Зразок ділового листування по електронній пошті. Потрібно правильно використовувати поля «Кому», «Копія» та «Прихована копія»

Написання листів родичам і друзям значно відрізняється від листів в діловому світі. Грамотно оформлене лист дозволяє співрозмовнику сформувати правильне уявлення про репутацію та імідж компанії, яка його надсилає, а також багато в чому позначається на бажанні подальшої співпраці.

Використання електронної пошти

Розвиток інтернет-технологій багато в чому спростило роботу з клієнтами і контрагентами компаній - партнерами по бізнесу, постачальниками, оптовими замовниками.

Електронна скринька зараз існує у кожної компанії і дозволяє практично миттєво відправляти комерційні пропозиції, звітність партнерам і вищим органам, заявки і договори.

До переваг електронної пошти відносяться наступні:

• швидка доставка повідомлень, що дозволяє багато в чому прискорити процес укладання угод і операцій;
• низька вартість. У порівнянні зі звичайною поштою або кур'єрською доставкою електронна пошта коштує набагато менше. При розсилці можна використовувати сервіси, які можуть бути абсолютно безкоштовними і дозволять здійснювати розсилку тисяч листів щодня;
• скорочення рівнів управління в компанії - будь-який співробітник компанії може безпосередньо звернутися до керівника з пропозицією будь-яких ідей. Електронна пошта, таким чином, стимулює інновації і дозволяє організаціям розвиватися швидше. Але в даному випадку необхідно стежити за тим, щоб електронна пошта не перетворилася на своєрідну «книгу скарг», коли співробітники з будь-якого приводу писатимуть листи керівнику компанії, відволікаючи його дійсно важливих питань;
• можливість передачі великого обсягу даних. Всі поштові сервіси мають хмарні служби, які підтримують зберігання і використання великих масивів даних, які легко і безперешкодно передаються з однієї електронної адреси на інший;
• безпечна передача даних і можливість резервного копіювання інформації. Факси або звичайна пошта більш уразливі;
• можливість більш швидкого відгуку на потреби клієнтів - електронна пошта дозволяє оперативно реагувати на скарги або пропозиції споживачів.

Проте, такий тип зв'язку має і свої недоліки. В першу чергу це може бути пов'язано з некомпетентністю фахівців, які здійснюють розсилку листів і, як наслідок, порушення координації між компанією і її клієнтами. Знання основ етики ділового спілкування - основна вимога для тих осіб, які відповідають в організації за поштові розсилки.

Правила і етикет офіційного листування по електронній пошті

Спілкування з друзями і знайомими по електронній пошті сильно відрізняється від ділових листів, де неприпустимі сленг, звернення на «ти», використання скорочень (тільки якщо це не загальноприйняті і повсюдно використовуються скорочення). Від того, наскільки грамотно і професійно складено лист, залежить репутація компанії, лояльність клієнтів до неї і загальний її імідж на ринку, на якому вона функціонує.

Розглянемо основні правила, які дозволять створювати якісні і відповідні ділової етики листи:

• завжди потрібно вказувати тему листа, яка б відповідала його основним змістом. Наприклад, якщо це запрошення на банкет для партнерів, то в темі листа має значитися «Запрошення для керівника» (або вказується його ім'я та по батькові). Важливо розуміти, що організації отримують велику кількість листів, і якщо в темі листа вказати, для кого воно адресоване, секретарю організації буде простіше його передати;
• відповідаючи на лист, обов'язково потрібно зберігати історію попередньої листування - так одержувач зможе при необхідності перечитати ті повідомлення, які були відправлені раніше. Оскільки листів в діловому середовищі приходить і вирушає досить багато, складно тримати в голові всю інформацію від партнерів, тому така відповідь на лист дозволить освіжити в пам'яті те, про що йшла мова;
• звернення на «Ви» - головне правило ділового листування, як і те, що будь-який лист повинен починатися з вітання, а закінчуватися фразою «З повагою, ПІБ, посада»;
• відповідь має бути якомога більш оперативним, оскільки це безпосередньо позначається на репутації компанії. У діловому світі прийнято відповідати на листи протягом декількох годин і не затягувати з відповіддю більше одного дня.

Як вести ділову переписку по електронній пошті з клієнтами

Ділове листування - це ціле мистецтво, якому вчаться роками, і тільки з досвідом спілкування з партнерами виробляється певний стиль написання повідомлень.

Окремо слід відзначити зміст листів: воно не повинно виходити за рамки тематики повідомлення, має бути лаконічним. Не варто довго підводити до основного питання, краще відразу позначити проблему, через яку виникає необхідність написання листа.

Клієнти повинні бути в курсі того, що відбувається в компанії, але не варто зловживати їх часом і робити часті розсилки - так можна легко потрапити в категорію спаму і викликати недовіру з боку клієнтів. Регулярні розсилки можуть здійснюватися з таких приводів, як: нагадування про компанії, її акції та спеціальні пропозиції, запуск нових товарів, зміні координат організації (місця знаходження, телефону, пошти).

Етика листування по електронній пошті з партнерами

• зловживати оклику або знаками;
• надмірно використовувати різні кольори і шрифти, а також великі літери;
• вставляти в листи смайли чи інші веселі картинки.

Лист повинен бути грамотним, як з орфографічною, так і з пунктуаційної точки зору.

