в поштову скриньку адресата. Далі абонент розкриє послання, і обмін інформацією відбувся.
Два види зв'язку – поштовий та телефонний – стали для нас традиційними, і ми вже добре знаємо їхні переваги та недоліки. А що таке електронна пошта? Електронна пошта – обмін поштовими повідомленнями з будь-яким абонентом мережі Internet. Існує можливість надсилання як текстових, так і двійкових файлів – програм та будь-яких інших даних.
Електронна пошта багато в чому схожа на звичайну пошту. З її допомогою лист - текст, з стандартним заголовком (конвертом) - доставляється за вказаною адресою, яка визначає місцезнаходження машини та ім'я адресата, і поміщається у файл, званий поштовою скринькою адресата, для того, щоб адресат міг його дістати і прочитати у зручний час . При цьому між різними поштовими програмами існує угода про те, як писати адресу, щоб усі її розуміли.
● електронна пошта виявилася багато в чому зручнішою за звичайну, "паперову". Не кажучи вже про те, що Вам не доводиться вставатичерез комп'ютер і йти до поштової скриньки, щоб отримати або надіслати листа;
● електронною поштою повідомлення у більшості випадків доставляється набагато швидше, ніж звичайною;
● коштує це дешевше;
● для надсилання листа кільком адресатам не потрібно друкувати його в багатьох примірниках, достатньо одного разу ввести текст на комп'ютер;
● оскільки текст вже знаходиться у машині;
● зручніше зберігати велику кількість листів у файлі на диску, ніж у ящику столу; у файлі легше шукати;
● і, нарешті, заощаджується папір.
Надійність електронної пошти залежить від того, які використовуються поштові програми, наскільки віддалені один від одного відправник і адресат листа, і особливо від того, в одній вони мережі, або в різних мережах. У сьогоднішніх умовах, мабуть, краще покладатися на електронну пошту, ніж просту. Якщо лист все-таки загубився, Ви зможете дізнатися про це досить швидко і надіслати нове. Хоча електронна пошта може розглядатися як окремий випадок передачі файлів, вона має ряд особливостей, не звичних для стандартних процедур пересилання файлів. По-перше, відправник та одержувач майже завжди люди, а не машини. Це означає, що система електронної пошти і двох різних, але тісно взаємозалежних частин: одна забезпечує взаємодію Космосу з людиною (наприклад, складання, редагування, прочитання повідомлень), інша – передачу повідомлень (наприклад, розсилка за списками, забезпечення передачі).
Інша різниця між електронною поштою та засобами передачі файлів загального призначення полягає в тому, що поштові послання є чітко структурованим документом. Багато системах кожне послання супроводжується великою кількістю додаткових полів. Вони включають ім'я та адресу відправника, ім'я та адресу одержувача, дату та час відправлення листа, перелік людей, яким спрямована копія листа, рівень значущості, ступінь секретності та багато іншого.
Електронна пошта
Для того, щоб мати можливість обмінюватися листами електронною поштою, користувач повинен стати клієнтом однієї з комп'ютерних мереж. Так само, як і в телефонних мережах, клієнти комп'ютерних мереж називаються абонентами.
Для кожного абонента на одній із мережевих поштових служб виділяється електронна поштова скринька. Доступ до поштової скриньки здійснюється за адресою та паролем, який повідомляється абоненту. Пароль відомий лише абоненту та поштовій службі. Ставши абонентом поштової служби та отримавши адресу своєї поштової скриньки, користувач може повідомити його друзям, знайомим. Кожен абонент електронної пошти може через свій комп'ютер надіслати лист будь-якому іншому абоненту, вказавши в посланні його поштову адресу.
Усі листи, що надходять на деяку поштову адресу, записуються у відповідну поштову скриньку поштової служби. Мережевий комп'ютер, що містить поштові скриньки абонентів, має назву - «поштовий сервер» або поштова служба. Поштова служба може складатися з багатьох серверів.
