Головна → Корисні програми Роздільна здатність excel. Формати файлів, що підтримуються Excel

Роздільна здатність excel. Формати файлів, що підтримуються Excel

Microsoft Excel - лідируюча програма на ринку рішень для обробки електронних таблиць, яка широко використовується як корпоративними клієнтами, так і домашніми користувачами. Таке визнання цілком виправдане, оскільки це рішення зручне у застосуванні, стабільно працює і відрізняється дуже широкою функціональністю. Однак, як би не був хороший той чи інший програмний продукт, завжди можна знайти функції, які непогано було б у ньому удосконалити. Також і з програмою Excel, для розширення функціональності якої сьогодні розроблено безліч програм-надбудов. Основне їх призначення - додавання нових можливостей та автоматизація звичних рутинних операцій. Найцікавіші рішення такого плану ми й розглянемо.

Управління даними

Робота з осередками, стовпцями та рядками

Працюючи з таблицями задля досягнення бажаного результату доводиться виконувати безліч різноманітних дій: змінювати у комірках формати, переміщати стовпці і рядки, сортувати дані тощо. Все це вимагає певного часу, тому дуже важливо наявність функціоналу для швидкого (тобто одним кліком, а не через послідовний вибір тих чи інших меню) здійснення таких операцій. Необхідний для цього функціонал Excel може бути розроблений власноруч через макроси. Наприклад, якщо вам регулярно доводиться встановлювати в осередках числовий формат із одним знаком після коми, то розумніше створити для цієї операції макрос, призначити його кнопці та винести останню на панель інструментів. Зауважимо, що деякі подібні рутинні операції в Excel мають свої кнопки, але вони просто не винесені на панель інструментів. Тому, перш ніж мудрувати з макросами, варто відчинити вікно Налаштування(команда Сервіс-> Налаштування), активувати вкладку Командита, перебираючи категорії у лівій частині вікна, уважно переглянути кнопки у його правій частині. При виявленні кнопки її потрібно перетягнути на панель інструментів. Можна піти іншим шляхом - розширити функціональність Excel, встановивши відповідні додатки типу ASAP Utilities, PLEX або Cells Assistant for Excel. Це дозволить суттєво прискорити виконання низки операцій.

Після встановлення плагіна ASAP Utilities (http://www.asaputilities.com/download/ASAPUtilities_setup_4-2-5.exe ; 3,36 Мбайт; 49 дол.) в Excel з'являється додаткове меню ASAP Utilities (мал. 1), що має інструментарій до виконання безлічі різноманітних дій. Так, за допомогою даного плагіна можна швидко пронумерувати осередки та вставити у виділених осередках (перед або після введених значень) конкретний текст. Так само нескладно перетасувати значення осередків випадковим чином і об'єднати осередки зі збереженням їхнього вмісту. Або виділити комірки відповідно до певної умови - наприклад, лише захищені або незахищені, порожні або непусті або ті, в яких значення знаходяться в певних інтервалах або мають пов'язані з іншими файлами або аркушами формули і т.п. А також скопіювати параметри налаштування окремого аркуша (розміри полів, колонтитули, орієнтацію сторінки тощо) на будь-який інший аркуш. ASAP Utilities допоможе швидко видалити в таблиці всі посилання, об'єкти (зображення, кнопки), непотрібні прогалини та межі, а також осередки, що мають заливку певного кольору або містять певний колір тексту. З його допомогою можна відсіяти із групи виділених осередків осередку всередині конкретного діапазону і провести сортування осередків з урахуванням не тільки значень, а й цілого ряду інших критеріїв (включаючи колір заповнення осередку, колір, гарнітуру та розмір шрифту та ін.). Дуже зручно в ASAP Utilities реалізовано застосування формул – вони призначаються відразу всьому виділеному діапазону (рис. 2), при цьому програма запам'ятовує останні сто задіяних формул, так що у разі повторного застосування вводити потрібну формулу вже не потрібно – її можна просто вибрати зі списку.

Мал. 1. Меню ASAP Utilities

Мал. 2. Призначення формули виділеного діапазону в ASAP Utilities

Мене часто запитують навіщо в Excel безліч форматів файлів, а вибір справді великий. Давайте розберемося докладніше, навіщо потрібні різні розширення файлів Excel. Більшість типів файлів справді корисні!

1. Розширення файлів Excel. Чим відрізняється .xlsxвід .xls?

Спершу відповімо на найпоширеніше запитання

Файл із розширенням *.xlsx- це формат переважної більшості файлів Excel на даний момент. З'явився з версії 2007. Як каже нам вікіпедія це набір *.xmlфайлів поміщений до архіву.

