Програми оформлення документів. Програми для роботи з документами офісного типу: короткий огляд

Програми оформлення документів. Програми для роботи з документами офісного типу: короткий огляд

Microsoft Word– програма призначена для створення, редагування та обробки текстових документів. Ця програмаоснащена безліччю інструментів та панелей, які забезпечують швидку обробку даних та роздруківку тексту. Майкрософт Ворд займає перше місце серед програм такого призначення, адже за функціональністю та практичністю йому немає рівних. За необхідності завантажити безкоштовно програму для створення документів Word можна за посиланням нижче.

Майкрософт Ворд - це текстовий редактор, який створено розробниками компанії Майкрософт. Ця програма застосовується у будь-якому офісі, на фірмах та підприємствах. Створення та роздрук текстових документів давно використовуються при оформленні договорів та укладанні угод між компаніями.

Текстовий редактор Microsoft Ворд дозволяє створювати документи великого обсягу. У програмі можна створити звіт, записку, реферат чи багаторівневу текстову роботу з використанням посилань та змістів.

Скріншоти

Користувач може вставити зображення, таблиці та інші файли в будь-яку частину документа та оформити рамки в документі. Майкрософт Ворд підтримує створення діаграм та складних формул, які використовуються для підрахунку аналітичних даних.

У програмі можна зашифрувати документ, встановивши пароль. Майкрософт Ворд оснащений інструментами для створення списків, нумерованих сторінок, автоматичних змістів, гіперпосилань та інших елементів, які полегшують роботу з великим текстовим документом.

Користувач може відформатувати готовий текст та додати елементи, які спрощують перегляд текстових даних. У Microsoft Ворд можна змінювати накреслення шрифту, вказувати кегль, створювати підкреслений шрифт, виділяти жирним будь-які фрагменти тексту та багато іншого.

Відеоогляд програми Word 2016

Цей текстовий редактор створений просто та зручно. Word не вимагає спеціальних навичок та додаткового навчання, щоб створити документ та обробити його. Всі елементи керування та інструменти винесені на панель, при необхідності користувач може налаштувати відображення піктограм та додати додаткові функції.

Коли виникає проблема при обробці тексту або незрозуміло, як зробити операцію або додати елемент, можна скористатися довідкою. Довідка Microsoft Word дуже зручна і містить розділи швидкого переходу на потрібний розділ.

Microsoft Word версії 2007 року створено по-новому. Усі панелі та інструменти винесені на окреме вікно, що спрощує вибір елемента. Цей підхід до переробки дизайну не сподобався багатьом користувачам, які звикли до більш раннім версіямпрограми.

Для певної кількості користувачів оновлений інтерфейс програми став чимось новим, а любителі старого дизайну висловили негативні відгуки. Microsoft Word створено з використанням вкладок, на яких розташовуються об'єкти та інструменти для певного пункту головного меню програми. Такий перехід від класичного меню та списків на "вкладність" не всім до душі, але в такому інтерфейсі є багато плюсів. Тепер всі функції одного меню знаходяться на одній вкладці, а це дуже зручно, коли потрібно часто звертатися до інструментів.

Ця програма працює навіть на слабких комп'ютерах. Тесовий редактор дозволяє обробляти тексти та додавати до них нові елементи. У Microsoft Word 2007 немає відмінностей у функціональності з попередніми версіямипрограми. Програма стабільно працює на операційних системах нового покоління.

Microsoft Word дозволяє створювати шаблони, візитки, тестові роботи з великою кількістюсторінок та інші текстові документи із багаторівневою структурою. У текстовому редакторі можна створювати макроси та скрипти, які автоматизують роботу користувача.

Робота з документами забирає у користувачів, особливо офісних співробітників, дуже багато часу. Адже існує чимало програм, що дозволяють суттєво оптимізувати ручну працю під час роботи з документами шляхом автоматизації деяких процесів. Багато таких рішень прості в застосуванні, дуже зручні і недорогі, а тому доступні широкому колу користувачів. Про такі програми і йтиметься у цій статті.