Можливості електронної пошти
● прийом та надсилання електронних текстових повідомлень;
● обмін повідомленнями із прикріпленими файлами;
● можливість використання елементів естетичного оформлення повідомлень;
● можливість прийому та надсилання повідомлень з кількома адресами та списками одержувачів;
● протидія небажаним поштовим розсилкам;
● організація зберігання та автоматичного впорядкування одержуваної кореспонденції;
● засоби групової роботи та координації дій, календарне планування;
● адресна книга та можливість пошуку в Інтернет потрібних адрес електронної пошти.
Як працює пошта
Кожен лист, щоб він міг потрапити до адресата, має бути забезпечений адресою електронної пошти. Розглянемо конкретний приклад. Нехай деякий власник електронної скриньки з адресою [email protected]на поштовому сервері abc.ru пише листа власнику поштової скриньки з адресою [email protected]на сервері def.com.
Для того щоб підготувати лист, він запускає поштову програму, створює текст повідомлення та у графі "Кому" вказує адресу одержувача [email protected]. Якщо відправник не має постійного підключення до Інтернету, то після натискання кнопки "Надіслати" він встановлює сеанс зв'язку з інтернетом і починає отримувати пошту, що накопичилася, і відправляти підготовлені листи. Порядок надсилання пошти залежить від поточних параметрів поштової програми. Зазвичай листи складаються в певну папку та надсилаються іншою командою після встановлення зв'язку з інтернетом.
Адреса електронної пошти.
Поштова електронна адреса може мати різні формати. Найбільш поширена система формування адреси DNS (Domain Name System), що використовується в мережі Internet.
З точки зору логіки, для того, щоб адреса була інформативною, необхідно, щоб у ній були присутні:
● ідентифікатор абонента (за аналогією - рядок КОМУ: на поштовому конверті);
● поштові координати, що визначають його місцезнаходження (за аналогією - будинок, вулиця, місто,
країна на поштовому конверті).
Поштова електронна адреса має усі ці складові. Щоб відокремити ідентифікатор абонента від його поштових координат, використовується значок @ .
Поштова електронна адреса у форматі Internet може мати вигляд: [email protected]
У прикладі melnic - ідентифікатор абонента, що складається, як правило, з прізвища і (або) початкових літер його прізвища, імені, по батькові.
Те, що стоїть праворуч від знака @ називається ім'ям домену і однозначно описує місцезнаходження абонента.
Термін "Домен" визначає певну групу комп'ютерів, які мають спільне найменування - ім'я домену mintorg.gov.by.
Складові імені домену розділяються точками. Послідовність читання імені домену праворуч наліво. Найправіша частина домену, як правило, означає код країни адресата - це домен верхнього рівня. Код країни затверджено міжнародним стандартом ISO. У нашому випадку by – код Республіки Білорусь. Частина іменігов – визначає приналежність до державних установ (government). Частина іменіmintorg - визначає ім'я організації.
Цей малюнок ілюструє поняття адреси електронної пошти. Якийсь користувач може мати адресу на сервері в США, наприклад [email protected], і на сервері в Москві - [email protected]
Електронна адреса пов'язана не з географічним розташуванням локального комп'ютера, одержувача пошти, а з сервером, на якому зареєстровано його поштову скриньку.
І з кожної шухляди такий користувач може отримувати листи на свій домашній комп'ютер, копіюючи дані і з сервера в Нью-Йорку, і з сервера в Москві, встановивши переадресацію з одного e-mail на інший. При цьому він може надсилати пошту самому собі.
Поштові програми
Для роботи з поштою потрібна програма – поштовий клієнт. Основні функції поштових клієнтів - це прийом повідомлень, забезпечення їх перегляду, сортування повідомлень, автоматизація створення повідомлень у відповідь і підтримка адресної книги.
Для роботи з поштою є багато різноманітних програм. Якщо Ви використовуєте Windows, зазвичай у Вашій системі вже є програма електронної пошти Outlook Express.
Але на жаль Outlook Express містить занадто багато вразливостей, наражає вашу систему на небезпеку зараження шкідливими програмами і має обмежені можливості.
Як поштова програма рекомендується використовувати Mozilla Thunderbird. Це одна з найкращих програм електронної пошти. Вона швидко розвивається, має багато додаткових модулів для розширення функцій, розповсюджується вільно та безкоштовно.