Приклади ділового листування по електронній пошті

Нижче наведені приклади грамотно складених листів, що відправляються по електронній пошті:

• Привіт, Іван Іванович. У відповідь на Ваш запит, направляємо Вам у вкладенні нашу комерційну пропозицію. З усіх питань Ви можете зв'язатися з менеджером по продукту: 500-50-50 (Петро);
• Добрий день, Петро Петрович. Компанія «Іванов і партнери» рада повідомити Вам, що тепер ми знаходимося в самому центрі міста - в новому сучасному офісі, розташованому за адресою: вулиця Сидорова, будинок 5, офіс 100. З повагою, Іванов І.І., керівник компанії.

Зібрати контакти і адреси ділових людей на виставках Експоцентру

Одним з ефективних методів збору контактів та адрес майбутніх ділових партнерів є відвідування виставок в ЦВК «Експоцентр». Перед проведенням цієї роботи необхідно запастися великою кількістю власних візитних карток, щоб при знайомстві з бізнесменами ними обмінюватися. Важливо не просто вручати і отримувати натомість візитки, але і розробити власний опитувальний лист, за яким краще буде скласти загальне уявлення про підприємство або компанії, яку представляє учасник виставки. Анкета повинна містити контактні дані, інформацію про профіль компанії, ключові моменти щодо поставок і закупівель, і відображати роль представника компанії в організації.

Список учасників і схему розміщення експозиції можна подивитися на сайті виставці. Контакти краще збирати не тільки в учасників, а й відвідувачів виставки, тому що практично всі відвідувачі так чи інакше, пов'язані з тематикою заходу.

Досить часто перший контакт в діловому світі починається з письмових комунікацій - ділових листів. Але якщо воно буде написано без дотримання правил етикету ділового листа, то ледь зародилися контакти можуть зійти нанівець, і ви втратите клієнта або ділового партнера. Тому, напевно, не доведеться нікого переконувати, наскільки важливо вміти писати ділові листи, які допоможуть скласти сприятливе враження про вас особисто і про вашу компанію в цілому.

Основні правила ділового листування. Сучасні форми листування склалися понад 150 років тому. Прийнято вважати, що їх батьківщина - Англія, де вперше були введені правила складання ділової кореспонденції.

Загальні правила ведення переписки

1. Перед тим як почати складати листи ділового партнера, варто для себе усвідомити такі моменти:

Вид листи (супровідний, лист-замовлення, лист-повідомлення, лист-нагадування, лист-презентація, лист-відмова, гарантійний лист і т.д.);

Чи передбачається відповідь на ваш лист (існують умови, коли отримання відповіді на лист не передбачається, наприклад, лист-презентація);

Чи буде зміст листа однозначно зрозуміло вашому адресату, не залишить воно якихось неясностей щодо питання листування;

Чи впевнені ви, що лист, надісланий поштою, прийде вчасно (якщо немає, то краще скористатися телефаксом, послугами служби DHL або відправити лист через Інтернет).

2. Тон листа завжди повинен залишатися коректним.

3. Необхідно ретельно відбирати лексику, уникаючи неточностей, двозначності, зайвого вживання професійних слів. Текст листа повинен бути простий для розуміння.

4. Лист зайнятості слід писати тільки на бланку організації, від імені якої ви виступаєте. Так як зовнішній вигляд фірмового бланка - це своєрідна візитна картка вашої компанії, то до оформлення офіційного бланка слід ставитися з особливою ретельністю. Чим офіційніше бланк листа - тим офіційніше повинен бути тон листа.

При підготовці документів рекомендується застосовувати текстовий редактор Microsoft Word (програмний продукт корпорації Microsoft Corporation) з використанням шрифтів Times New Roman Cyr розміром № 12 (для оформлення табличних матеріалів), 13, 14, 15, Times DL розміром № 12, 13, 14 через 1 -2 інтервалу.

При оформленні ділового листа номера сторінок проставляють внизу з правого боку сторінки, а при оформленні інших ділових документів - посередині верхнього поля аркуша.

Текст самого листа рекомендується друкувати в бланках формату А4 через 1,5-2 міжрядкових інтервалу, на бланках формату А5 і менш - через один міжрядковий інтервал. Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кілька рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал.

На письмовий запит слід відповідати протягом 10 днів після отримання.

На послання, отримані факсом та електронною поштою, слід відповідати протягом 48 годин, не враховуючи вихідних

Правила оформлення ділового листа в Росії

У Росії оформлення офіційних бланків регламентуються нормативними документами і, в першу чергу, ГОСТ 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документації ».

ГОСТ встановлено два стандартних формату бланків документів - А4 (210 х 297 мм) і А5 (148 х 210 мм). Кожен лист документа, оформлений як на бланку, так і не на ньому, повинен мати поля не менше 20 мм - ліве; 10 мм - праве; 20 мм - верхнє; 20 мм - нижнє.

Дані вимоги до оформлення документів закріплені російським законодавством, але автор рекомендує використовувати їх і при складанні ділового листа закордонному партнеру.

Залежно від ступеня близькості з вашим кореспондентом звернення може починатися зі слів «Шановний + прізвище (ім'я, по батькові)» або «Дорогий + ім'я та по батькові (ім'я)». Такі слова, як «шановний», «пан», «пані», «заступник директора», «начальник відділу» і т.д. скорочувати ні в якому разі не можна. Інакше одержувач має право думати, що ви насправді не дуже-то поважаєте його. А закінчувати лист слід словами подяки за співпрацю. І потім перед вашим підписом ставиться вираз: «З повагою, ...» або «Щиро Ваш ...».