Файл із розширенням *.xlsце формат усіх файлів версії Excel 2003 та раніше. Він є архівом. Має менше можливостей, працює повільніше.

Інші формати

2. Формат з підтримкою макросів в Екселі

Розширення *.xlsm— Розширення файлів Excel 2007 та вище. Здатний зберігати у собі. Тобто. програмний код мовою VBA (Visual Basic for Applications), докладніше читайте .

3. Двійкова книга Excel. *.xlsb

Чому тоді всі не користуються цим форматом, якщо він такий добрий? Тому що жоден редактор зможе відкрити його, лише Excel, тобто. губиться універсальність. Наприклад, ви не відкриєте його онлайн або його не прочитає більшість альтернатив Excel.

Але на жаль, просто більшість користувачів ніколи не чули про *.xlsb.

4. Розширення *.xltx

Це формат для збереження шаблонів. Незабаром буде окрема стаття з цієї теми. Макроси не зберігає – для цього є формат *.xltm- Теж саме, але з макросами.

5. Розширення .xlam та .xla

Формати для збереження надбудов у 2007 і вище та 2003 і нижче відповідно. Дуже знадобляться, якщо потрібно запускати з будь-якої книги.

І на останок

Якщо вам попався формат. xlс— це формат для збереження діаграм у Excel 2003. Формат — велика рідкість і вже не підтримується новими версіями програми. Так само як і формати WK1 і вище, як формати Lotus 1-2-3, що поступово відмирає.

Файл XLS є електронною таблицею, яка була створена за допомогою поширеної системної утиліти Microsoft Excel, що є потужним засобом для створення та редагування електронних таблиць. Подібне розширення файлу входило до ряду найбільш популярних форматів для зберігання таблиць.

Формат XLS містить дані документа, що зберігаються в комірках, кожна така комірка має певну адресу. Будь-які осередки таких форматів файлів можуть нести формули, пов'язані з інформацією в інших осередках, а також фіксовані дані. Як відомо, у документах Microsoft Word (файл розширенням DOC) можна виконувати різні зміни подання тексту. XLS формат дозволяє проводити такі ж зміни з текстом, редагуючи всілякі параметри, пов'язані з кольором, зображенням, шрифтом, вирівнюванням і так далі.
Розширення файлу XLS може зберігати в собі різні зображення. Подібний файл формату має можливість зберігання діаграм, які були побудовані на основі даних у тих чи інших осередках документа.

Тривалий час, Microsoft Office являв собою офісний пакет, в якому утиліта Excel використовувала розширення XLS як основне, дозволяючи відкрити XLS максимально швидко, проте, в 2007 році розробники оновили програми Microsoft. Оновлена програма Microsoft Office Excel, формує новий документ. XLSX, створений для заміни застарілих XLS файлів.

Відкрити файл XLS можна за допомогою спеціального програмного забезпечення в операційних системах Windows, Linux, MacOS, а також на мобільних платформах Android або iOS. Файли розширенням XLS запускають і в рамках Web за допомогою Google Drive. Крім офіційної програми Microsoft Excel, користувач може відкрити файл за допомогою таких утиліт, як LibreOffice, Apache Open Office, SoftMaker Office, Corel Quattro Pro та інших.

Управління даними

Робота з осередками, стовпцями та рядками

Мал. 1. Меню ASAP Utilities

Мал. 2. Призначення формули виділеного діапазону в ASAP Utilities

Розширення програми Excel буває різним. Одне розширення призначене до створення книжок із даними, інше — до створення книжок із макросами. Але кожне розширення виконується лише серед програми. Розширення, створене для виконання в іншій програмі, яка відрізняється від Excel, поки що не придумано. Сам файл Excel, що має або xlsx в залежності від версії програми, призначений лише для використання у конкретній версії. Якщо документ Excel створено у старій версії 2003 року, він легко прочитається й у старших версіях докладання.

У ранніх версіях розширення утиліти Excel було лише одне і називалося BIFF. Точніше, воно було навіть розширенням, а власним бінарним форматом файлів. Це було не дуже зручно, тому що Excel не міг читати деякі дані, необхідні для роботи з цим інструментом. Тому у версіях Excel від 2007 року було вирішено запровадити деякі додаткові елементи, які значно полегшили життя сучасного користувача, що працює із додатком Excel.