Програми електронної пошти дуже схожі і освоївши одну з них Ви не матимете проблем надалі.
Mozilla Thunderbird |
Ви бачите на малюнку дві різні програми, але, погодьтеся, відмінності не дуже помітні.
Web-пошта
Web-пошта – це пошта з Web-інтерфейсом. Для доступу до такої пошти достатньо мати доступ до Інтернету. Можна навіть не мати на своєму комп'ютері поштових програм. Достатньо і звичайного браузера. Я використовую програму браузер Mozilla Firefox, Ви можете використовувати її, або, якщо захочете, будь-яку іншу програму, наприклад Opera або Internet Explorer.
Веб-пошта надає всі типові функції електронної пошти. На Web-сторінці користувачеві пропонується ввести ім'я та пароль, після чого він бачить свої листи та працює з ними, майже як у себе на комп'ютері.
Основними плюсами Web-пошти є доступність з будь-якого комп'ютера, що має вихід в Інтернет, універсальність адреси, яка не залежить від місця роботи.
Можуть бути деякі функціональні обмеження та незручності, проте може бути навпаки.
Наприклад, програма Web-пошти «Horde», яку ми використовуємо, має у своєму складі не лише засоби поштового обміну, а й контроль налаштувань антиспаму, засоби ведення чорних та білих списків, органайзер, груповий календар, контроль виконання завдань та інші засоби організації групової роботи.
Часто поштові служби будують із можливістю доступу через Web-пошту.
Mail.ru, Hotbox.ru, Yahoo.com, Hotmail.com, Tut.by, mail.yandex.ru – це приклади найпопулярніших служб Webпошти.
Останні кілька років моїм одним із найефективніших інструментів є електронна пошта. Зауважу, що ефективним цей інструмент буде лише тоді, коли ним навчишся керувати, а не пускати справу на самоплив. я писала трохи раніше.
Спочатку ми повинні чітко розуміти, для чого нам потрібна електронна пошта. Вікіпедія підказує: для отримання, відправки та пересилання поштових повідомлень. Призначення електронної пошти — зробити життя та роботу людей ефективнішим. А насправді не все так просто виходить.
За статистикою, в середньому, кількість повідомлень, що приймаються людиною більше 100 листів на день. Це величезна цифра. І вона продовжує зростати, що призводить до того, що людина вже не в змозі якісно обробити отриману інформацію через брак часу.
Саме це питання, як правильно працювати з електронною поштою, турбує багатьох людей. Надлишок неперевіреної пошти призводить до стресового стану та знижує продуктивність праці.
Ви теж опинялися у подібній ситуації? Тоді ця стаття є для вас.
Правила роботи з електронною поштою
Найбільш ефективні та організовані люди самостійно вибудовують свою систему роботи з поштою, ґрунтуючись на власному досвіді, методом спроб та помилок.
Якщо існують більш-менш поширені правила ділового листування в електронному листі, то щодо управління своєю роботою з електронною поштою дещо складніше. Залежить це від багатьох факторів, таких як сфера діяльності, ступінь ділової активності та організованості людини, способу життя та ведення справ тощо.
Робота з електронною поштою
Тож почнемо. Мої ефективні правила роботи з електронною поштою потрібні мені для того, щоб:
- Підвищувати свою ефективність
- Завжди бути для своїх кореспондентів обов'язковою та коректною людиною.
- Завжди знати, як переробила поштову кореспонденцію.
- Ніколи не втрачати вхідних листів.
Є кілька принципів роботи з поштою:
1. Використовувати папку «Вхідні» як контрольний лист та залишати в ній необроблені повідомлення.
2. Завести під кожний проект категорію окремі папки. Це допоможе швидко знайти потрібну інформацію.
3. Активно використовувати застосування ярликів, позначок кольором. Це зробить помітним для візуального сприйняття сортування листів.
4. Докладно вивчити та знати систему налаштувань у поштовому обліковому записі. Це допоможе ефективно нею керувати.