В офіційних листах неприпустимо звернення на «ти», навіть якщо в житті ви з цією людиною перебуваєте не тільки в ділових, а й в дружніх відносинах.

Зазвичай ділове або службовий лист складається з декількох типових структурних елементів:

1. область заголовка.
У цій частині листа зліва розміщується кутовий штамп організації із зазначенням найменування організації, її поштових та інших реквізитів, а також реєстраційний номер і дата реєстрації листа як вихідного документа. Якщо службовий лист є листом-відповіддю, то тут же вказується, на який документ відповідає даний лист.
У правій частині заголовка розміщуються реквізити адресата.

Нижче кутового штампу розміщується заголовок до тексту документа. Мовна конструкція заголовка може мати вигляд:

ü прийменник «О» + сущ. в місцевому відмінку: "Про поставку автомобілів";

ü з питання «Про» + сущ. в місцевому відмінку: "З питання про постачання запчастин";

ü щодо + сущ. в родовому відмінку: "Відносно замовлення на поставку" і т. п.

2. Власне текст листа. Основні особливості оформлення тексту листа полягають у наступному.

ü Текст службового листа, як правило, повинен стосуватися одного питання або декількох питань, якщо вони взаємопов'язані і будуть розглядатися в одному структурному підрозділі організації-адресата.

ü Текст листа, як правило, складається з двох частин. У першій частині викладається причина, підстава або обґрунтування складання листа, наводяться посилання на документи, що є підставою підготовки листа. У другій частині, що починається з абзацу, поміщаються висновки, пропозиції, прохання, рішення і т. Д.

Структура ділового листа

1. Найменування організації-відправника.

3. Дата написання листа.

4. Адреса одержувача листа.

5. Зазначення на конкретну особу.

6. Вступне звернення

7. Вказівка \u200b\u200bна загальний вміст листа, тобто Тема листа.

8. Основний текст листа.

9. Заключна формула ввічливості.

10. Підпис.

11. Вказівка \u200b\u200bна додаток.

При оформленні ділового листа російському партнеру варто пам'ятати ще кілька правил.

Посада особи, якій адресовано документ, вказують в давальному відмінку, наприклад:

Генеральному директору
ВАТ "Альфа Бізнес"
В.А. Прохоров

АТ "Бета Холдинг"
головному бухгалтеру
В.М. Іванов

У разі якщо ви ставите скорочення «пану», «пані», то спочатку пишеться прізвище респондента, після і ініціали.

Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово «Копія» перед другим, третім, четвертим адресатами не вказують. При більшій кількості адресатів складають список розсилки документа.

При направленні листи в організацію вказують її найменування, потім поштову адресу.

При направленні документа фізичній особі вказують прізвище та ініціали одержувача, потім поштову адресу

Позначку про наявність додатка, названого в тексті листа, оформлюють таким чином:

Додаток: на 5 л. в 2 екз .

Якщо лист має програму без назване в тексті, то вказують його найменування, кількість аркушів і число примірників; при наявності декількох додатків їх нумерують, наприклад:

Якщо додатки зброшуровані, то кількість аркушів не вказують.

Якщо додаток надсилають не в усі зазначені в документі адреси, то відмітку про його наявність оформляють наступним чином:

Додаток: на 3 л. в 5 прим. тільки в перший адресу.

До складу реквізиту "Підпис" входять найменування посади особи, яка підписала документ (повне, якщо документ надруковано не на бланку, і скорочене - на документі, оформленому на офіційному бланку компанії); особистий підпис; розшифровка підпису (ініціали, прізвище), наприклад:

тренінги

Візовий збір - це своєрідний психологічний портрет відправника, його візитна картка, а також частина іміджу і репутації компанії. Як остерегти себе від перспективи поставити на цьому жирний хрест - в нашій статті.

Тетяна Ніколаєва,

провідний експерт з ділового етикету компанії «Центр навчання переговорам», Москва

Правила електронного листування для ділових людей - це свого роду інструмент, який дозволяє "тримати обличчя" компанії і відображати її імідж в спілкуванні з партнерами. Які ж ключові правила ділової електронної переписки потрібно враховувати комерсантам? Давайте розберемо докладніше, адже це дійсно відіграє величезну роль.

Правило 1. Вказуйте тему електронного листа

Саме за цим критерієм зайнята людина приймає рішення, яке лист йому відкрити першим. Крім того, це правило електронного листування дозволяє знайти співрозмовника потрібний лист серед потоку кореспонденції. Наприклад, зручно отримувати листи, в темі яких відображені різні організаційні аспекти одного і того ж процесу.

Наприклад: «Пакет документів учасника», «Рахунок на оплату участі у виставці», «Пам'ятка учаснику виставки», «Схема розташування виставкових павільйонів» і т. П. Якщо вся листування велося б з темою «Участь у виставці», знайти потрібний лист в обширному листуванні було б набагато складніше.

Правило 2. Не забувайте про звернення і привітання

Саме з цього і потрібно починати лист. Робити це краще в такій формі: «Добрий день, ім'я (по батькові) адресата». Громіздку конструкцію «Доброго времени суток!» краще не використовувати. Некоректно вказувати і таке формулювання: «Здрастуйте, пан Іванов». У діловому середовищі не говорять про здоров'я. Якщо лист адресовано групі людей, можна використовувати збірне слово: «Шановні панове!» або «Колеги!». Без звернення можна обійтися тільки в разі інтенсивної переписки в режимі «питання-відповідь», як при спілкуванні в Скайпі.