Організація документів

Користувачам, яким доводиться мати справу з великою кількістю електронних документів, добре знайома ситуація, коли, навіть незважаючи на строгу систему каталогів і підкаталогів, на пошуки потрібного документа йде чимало часу. Один із варіантів вирішення даної проблеми - використання спеціальної програми-каталогізатора, основне завдання якої полягає в упорядковуванні та розсортуванні даних, що в результаті забезпечує швидкий пошук потрібної інформації. Таких каталогізаторів на ринку представлено безліч, і всі вони спрямовані на каталогізацію або дисків, папок і файлів, або якоїсь вузькоспеціалізованої інформації (фільмів, монет, марок тощо). Для каталогізації документів підійде будь-який універсальний каталогізатор, що дозволяє каталогізувати папки та файли різних типів. Найкращим серед подібних рішеньвважається пакет WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/), проте він досить дорогий, а його можливості для багатьох користувачів явно надмірні. Більшості буде досить скористатися пакетом WinCatalog Standard.

Іншим способом є об'єднання пов'язаних між собою документів у складні ієрархічно структуровані документи, що зберігаються всередині файлів даних, відповідних цим структурам. У подібних структурованих документах набагато зручніше орієнтуватися і знаходити потрібну інформацію завдяки структуризації, так і розширеним можливостям пошуку всередині документа. Крім того, подібне структурування дозволяє здійснювати зовнішній пошук і шукати документи за фрагментами тексту, що входить до них. Наприклад, для створення ієрархічно структурованих документів призначений пакет Maple.

WinCatalog Standard

Розробник: WinCatalog.com

Розмір дистрибутива: 1,62 Мбайт

Робота під управлінням: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

Спосіб поширення: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Ціна: 200 руб.

WinCatalog Standard є зручним у роботі багатофункціональним каталогізатором зі зрозумілим російськомовним інтерфейсом (рис. 1). Пакет дозволяє каталогізувати дані з будь-яких носіїв інформації, які можуть бути підключені до комп'ютера: дискет, жорстких та мережевих дисків, звичайних CD- та аудіодисків, Zip-дисків тощо. З його допомогою можна розсортувати та впорядкувати будь-які папки та файли незалежно від їхнього місцезнаходження. Вносити дані в каталог можна як вручну (відразу у віртуальні папки), так і шляхом сканування дисків (включаючи Zip-архіви, що знаходяться там) - в такому випадку витягнуті з дисків папки та файли для зручності орієнтації краще потім розсортувати за віртуальними папками, що завдяки підтримці операції drag&drop не займе багато часу.

Мал. 1. Інтерфейс WinCatalog Standard

Загальне управління каталогом здійснюється легко та зручно. Розбиття даних по тематичним папкам значно спрощує орієнтацію, а розміщення папок і вкладених у них елементів неважко змінити звичайним перетягуванням. Розширений пошук (за ім'ям, коментарем, розміром і датою зміни; рис. 2), що підтримує булеві операції та можливість вибору конкретної папки для пошуку, а також враховує ключові слова (їх можна завбачливо додавати до окремих елементів каталогу), дозволяє швидко знайти потрібний документ , а пошук дублікатів - видалити з колекції елементи, що повторюються. Експорт усієї або частини каталогу документації в CVS-файл забезпечує можливість обробки даних в іншому додатку (наприклад, у MS Excel), а експорт у HTML-файл зручний для друку каталогу.

Мал. 2. Пошук документів у WinCatalog Standard

Maple 6.25

Розробник: Crystal Office Systems

Розмір дистрибутива: Maple – 5,3 Мбайт, Maple Professional – 5,89 Мбайт

Робота під управлінням: Windows (всі версії)

Спосіб поширення: shareware (30-денна демо-версія: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Ціна: Maple - 21,95 дол., Maple Professional - 30,95 дол.