5. Визначити час, який Ви готові приділити роботі з поштою. Наприклад, 30 хвилин з ранку та 30 хвилин увечері. І жодної хвилини більше.
6. Якщо дозволяють умови роботи, вимкнути функцію спливаючих оповіщень про нові листи. Так ви менше відволікатиметеся.
7. Відписатися від неактуальних розсилок.
8. протягом доби.
9. Зберігати всі надіслані листи. Завжди може щось нагоді. Сьогодні я у такий спосіб знайшла скан свого паспорта.
10. Вміти визначити ознаки, за якими оброблятимете та сортуватимете пошту.
Техніка роботи з електронною поштою
Якщо добре пам'ятати правило перше, то наша мета при розборі пошти – залишити у вхідних якнайменше листів.
При цьому друге завдання не менш важливе — розсортувати всі листи за категоріями, специфікою та важливістю. У папці «Вхідні» можна залишати листи, які вимагають від вас негайної або швидкої відповіді. Їх також можна відразу відзначити кольоровими мітками чи ярликами. Додам, що я переважно користуюся поштовою програмою G-mail, маючи ще кілька акаунтів в інших поштових програмах.
Як працюють з електронною поштою інші
Якось я дивилася відео про роботу з поштовою скринькою, де автор показував, як він хвацько розправляється з двома сотнями листів за кілька хвилин. Звичайно, заманюючий заголовок і мене змусив подивитися, як це можна зробити, оскільки ефективної відповіді на це питання я не знала. Виявилося, що його принцип роботи будується на видаленні листів та залишенні важливих і необхідних у Вхідних. Здивував! Так будь-хто зможе. Висновок зробила швидко: мені така техніка не підходить.
Ріжемо по-живому
Погодьтеся, що левова частка листів — це потрібні нам розсилки та джерело інформації. І коли нам радять відписатися від багатьох із них, зізнайтеся чесно, — у кого рука піднялася відписатися від свого вибору? Якщо ми це обирали, то нам це потрібно і важливо. Тим не менш, я теж пораджу відписатися від тих розсилок, які є менш актуальними сьогодні для вас. Це схоже на чистку свого гардеробу — і викинути шкода, і не ношу вже скільки часу.
Переконайтеся, що в крайньому випадку ви знаєте, де знаходиться це розсилання, і в разі потреби ви завжди можете подивитися там інформацію або підписатися знову.
До вибору назв для папок підійдіть серйозно. Тут не можна дати пораду всім — дуже багато залежить від індивідуальності людини. Знаю, що дуже багато людей воліють будь-які розсилки, листи, які стосуються тих продажів поміщати в папку з назвою Продажі. Цей варіант також працює. Мої папки можуть мати ім'я та прізвище людини, від якої надходять листи, у тому числі і за темою продажів, і за назвою розсилок. Тобто темі Продажів у моїй пошті відповідає не одна папка, а кілька. У них я добре орієнтуюсь. Особистий бренд автора для мене має значення.
Структуруйте вихідні листи
Структурувати вихідні листи також нескладно. Надайте їм ярлики або мітки, так вони швидше знайдуться в потрібний момент. Створіть папки для найважливіших із них та використовуйте переміщення. Наприклад, під час моєї роботи над кількома проектами одночасно мені доводилося відправляти клієнтам схожі листи і вести листування. Створивши папку з назвою проекту, після надсилання листа я переміщала до неї потрібні листи.
При первинному розборі пошти намагаюся швидко переглядати листи і визначати, в яку категорію їх треба перемістити. Поділяю їх також за ступенем важливості та терміновості: термінові – неважливі; термінові - важливі; несрочні — погані: несрочні — поважні. Важливі листи, які вимагають від мене відповіді або певної роботи, залишаю в папці Вхідні, після виконання роботи переміщаю до відповідної папки.
Якщо я розумію, що тема листа буде актуальною для мене в найближчому майбутньому, тоді я дозволяю собі повідомлення перемістити в папку непрочитаним. У потрібний час до нього дійдуть обов'язково.