Фрази, які не можна використовувати в листуванні

Якщо для вашої організації електронна пошта - важливий канал лідогенераціі, ось 11 фраз, Від яких редакція журналу «Комерційний директор» рекомендує терміново позбутися.

Правило 3. Пам'ятайте, що стислість - сестра таланту

Якщо предмет листи вимагає пояснень і подробиць, вкажіть необхідні параметри. Однак не лийте при цьому «воду», пишіть конкретно. Ідеальним варіантом буде невелика лист, в якому Ви домовитеся з адресатом про телефонну розмову або про зустріч, на якій Ви зможете обговорити всі деталі.

Правило 4. Стиль письма - діловий, тон - нейтральний

На відміну від очного спілкування і розмови по телефону, де у Вас є скрипт, Ваш адресат не тільки вас не бачить, але і не чує. Ви не можете доповнити свої слова виразом обличчя, інтонацією, іншими невербальними сигналами. Тому строго дотримуйтеся цього правила ділової електронної переписки. Наприклад, в розмові фраза «що ще від мене потрібно?», Вимовлена \u200b\u200bз певною інтонацією, висловить бажання дізнатися весь список обов'язків або дій. А в письмовому вигляді вона може бути прочитана і так: «Скільки можна мене навантажувати? Майте совість! »

Тому, якщо Ви готові до подальших дій, краще завжди використовувати це правило листування по електронній пошті. Напишіть так: «чим ще можу бути корисний / корисна?». Якщо брати участь в подальшому процесі бажання у Вас немає, треба коректно про це сказати. Наприклад, так: «Колеги, на увазі моєї високої завантаженості на іншому проекті, буду вдячний, якщо Ви ...» і далі описуєте свої побажання: «звільніть мене від подальшої роботи з даного проекту», «опишете мені повне коло мох обов'язків, щоб я міг спланувати свою роботу ». При цьому важливо враховувати субординацію: якщо Ви спілкуєтеся з керівником, треба запитати у нього пріоритетність даної роботи.

Правило 5. Дозуйте кількість смайликів в тексті

Це принципове правило електронного листування ділових людей. У деяких компаніях використання «смайликів» строго забороняється. Якщо Ваша організація не належить до їх числа, користуйтеся цими значками, але дуже акуратно. Адже «смайлики» - це символи емоцій, які в діловому середовищі треба дозувати. Одного значка в листі цілком достатньо, щоб дати співрозмовнику зрозуміти Ваші емоції. Це правило листування по електронній пошті стосується також ділового спілкування в Скайпі і в ICQ.

Правило 6. Не забувайте про електронний підпис

В кінці будь-якого (не тільки першого) листа повинна бути підпис, що містить ПІБ і посада відправника, його робочі контакти, логотип компанії. Це хороший тон і показник наявності корпоративної культури.

Правило 7. Перечитайте лист перед відправленням. Виправте помилки та помилки

Недбалість - не найкращий якість для ділової людини.

Правило 8. Відповідайте на кореспонденцію протягом 24 годин

Якщо вам необхідно більше часу, варто написати про це протягом доби. Не зайвим буде після відправлення зв'язатися з одержувачем листи і упевнитися, що він його отримав і коли чекати від нього відповіді.

Правило 9. Підтверджуйте отримання листів з вкладенням

Перевірте, чи коректно вони відкриваються. Зверніть увагу, що керівникам підприємств не варто відправляти ніякі рекламні пропозиції або посилання, що ведуть на них (якщо вони не є предметом обговорення).

Подібні листи краще відправляти від імені менеджера з продажу з відповідним повідомленням у тілі листа.

Правило 10. Листування закінчує той, хто її почав

Останній лист відправляє ініціатор листування. Навіть якщо всі питання вже обговорено, напишіть партнеру слова подяки за ефективну співпрацю та оперативні відповіді. В кінці Ви можете побажати гарного настрою і продуктивної тижні. Однак тільки в тому випадку, якщо у Вас з адресатом тісні і тривалі відносини. У всіх інших випадках, краще вказати: «З найкращими побажаннями».

Без ділового листування в бізнесі нікуди, незалежно від того, пишете ви від імені компанії, або від себе як приватного підприємця. А точніше те, як ви дотримуєтеся її правила. Ваші потенційні бізнес партнери або клієнти будуть багато в чому судити про вас і по тому, як ви вмієте спілкуватися з ними. Візовий збір - це, можна сказати, «обличчя» бізнесмена. І щоб його не втратити, важливо знати про золотих правила спілкування в такому форматі.

Правила ділового листування по email

Так як зараз електронною поштою користуються набагато частіше, ніж звичайної, ми вирішили приділити увагу тому, як правильно вести ділову переписку саме в мережі. Ось вам кілька рекомендацій, дотримання яких не дасть вам вдарити в бруд обличчям перед співрозмовником.

Ім'я поштової скриньки

Перше, що кидається в очі, коли ми відкриваємо нове повідомлення - це той адресу, з якого воно надіслано. Багато хто недооцінює важливість цього моменту, і відправляють ділові листи з особистих поштових акаунтів. Нічого страшного в цьому немає, якщо електронна адреса містить лише ваше ім'я в легкому для читання форматі. Але якщо там є різні прізвиська типу «kissa1988» або «pupsik-26», то відправка повідомлення з такого ящика просто недопустима. Уявіть, які емоції будуть у людини, коли він отримає ділову пропозицію від «пупсика» або «сонечка».