Maple – зручний у застосуванні менеджер документів, який дозволяє об'єднувати різнопланові матеріали в ієрархічні структури та отримувати у результаті структуровані документи: бізнес-плани, звіти, аналітичні записки, брошури тощо. У таких ієрархічних деревах документів різнопланова інформація представлена ​​наочно, а знайти будь-який документ набагато простіше, ніж при стандартній каталогізації. Для перегляду створених у Maple документів необхідний спеціальний переглядач Maple Reader, який можна безкоштовно завантажити за адресою: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 Мбайт). Пакет відрізняється дружнім інтерфейсом (рис. 3) і настільки простий у вивченні, що навіть відсутність російськомовної локалізації програми для більшості користувачів не стане перешкодою, а тому дане рішенняможна рекомендувати найширшій аудиторії.

Мал. 3. Інтерфейс програми Maple

Менеджер представлений у двох версіях: базової Maple та розширеної Maple Professional. До принципових відмінностей розширеної версії варто віднести наявність таких додаткових функцій, як пошук документів, перевірка граматики, шифрування файлів і резервування ієрархічних структур.

Основа будь-якого документа в Maple - ієрархічне дерево вузлів, рівень вкладеності підвузлів у якому, як і їх кількість, не обмежений. Кожен вузол є окремим документом, що містить не тільки текст (набраний безпосередньо, вставлений з буфера обміну або імпортований з документів у форматах RTF, DOC, WRI та HTML), а й табличний матеріал, графіки, посилання на базові фрагменти підсумкового документа або файли та т.п. При оформленні документів передбачено застосування стандартного набору функцій для роботи з текстом: зміна типу та розміру шрифту, створення списків, оформлення абзаців, використання стилів тощо. Інтеграція з MS Word дозволяє застосовувати вбудований у MS Word спеллчекер для перевірки граматики та пошуку синонімів не тільки англійською, а й російською мовою. Вбудована система резервування забезпечує можливість створення стислих резервних копійієрархічних документів (у форматах ZIP та CAB). Вбудований майстер шифрування допомагає зашифрувати конфіденційні документи із застосуванням криптографічного алгоритму Blowfish. А пошуковий модуль Finder дозволяє швидко знайти потрібні документи за фрагментом імені, автором, коментарями, змістом (рис. 4) і т.п.

Мал. 4. Пошук документів по вмісту
в них тексту в Maple

Швидкий доступ до документів

Технологія комп'ютерної підготовки документів передбачає, що створені документи надалі неодноразово використовуються. Наприклад, при розробці нового документа вам можуть знадобитися один-два абзаци із вчорашнього документа або новий документвзагалі є копію старого, але зі зміненою змінною інформацією і т.д.

На жаль, користувач далеко не завжди може згадати, як називався створений позавчора важливий документ, а часом і не має уявлення про те, де його шукати. Звичайно, потрібно давати документам значні імена і зберігати їх, дотримуючись чіткої каталогізації, але, на жаль, буває й інакше, провиною чому поспіх, дзвінки, що відволікають, і т.п. В результаті на пошуки необхідного документа може піти багато дорогоцінного часу - адже зовсім не факт, що вам вдасться відкрити його через перелік посилань Windows до останніх документів, доступних через меню «Пуск». Справа в тому що даний список:

  • обмежений 15 документами - це означає, що ймовірність влучення в нього документів, наприклад, тижневої давності практично дорівнює нулю;
  • не дозволяє визначити місцезнаходження документа, якщо ви пам'ятаєте частину тексту, але забули назву файлу;
  • не включає однойменні (проте при цьому різні) документи, збережені під одним ім'ям, але в різних папках, Що актуально, наприклад, при спільної роботинад документом із формуванням кількох його версій.