Звертаю увагу, всі перераховані способи народилися не за один день, і навіть не за два. Вже сьогодні багато компаній замислюються про розробку та впровадження правил роботи з електронною поштою. Ефективне управління та організація часу стануть необхідними якостями у роботі для всіх компаній.
Якщо ви не керуватимете своєю поштою, то незабаром вона керуватиме вами, що призведе до непотрібного стресу. Розробте свої правила роботи з електронною поштою
З використанням та застосуванням цих правил ви станете ефективними у своєму діловому житті. Друзі, успіхів вам у ваших справах! Будьте ефективними, і не забудьте І як завжди, буду вдячна вам за ваші коментарі та ретвіти, і ваші особисті поради.
Електронна пошта — це один із перших сервісів інтернету, що дозволяє обмінюватися повідомленнями або стосовно назви «електронна пошта» — так званими електронними листами. Сьогодні вже мало хто пише звичайні листи – швидше надіслати листа зі своєї електронної поштової скриньки, яка дійде до адресата практично миттєво.
Електронна пошта має кілька сленгових назв – емайл (від англ. Email), мило, електронка, мейл. Так само як і до звичайної паперової пошти, тут є такі терміни як поштова скринька, доставка, вкладення, отримання, відправка, написати лист, адресат, відправник і т.п. Можна сказати, що емайл багато в чому схожа на звичайну пошту, з тією різницею, що лист пишеться не авторучкою, а набирається на клавіатурі комп'ютера, а поштовими відділеннями служать поштові сервери, які збирають, сортують і відправляють пошту адресатам.
У цьому розділі будуть розглянуті всі аспекти роботи з електронною поштою необхідні користувачеві-початківцю комп'ютера та інтернету.
Електронна пошта – це сучасний, доступний та швидкий засіб комунікації. Якщо до масового поширення мережі інтернет електронна листування була долею підприємств та організацій, то зараз їй може скористатися практично кожен користувач комп'ютера з доступом до інтернету. Згодом сформувалася певна культура використання електронної пошти у вигляді простих правил ведення електронного листування. Дотримуючись цих правил, ви […]
Ви отримали електронну пошту, і його відправник чекає від вас відповіді. Як це зробити правильно? Звичайно, можна написати відправнику листа з відповіддю, де можна вказати, що це відповідь на емейл від такого числа і такої теми. Але правильніше і простіше буде скористатися спеціальною функцією поштового сервісу, яке так і називається - Відповісти. Давайте навчимося правильно […]
Кожен активний користувач інтернету обов'язково користується електронною поштою, тому що це дуже зручно, швидко та просто. Для того, щоб надіслати електронну пошту, необхідна поштова скринька від вашого постачальника послуг інтернету (провайдера) або зареєстрована скринька на одному з найпопулярніших безкоштовних поштових сервісів — пошта yandex.ru, пошта mail.ru та gmail. Як завести поштову скриньку, розглянуто у статті […]
Рано чи пізно будь-якого активного користувача інтернету доведеться завести свою електронну пошту, т.к. без неї повноцінне використання всіх можливостей, які надає інтернет, неможливе. Обійтися без електронної поштової скриньки, звичайно, можна в тому випадку, якщо мережа вам потрібна тільки для перегляду новин, перегляду прогнозу погоди або програми телепередач, але для реєстрації в будь-яких сервісах, форумах або […]
Всім привіт! Продовжимо докладніше занурюватися у функціонал яндекса. В одній із статей ми з вами вже зналися на тому, . Сьогодні продовжимо цю тему і детальніше розберемо як користуватися яндекс поштою. Дізнаємося безліч раніше незнайомих її можливостей. розкриємо максимум функцій та «фішок» вашої поштової скриньки.
Авторизація та попереднє налаштування
Щоб зайти в пошту на Яндексі через браузер достатньо перейти на сторінку yandex.ru , натиснути на кнопку з відповідною назвою «Увійти в пошту» у правому верхньому кутку сторінки і у вікні, що відкрилося, ввести логін і пароль свого акаунту.
Опинившись на сторінці із листами, варто налаштувати роботу пошти під себе. Базові можливості досить мінімальні, а налаштування мають багато цікавого. Попереднє налаштування Яндекс-пошти включає безліч пунктів.