Також не вітаються в бізнес листуванні поштові адреси, які починаються з [Email protected], [Email protected] і тому подібне. Вони просто не сприймаються всерйоз, і є велика ймовірність, що лист навіть не відкриють. Найкращий варіант - це вести ділову переписку з поштової скриньки [Email protected], Де name - це ваші ім'я та прізвище, company - назва компанії.

одержувачі

В електронному листуванні є можливість відправити лист на прямого адресата і поставити інших одержувачів в копію. Передбачається, що одержувачі в копії повідомлення не повинні на нього відповідати. Вони є як би запрошеними спостерігачами. Тому, заздалегідь перед відправкою визначте, від кого саме ви хочете отримати відповідь, і правильно розставте адресатів. Однак, по можливості, не ставте в прямі одержувачі листи кількох людей. Може трапитися така ситуація, що вам не відповість ніхто з них, якщо кожен подумки вирішить «перекласти» цей обов'язок на іншого адресата.

Якщо ж ви самі опинилися в копії ділового листа, то, як ви вже зрозуміли, вашої відповіді відправник не чекає. Але якщо виникла необхідність відповісти саме вам, то ви можете це зробити, але ввічливим буде вибачитися на початку повідомлення за те, що «втручаєтеся».

оформлення листа

Офіційно-діловий стиль. У діловому листуванні, природно, використовується офіційний стиль. У ньому відсутні прикметники, непотрібні уточнення і деталі. Тільки конкретика, ясність і логіка. Після написання ділового повідомлення корисно прочитати його ще раз і прибрати все фрази, які не несуть в собі особливого смислового навантаження і не змінюють суть викладеного. Тільки коли ви переконалися, що всі подібні слова і фрази видалені, тоді можна сказати, що це правило складання ділового листа дотримано.

Грамотність. Говорити, що повідомлення важливо писати грамотно і без помилок - це все одно, що сказати «сніговик повинен бути зроблений зі снігу». Тим не менш, не згадати про це правило не можна. Грамотність - це основа будь-якої листування. Людина, що пише діловий лист з орфографічними помилками, навряд чи кимось може бути сприйнятий серйозно.

Тема листа. Її писати потрібно обов'язково. Намагайтеся робити її короткої, але ємною, щоб одержувачу при одному погляді відразу стало ясно, про що буде йти мова в листі. Тема не повинна складатися з одного слова. «Інформація», «Питання» і т.д. - неправильні теми ділового листа. «Торгова пропозиція від компанії X» - правильна тема. Якщо інформація в вашому листі особливо важлива, то можна помітити його спеціальним прапорцем «важливості», які є практично у всіх сервісах e-mail.

Шрифт. Текст повідомлення повинен бути, в першу чергу, читабельним. Тому використовуйте шрифт Arial або Times New Roman, розмір підбирайте середній (наприклад, в пошті mail.ru оптимальний розмір шрифту - 3). Чи не експериментуйте зі шрифтами або квітами. У діловому листуванні це недоречно. Не використовуйте Caps Lock, знаки оклику і різні спеціальні символи (в тому числі смайлики). Єдине, що допускається - це виділення деяких фраз курсивом або жирним шрифтом. Але і це намагайтеся використовувати тільки при великій необхідності.

Для зручності читання і кращого донесення думки можна використовувати підзаголовки по тексту листа. Але їх не повинно бути занадто багато - не більше 3-4.

Один абзац не повинен бути розтягнутий більш, ніж на 4 рядки. Коли ми читаємо дуже довгі абзаци, текст зливається, і основна думка може бути втрачена.

Будь-які перерахування і списки варто оформляти за допомогою спеціальних маркерів.

Фірмовий шаблон. Буде чудово, якщо ви разработаете фірмовий шаблон електронних листів в своєму корпоративному стилі. І будете відправляти все ділові повідомлення тільки з таким шаблоном. Це дозволить вам виділитися серед інших і дотримати покладену діловому повідомленням офіційність. Однак, не варто перестаратися з «фірмовим» - зайва креативність тільки зашкодить. Все-таки, мова йде про діловому спілкуванні, а не розважальному. Не забувайте також і про те, що одержувачі можуть читати ваші повідомлення не тільки на комп'ютері, але і на мобільних пристроях. Тому шаблон повинен бути оптимізований під різні дозволи екранів.

В одному листі повинен бути тільки один інформаційний привід. І відповідно, від одержувача повинно трактуватись тільки одне цільове дію. Вміщати в одне повідомлення відразу кілька питань, пропозицій або прохань до одержувача вважається некоректним.

Воно повинно розбиватися на наступні частини:
- Вступ;
- основна частина;
- висновок.

У вступі коротко вказуйте мета повідомлення та причини його написання. Основна частина - це сама суть листа. Наприкінці слід резюмувати вищесказане - це можуть бути висновки, прохання, вказівки, пропозиції і так далі. Ніяких «Постскриптум» в діловому листуванні використовувати вкрай небажано. Уникайте також афоризмів, метафор, прислів'їв і так далі.

Якщо вам необхідно подати в листі графічне зображення, то разі не вставляйте його в сам текст повідомлення, а прикрепляйте окремим файлом. Зображення можуть некоректно відображатися на різних пристроях або бути зовсім відключені в інтерфейсі поштової програми одержувача. У тексті, де це необхідно, просто вкажіть «інформація знаходиться в прикріпленому файлі». Якщо таких файлів кілька, але обов'язково пишіть їх назви.

Якщо ви використовуєте абревіатури і скорочення слів, ви повинні бути на 100% впевнені, що одержувач зрозуміє, що мається на увазі під ними. А взагалі, краще перестрахуватися і не використовувати таких речей.