Основні формати файлів

Документ, який виконується у програмі Ексель, обов'язково повинен мати унікальне кодування, яке необхідне для того, щоб утиліта змогла розпізнати та відкрити його. Відомі випадки, коли документ не мав належного розширення і був не відомий для системи. Якщо таке трапляється, то необхідно лише як програму за промовчанням, щоб відкрити документ, вибрати цей інструмент. Тоді документ зможе відкритися швидко та без помилок. Слід зазначити і те що, що документ відкриється у програмі, якщо спочатку створювався задля неї.

Які ж формати файлів є у цій програмі?

*. Цей формат представлений розробниками як робоча книга стандартного плану нових версіях продукту. Однак цей елемент є скоріше архівом з каталогом XML документів, які виконуються в Ексель. Така книга являє собою заміну минулого формату.xls, але підтримка макросів в ній відключена через деякі міркування безпеки.
*.xlsm. Цей формат є не чим іншим, як така ж робоча книга, в яку вже включено підтримку макросів.
*.xlsb. Формат виглядає як така ж робоча книга, яка використовує макроси. Однак вся інформація в ній зберігається в бінарний формат, який відкриває файл набагато швидше, ніж стандартний XML. Найчастіше цей формат використовується для того, щоб відкрити файл, який містить величезну кількість різних рядків та стовпчиків.
*.xltm. Це вже не книга, а повноцінний шаблон, яким будується будь-яка книга в цій програмі, що дозволяє відкрити певний файл. Підтримка макросів тут також здійснюється. Такий файл прийшов як заміна старого формату .xlt.
*.xlam. Цей файл є повноцінним комплексом налаштувань, які покликаний додати додаткові функції всім представленим у програмі інструментам. Зокрема, без нього не було б різноманітних цікавих та корисних можливостей, які є в утиліті на сьогоднішній день.

Потрібно сказати і про те, що розмір вищенаведених файлів настільки малий, що вони зовсім не уповільнюють роботу системи в цілому і інструменту, що розглядається зокрема. Такий фактор зумовив новий ступінь розвитку утиліти.

Формати осередків у додатку Excel

Формат цієї програми прямо впливає на те, як виглядатиме кінцевий результат.Наприклад, можна повністю змінити шрифт у книзі, зокрема його розміри, кольори та інші параметри. Як відомо, вся робоча область у програмі включає в себе кілька комірок, зміна формату яких призводить до зміни виду результуючого документа. Є можливість ретельно налаштувати формат осередків або їх діапазон. Зробити це можна кількома способами, що працюють.

Перший спосіб

Цей варіант є найпростішим і не потребує великих навичок. Все, що потрібно користувачеві, це, перебуваючи в
потрібної комірці, викликати за допомогою правої кнопки миші спеціальне контекстне меню і там увійти до пункту «Формат осередків» і налаштувати потрібні параметри, що включають межі, заливки, формати відображення та вид вирівнювання.

Другий спосіб

Другий варіант передбачає пошук функції в панелі під назвою «Головна». Зокрема, потрібно відшукати цю панель, перейти на неї і вже вибрати розділ, який називається «Шрифти».

Саме тут можна налаштувати всі без винятку параметри відображення конкретних символів, такі як його розміри, кольори та види. Крім цього, тут же можна знайти той же пункт «Формат осередків» та використовувати функції для виділення осередку кольором, а також відображення меж виділеного діапазону за допомогою будь-яких квітів.

Налаштування формату осередків

Всі ці функції відображаються на вкладці Вирівнювання. Тут вже є можливість помістити символи в осередку щодо деяких потрібних параметрів та меж. Наприклад, можна розмістити написи праворуч, ліворуч або по центру осередку. Ну і, звичайно, цілком реально помістити напис по вертикалі, тобто зверху вниз або знизу вгору, або по горизонталі. До того ж, у цьому пункті реально змінити розподіл кількох слів в одному осередку, для чого слід активувати прапорець «Переносити за словами».

У налаштуванні «Формата осередків» є велика вкладка «Число». Вона дозволяє встановити абсолютно необхідний формат числа. Наприклад, можна розмістити подібну напис як числа, текстової інформації, дробу, валюти, відсотків тощо. Тут можна встановити кількість цифр після коми, і навіть розділити число на розряди.

На панелі "Головна" є розділ, що називається "Стилі". Він має на увазі використання готових стилів при форматуванні осередків. Для того, щоб залежно від встановлених умов, комірки перефарбовувалися у певний колір, призначено функцію «Умовне форматування».

Ну і, нарешті, розділ «Редагування» дозволяє здійснити пошук елементів по всій книзі та швидко перейти в потрібну комірку. Ця функція розділу знаходиться під назвою «Пошук».