Почати варто з відвідування налаштувань облікового запису: клацніть по значку вашого логіна (за замовчуванням у гуртку зображені перші літери імені та прізвища, вказані при реєстрації) у верхньому правому кутку сторінки та у випадаючому меню виберіть «Керування обліковим записом».
Тут можна додати фото, яке бачитимуть усі, хто отримують від вас листи та відповідають на них, змінити персональні дані, додати облікові записи соцмереж для швидкого входу без введення пароля від Яндекса, а також покращити безпеку облікового запису: налаштувати двофакторну аутентифікацію, паролі для додатків Яндекса або для самої пошти, додати додаткову скриньку для відновлення в разі втрати доступу до цього облікового запису.
Для надання пошті індивідуальності є налаштування інтерфейсу Яндекс-пошти - це зміна нудної стандартної теми на щось, що радує око.
Для цього знайдіть значок шестерні зверху праворуч головної сторінки скриньки. Клацнувши по ньому зі списку, виберіть пункт «Оформлення» і застосуйте будь-яку тему, що сподобалася. Тепер розбирати листи стане приємніше.
Як користуватися електронною поштою на Яндексі
Електронна пошта - це не лише відправлення та читання кореспонденції. Ви можете зробити роботу з листами зручною та швидкою. Це особливо актуально для тих користувачів, які користуються Яндекс-поштою в робочих цілях і змушені розбирати сотні е-мейлів щодня.
Створення та надсилання листів
Для створення нового листа натисніть велику кнопку «Написати» вгорі сторінки. Вас зустрінуть поля:
Від кого: тут можна відредагувати ім'я відправника або вибрати інше закінчення адреси поштової скриньки.
«Кому» у цьому рядку ви вказуєте повну адресу пошти одержувача із позначкою «@» та доменом поштового сервісу (наприклад, @yandex.ru).
"Тема" вкажіть тематику листа, щоб одержувач швидше зрозумів про що він і від кого.
Нижче у вікні редактора введіть текст листа. Панель редагування дозволяє вставляти в лист різноманітні елементи: списки, цитати, гіперпосилання, зображення та красиво оформляти текст.
Для активації функції оформлення листа потрібно натиснути кнопку «Без оформлення».
Якщо подібний лист вам доведеться надіслати велику кількість людей, то збережіть його як шаблон, щоб не писати знову. Для цього перед відправкою в кінці рядка «Тема» клікніть за словом «Шаблон». Кнопка «Надіслати» доставить лист адресату.
Якщо вам потрібно відповісти на отриманий лист, користуватися кнопкою «Написати» необов'язково. Ви завжди можете натиснути на "Відповісти" у вікні відкритого листа, щоб написати відповідь.
Як надіслати разом з текстом фотографію та інші файли
Якщо ви хочете окрім тексту передати одержувачу якийсь файл, є три способи. У вікні введення тексту листа на панелі редагування є три значки - скріпки, яндекс диска та конверт.
Натиснувши перше, виберіть файл на жорсткому диску вашого комп'ютера - під час надсилання листа він буде відправлений разом із листом як вкладення.
Прикріпити фото до письма можна за чотири кліки
Якщо файл або фото, що надсилається, знаходиться на яндекс диску, тисніть на відповідний значок. У вікні вибирайте потрібний файл і відправляйте його прямо зі свого.
На мій погляд, це найзручніший і найшвидший варіант відправлення файлів. Цей спосіб дає можливість надсилати файли та фотографії за допомогою смартфона. Ви можете прикріпити будь-яку кількість файлів і не тільки фотографій, а й текстові документи, PDF-файли, архіви тощо.
Докладніше про завантаження фотографій у хмарне сховище яндекса ви можете прочитати у нашій статті: .
Якщо вам потрібно надіслати файл, який знаходиться в поштових вкладеннях, клацніть значок конверта в панелі редагування, вибирайте потрібний файл з пошти і прикріплюйте його до цього листа для надсилання. Працює цей спосіб аналогічно до попереднього. Так, якби ви відправляли файл із яндекс диска.