Відсутність емоцій. Ділові листи не повинні містити ніякої емоційного забарвлення. Взагалі. Навіть якщо ви пишете скаргу і вам дуже хочеться показати всю повноту свого обурення, або ви навпаки серцево дякуйте партнера за успішну операцію. Повідомлення повинно бути стриманим і навіть в якійсь мірі холоднокровним. Кожна людина цінує свою індивідуальність, але ділове листування - не найкращий спосіб її проявляти. Офіційний лист веселого або сумного людини, прибиральника або генерального директора має бути однаковим.

Використання лексики. Для зв'язки пропозицій в діловому листуванні використовуються такі стійкі вирази:

1. з тієї причини;
3. на підставі чого;
4. в силу (чого-небудь);
5. відповідно до;
6. виходячи з;
7. приймаючи до уваги;
8. враховуючи;
9. що послужило.

І так далі. Також в ділових листах допускається використання абревіатур і скорочень, що є загальноприйнятими в галузі, в рамках якої пишеться повідомлення. Якщо ж ви сумніваєтеся, чи зрозуміє адресат специфічне скорочення, то краще написати фразу повністю.

Привітання. Будь ласка, ніколи не використовуйте побите кліше «Доброго времени суток». Це, можна сказати, поганий тон не тільки ділового листування, а й електронних листів в принципі. Оптимальне вітання - «Здрастуйте, Ім'я / Ім'я По батькові». До речі, добре звертатися до одержувача повідомлення на ім'я не тільки в привітанні, але і далі по ходу тексту. Якщо ви пишете людині, з яким особисто не знайомі, потрібно обов'язково вказати на самому початку, звідки у вас адресу одержувача.

Розмір листа. Це не художній твір і не ваші особисті роздуми «на тему». Повідомлення повинно бути настільки коротким, наскільки це можливо, щоб передати всю повноту інформації в ньому. Оптимально, якщо текст листа поміститься в один «екран». Читання довгих листів утомливо, до того ж багатьох це дратує.

Відповіді на листи. Коли ви відповідаєте на отримане повідомлення, завжди натискайте кнопку «Відповісти», а не «Написати». При першому варіанті в ваш відповідь автоматично підтягнеться вся історія листування. Це правильно, тому що людина може і не згадати відразу, хто ви і що від нього хочете, якщо не побачить передісторії. Особливо, якщо після останньої листування пройшло вже більше п'яти днів. Можете сміливо цитувати свого співрозмовника під час відповіді на його повідомлення. Це дасть йому можливість згадати, про що ви говорили раніше.

Завжди дякуйте співрозмовника там, де це доречно. Наприклад, можна написати «Володимир, спасибі за Ваш лист» або «Ірина Олексіївна, дякую за такий швидкий відповідь». Такі нюанси покажуть вашу повагу до співрозмовника і пом'якшать настрій електронного спілкування.

Якщо співрозмовник надіслав вам повідомлення, в якому висловив своє невдоволення або навіть відверто нахамив вам, постарайтеся не відповідати йому тим же, як би сильно цього не хотілося. Ситуації бувають різні, але завжди відповідайте ввічливо і стримано.

Звичайно, чим швидше ви відповісте, тим краще. Дуже добре, якщо зможете відреагувати протягом декількох годин. Такий термін є оптимальним. Але припустимо відповідь і протягом декількох днів. Психологи кажуть, що комфортне для людини час очікування відповіді на електронний лист - 48 годин, тобто, дві доби. Якщо чекати доводиться довше, то це вже може сприйнятися як неповагу або ігнорування. Якщо ж питання, який торкнуться в повідомленні, вимагає від вас більшого часу на відповідь, то обов'язково напишіть, що лист ви отримали, взяли до розгляду і відповісте, як тільки зможете. Так відправник, по крайней мере, не буде відчувати себе проігнорованим.

Висновок листи. Не варто писати фрази, які можуть бути сприйняті як спроба маніпуляції: «Маю велику надію на вигідну співпрацю», «Заздалегідь дякую за відповідь» і так далі. Прощатися в електронному листуванні краще фразами «З повагою», «Мої щирі побажання» тощо. Так, такі фрази шаблони, але вони як не можна краще підходять для ділового спілкування. У підписі напишіть своє ім'я, прізвище, посада і назва компанії. Також залиште контакти, за якими з вами можна зв'язатися, крім електронної пошти.

Час відправки. Звичайно, електронні листи не мають на увазі, що їх потрібно прочитати відразу ж при отриманні. Але в діловій етиці електронного листування вважається некоректним відправляти поштові повідомлення у вихідні, святкові дні, пізно ввечері або вночі. Намагайтеся дотримуватися стандартного робочого часу.

І звичайно ж, перед тим, як натиснути кнопку «відправити» уважно перевірте правильність написання імені одержувача та його електронної адреси. Перечитайте весь текст повідомлення і перевірте його на наявність друкарських або некоректних фраз.

За останні десятки років ділове листування за допомогою електронної пошти набула величезної популярності і стала одним з основних способів ділового спілкування. Сьогодні важко знайти таку людину, яка б в практиці міжособистісних комунікацій не використовував би електронну пошту. Незважаючи на це, багато хто сьогодні задаються питанням: так, щоб були дотримані всі правила? Як за допомогою грамотного письма сформувати у адресата гарне враження про відправника?