Вибравши значок із зображенням на панелі редагування, можна вставити в текст листа фотографію, ввівши пряме посилання на це зображення в інтернеті.
Робота з адресною книгою
Адресна книга - зручний спосіб зібрати одному місці всіх найважливіших адресатів. Відкрити список ваших контактів можна клікнувши за словом «Контакти» у верхній частині головної сторінки пошти праворуч від напису «Яндекс Пошта».
У розділі «Контакти» можна вручну додати контакт, заповнивши всі дані у відповідні поля.
Для налаштування адресної книги натисніть на вже знайому вам кнопку з шестернею та виберіть пункт «Контакти».
Ви можете прибрати або залишити галочку навпроти автоматичного збирання контактів, завантажити контакти з файлу або зберегти контакти, що вже є у файл.
Як знайти потрібний лист?
Якщо вам знадобився конкретний і-мейл, а ви пам'ятаєте точне словосполучення з нього або інші дані, введіть їх у порожньому рядку поруч із словом «Знайти» вгорі сторінки. З'явиться список із найкращими збігами.
Що таке мітки та як їх використовувати?
Мітки - спосіб каталогізації листів за важливістю, тематикою, адресатам (наприклад: робочі контакти, друзі, родичі, послуги). Відкрийте будь-який лист і у верхньому рядку після «Відповісти, надіслати, видалити…» ви побачите кнопку «Мітка».
За замовчуванням список варіантів малий, але у меню, що випадає, можна вибрати «Нова мітка». Придумайте їй назву та виберіть комфортний колір. Тепер позначений таким чином лист найлегше знайти в загальному списку.
Ви також можете налаштувати автоматичне встановлення такої мітки на аналогічні листи.
Як переміщувати листи між папками?
Поруч із кнопкою «Мітка» є значок «У папку». Переміщення листа при виборі папки. Можна створювати свої папки, наприклад, «Листи від колег» або «Особливість».
Прискорення роботи з поштою за допомогою гарячих клавіш
На головній сторінці пошти натисніть клавішу «?» або просто "7" (затискати Shift не потрібно). Відкриється міні-віконце зі списком усіх доступних гарячих клавіш для більш ефективної роботи з листами та контактами.
Якщо цей прийом не спрацював, натисніть на шестерню та виберіть «Інші». Знайдіть пункт "Використовувати гарячі клавіші" - там має стояти галочка. Щоб вимкнути комбінації клавіш, приберіть її.
Мобільний додаток Яндекс-пошта: як користуватися
В App Store для iOS і в Google Play для Android ви легко знайдете додаток Яндекс-пошта. Воно користується великою популярністю і є зручним способом читання та відправлення листів з мобільного пристрою.
Встановивши його на смартфон або планшет при першому запуску знадобиться авторизація за логіном та паролем. Доступ до всіх можливих функцій та папок здійснюється за кнопкою контекстного меню у верхньому лівому куті екрана.
Програма дублює основні можливості браузерної пошти. Наприклад відзначимо: кнопка «написати лист» знаходиться у верхньому правому кутку екрана.
Якщо забули пароль від пошти
Є три способи відновлення доступу до скриньки:
- за номером прив'язаного мобільного;
- за допомогою додаткової скриньки (якщо зазначено);
- відповіддю на таємне запитання.
Тому заздалегідь подбайте про те, щоб у разі втрати пароля ви могли скористатися будь-яким із цих варіантів.
Видалення поштової скриньки на Яндексі
Якщо пошта вам більше не потрібна, ви можете видалити обліковий запис.
Зайдіть в «Керування обліковим записом» і прокрутіть сторінку до самого низу.
Там є бліда напис «Видалити обліковий запис».
Пам'ятайте: при видаленні облікового запису будуть видалені всі сервіси яндексу, які були на ньому активні, включаючи яндекс диск з файлами, фотографії та альбоми. До того ж ви назавжди втратите доступ до свого гаманця. Тому, якщо ви вирішили видалити обліковий запис на яндексі, зважте всі «за» і «проти» і підготуйтеся до цього заздалегідь.