Дана стаття описує регламент ділової переписки по електронній пошті, а практичні поради, представлені в статті, допоможуть навчитися правильному ділового спілкування при складанні електронних листів.

Багато хто починає свій робочий день саме з перевірки поштової скриньки на наявність нових повідомлень. Але, на превеликий жаль, не дивлячись на поширеність цього методу обміну інформацією, багато хто не вміють правильно використовувати мову ділового листування, приймаючи електронні листи за неформальний спосіб спілкування.

Завдяки швидкості доставки спрощує обмін важливими офіційними документами, бланками, заявами, але й тут люди роблять помилки при відправленні листів. Дуже часто трапляється, що при складанні електронного листа при обміні будь-якими файлами адресанти з яких-небудь причин не складають супровідних нарисів і не вписують теми, що може ускладнювати роботу одержувачів. Мета даної статті дати відповідь на питання: як відправити лист по електронній пошті і дотриматися всіх правил ділового письмового спілкування за допомогою електронної пошти?

При складанні електронних листів повинні бути заповнені всі представлені поля

Правила ділового листування по електронній пошті зобов'язують відправника листа заповнювати всі поля, передбачені в електронній пошті, такі як адреса та ім'я одержувача і відправника листа. Обов'язково повинна бути описана тема, яка коротко описує суть листа, що. Дуже часто від правильно описаної теми залежить доля відправленого листа і швидкість вирішення проблеми викладеної в ньому. Ділове електронний лист повинен починатися з вітання - це нескладне прояв поваги до одержувача дуже важливо при листуванні. Після привітання має слідувати текст, який називають «тілом листи», а в кінці залишається підпис, наприклад, «З повагою, Бріс Петро Іванович».

Привітання в діловому листуванні

На цьому моменті варто додатково загострити свою увагу, так як жест поваги дуже важливий при будь-якому аспекті ділових комунікацій. Оптимальним вітальним словосполученням є «Добрий день» або ж «Здрастуйте». Ведення ділової переписки по електронній пошті обмежує відправника у використанні словосполучень «Добрий вечір» або «Доброго ранку», так як одержувач може прочитати лист набагато пізніше його отримання. Також не коректно використовувати в привітанні просторічні вирази, які вживаються в

Після слова або словосполучення вітання слід звернутися до одержувача по імені та по батькові, а в разі, якщо ім'я невідоме відправнику, цей момент можна пропустити. Після можна переходити до викладу мети листи.

Прикріплені файли в діловому листуванні по електронній пошті

Якщо головною метою листи виступає не тільки письмове оповідання і виклад суті питання, а й відправлення файлу, то краще прикріпити пересилається об'єкт в першу чергу. Часто трапляється, що багато відправники, через неуважність, виклавши суть питання в тексті листа, забувають прикріпити потрібними вкладеннями. Така недбалість може негативно позначитися на діловій репутації відправника ділового листа.

Електронна адреса має бути впізнаваним і лаконічним

Правила ділового листування по електронній пошті зобов'язують відправника мати впізнаване електронне ім'я, яке повинно нести в собі правдиві відомості про ім'я відправника. Дуже не лаконічно і нерозумно виглядають офіційні листи і звернення, коли в електронній адресі вказані неформальні вирази або слова, наприклад, електронну адресу «limon_petya». Це виглядає дуже несолідно для дорослої людини. Для ведення ділової переписки краще створити окремий email і дотримуватись етикету ділового листування по електронній пошті.

Використання швидкої функції Reply (Response) на відповідь отриманих раніше листів

Функція Reply або Response (в скороченому варіанті вона виглядає як Re :) допомагає користувачеві швидким способом відповідати на раніше надіслані повідомлення відправника. Ця функція має також і універсальної можливістю прочитати попередню переписку зі співрозмовником по заданій темі. Але правила ділового листування по електронній пошті зобов'язують відправника перейменовувати тему ділового листа, якщо під час листування суть обговорення змінена.

Перед відправкою ділового листа випливає здійснювати вичитування на предмет орфографічних помилок і пунктуації

Електронна пошта спрощує обмін інформацією, але при діловому листуванні не варто нехтувати правилами російської мови, так як недбало допущена помилка може вплинути на авторитет відправника. Перед тим як відправити лист, слід кілька разів переглянути текст і ретельно перевірити його на наявність офографіческіх і пунктуаційних помилок. Багато електронні поштові клієнти мають функцію перевірки орфографії, тому слід звертати увагу на слова, підкреслені червоною лінією. Якщо виникають сумніви в правильності написання, то слід звернутися за допомогою в інтернет або перевірити написання за допомогою орфографічного словника.

Поле адресата має заповнюватися в останню чергу

Щоб уникнути відправки незакінчених або невідредаговані листів адресу одержувача ділового листа випливає вписувати в самий останній момент перед відправкою. Це правило також входить в основи ділового листування по електронній пошті. Трапляється, що при заповненні поля адресата електронна пошта може запропонувати внести до списку нещодавно використаних одержувачів, тут також слід загострити свою увагу, для того щоб помилково не відправити складене ділове лист сторонньому адресату.

Структурування ділового листа

Правила структурування тексту поширюється не тільки для паперові носії, але також і на правила ділового листування по електронній пошті. Не завжди одержувачу зручно вичитувати великі обсяги тексту листів на екрані монітора. Для спрощення цього моменту слід розбивати текст на логічно сформовані невеликі абзаци і не допускати в написанні тексту ділових листів ускладнених пропозицій. Оптимальна довжина одного пропозиції в діловому листі повинна складати не більше п'ятнадцяти слів.

Суть ділового листа повинна викладатися по суті

Крім зазначеної теми ділового листа, одержувача повинно зацікавити і чітко сформульоване перше і друге речення основного тексту. Завданням відправника є викласти на початку листа суть проблеми або питання, по якому він звертається до одержувача. У першому реченні повинна бути позначена мета, по якій іде діловий лист. Зразок: «Повідомляємо Вам, що терміни зобов'язання за договором №45 від 02.01.2017 року« Про поставе сипучих матеріалів »добігають кінця. Для продовження договору Вам слід подати повторний пакет документів ». Завдяки окресленої мети одержувач має можливість вникнути в головну думку ділового листа. Якщо текст листа занадто великий, то краще скористатися функцією прикріплення об'єкта вкладенням у вигляді текстового документа, але при цьому з поле для тексту слід залишити супровідний нарис, який висвітлює діловий лист. Зразок: «Направляємо Вам для ознайомлення електронну копію листа компанії ТОВ« Мак-буд ». Просимо Вас повідомити Ваше рішення з питання продовження договору №45 від 02.01.2017 року «Про поставе сипучих матеріалів» до зазначеного в листі терміну ».

На кожне ділове електронного листа має бути дана відповідь

Існують негативні приклади ділового листування, коли одержувач ігнорує діловий лист з яких-небудь міркувань. Іноді дійсно можуть бути випадки, коли відповідь не можна дати через певні ситуацій, наприклад, термін вирішення проблеми може зайняти кілька днів або одержувач перебуває в роздумах і не може відразу відповісти на поставлене запитання. В такому випадку повинен бути дано короткий коментар з цього приводу, наприклад, «Здрастуйте, Петро Іванович. Я одержав Вашого листа, але на сьогоднішній день важко відповісти, тому що повинен проконсультуватися з вищим керівництвом. Я доповім про Вашу проблему генеральному директору нашої компанії і дам офіційну відповідь до кінця тижня. З повагою, менеджер відділу продажів Бєлов Іван Геннадійович ».

Варто пам'ятати, що в разі, якщо відповідь не була дана протягом трьох робочих днів, то факт мовчання одержувача ділового листа можна оцінити як ігнорування і відмова від спілкування з відправником.

При складанні відповідних листів слід відповідати на всі поставлені запитання

Якщо спрямоване одержувачу лист несе знак питання характер, то при складанні листа слід давати відповіді на питання в тій черговості, яка присутня в отриманому тексті ділового листа. Якщо питання були задані, відправник сподівається отримати на них конкретні відповіді. При складанні листа відповіді не варто нумерувати, потрібно просто висловлювати думку по порядку. Для того щоб відповісти на всі поставлені питання, для початку потрібно кілька разів перечитати отримане діловий лист і в тому випадку, якщо питань занадто багато, краще виписати їх окремо, щоб не допустити пропуску. Якщо неможливо дати відповідь на деякі з поставлених питань, варто вказати, що на даний момент з яких-небудь причин відповідь не може бути дано.

Не варто зловживати абревіатурами, емоційним оформленням і прописними буквами

Існують негативні приклади ділового листування, коли відправники розбавляють її, використовуючи неформальні знаки у вигляді смайлів. Їх застосування популярно при спілкуванні в соціальних мережах, однак правила ділового листування не вітають такі прояви емоцій, так як одержувач може не знати їхнього справжнього значення і прийняти їх за незрозумілий йому набір пунктуаційних помилок.

Також варто відмовитися від написання тексту прописними буквами. В інтернеті набір слів написаних прописними літерами називають «кричущими фразами» і частіше такі фрази несуть в собі негативний окрас. Одержувач при прочитанні електронного ділового листа може розцінювати такий шрифт негативно, що згубно позначиться на сприйнятті сенсу. У разі якщо в діловому листі потрібно підкреслити важливість будь-якого моменту, краще використовувати вступні словосполучення, наприклад, «Звертаємо Вашу увагу, що Вам необхідно надати пакет документів для продовження договору не пізніше 10.02.2017 року» або «Зверніть увагу, що документи на продовження договору слід подати до 10.02.2017 року ».

Не варто передавати секретну інформацію за допомогою електронної пошти

Для передачі особистої або конфіденційної інформації краще відмовитися від електронних поштових скриньок, так як існує загроза перехоплення відомостей зловмисниками для використання у своїх корисливих цілях. До такої інформації можуть бути віднесені: номери телефонів, паролі від банківських карт, лицьові банківські рахунки і т. П. Важливо пам'ятати, що інформація зберігається на сервері поштового агента і в разі злому може бути викрадена.

В кінці листа обов'язково повинна стояти підпис відправника

Як вже говорилося раніше, кожне відправлене лист повинен містити конкретизовану підпис. Часто розробники поштових скриньок вводять функцію блоку підпису, в який можна внести свої дані про посади, імені та контактний номер телефону. Згодом даний блок буде автоматично відображатися в кінці кожного листа, що дозволить спростити набір тексту. Важливо правильно скласти підпис, щоб одержувач мав можливість при відповіді на лист коректно звернутися до відправника. Приклад підпису може виглядати так: «З повагою, Петров Микола Олександрович, +79810000000».

Роблячи висновки, можна відзначити, що для того, щоб зрозуміти, як вести ділову переписку по електронній пошті, не потрібно освоювати додаткові і складні ази. Варто всього лише дотримуватися елементарних правил етикету і дотримуватися норм російської мови.