Є ще одна проблема - передбачений у Windows список недавніх документівє одним із каналів витоку конфіденційних даних, оскільки за ним будь-який користувач (у тому числі зловмисник) може зорієнтуватися щодо характеру комп'ютерної діяльності власника. Тому список рекомендується регулярно очищати, наприклад за допомогою утиліт для видалення з диска «сміттєвих» даних. У результаті складається, здавалося б, парадоксальна ситуація: якщо користувач регулярно знищує інформацію про документи, що нещодавно використовуються, з метою безпеки, то він позбавляється швидкого доступудо них, а інакше ризикує стати жертвою зловмисників. Однак вихід є – можна скористатися спеціалізованою утилітою ActualDoc, яка розширює можливості Windowsщодо роботи з останніми документами.

Якщо ж потрібний документ був створений вже давно і тому ніяк не може фігурувати в списку документів, що недавно відкривалися (як вбудованому в Windows, так і в списку ActualDoc), то доведеться вдатися до його пошуку. Тут виникає інша проблема - як правило, користувач не пам'ятає імені документа (як і дати його створення), зате знає, які ключові слова зустрічаються в тексті. Отже, потрібно шукати документ за фрагментами тексту, що входить до нього - на жаль, це завдання хоч і можна вирішити вбудованими засобами Windowsабо, наприклад, Word, але дуже посередньо. І справа не тільки в тому, що такий пошук не зовсім очевидний і виконується повільно – іноді з цим можна змиритись. Набагато важливіше, що далеко не всі файли виявляться знайденими - морфологічні особливості російської мови при пошуку враховуватися не будуть, тому залишаться не знайденими файли, в яких слова мають інше відмінкове закінчення. У той же час спеціалізовані пошукові утиліти, такі як "Шучка" (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), "Архіваріус 3000" та Phoenix Search (http http://indexlab.net/), можуть швидко знайти потрібні документи незалежно від їхнього розташування. Найбільш привабливим серед названих рішень щодо співвідношення «ціна/якість» нам видається пакет «Архіваріус 3000».

ActualDoc 3.5

Розробник: Flexigen Software

Розмір дистрибутива: Standard – 4,1 Мбайт, Professional – 3,6 Мбайт

Робота під управлінням: Windows 2000/XP/2003/Vista

Спосіб поширення: Standard – freeware (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional – shareware (14-денна демо-версія – http://www.flexigensoft.com/files/download/ actualdoc.exe)

Ціна: Standard - безкоштовно, Professional - 19,95 дол.

ActualDoc - менеджер останніх документів, що запам'ятовує документи і забезпечує швидкий і безпечний доступ до них. Програма відрізняється простотою та інтуїтивністю, має дружній інтерфейс з підтримкою російської мови (рис. 5) і практично не вимагатиме часу на освоєння, тим більше що супроводжується вичерпною довідковою системою, а тому може стати незамінним інструментом як для професіоналів, так і для домашніх користувачів.

Мал. 5. Інтерфейс програми ActualDoc

ActualDoc веде облік завантаження необмеженої кількості документів протягом зазначеного користувачем терміну (за замовчуванням - 60 днів), підтримує понад 40 форматів файлів (текстові та графічні файли, документи MS Office та HTML-документи, PDF-файли та ін.) і дозволяє швидко завантажити будь-який з них. Знайти у середовищі програми потрібний документ – не проблема. Якщо згорток запам'ятовуваних нею документів порівняно невеликий, можна вибрати документ прямо зі списку. В іншому випадку розумніше попередньо обмежити список можливих претендентів шляхом його фільтрації (можлива фільтрація за часом прому інтервалу, по розширенню і категорії) або провести пошук на ім'я документа (у загальному вигляді) або за фрагментом тексту, що входить до нього (щоправда, пошук за російським текстом не завжди вдалий). Є й інший спосіб швидко відкрити потрібний документ - через вбудовані закладки (такі ж, як у Internet Explorer; Мал. 6), які можуть бути призначені окремим документам, що часто використовуються, і істотно прискорюють доступ до них, оскільки необхідність пошуку відпадає. Вибраний документ надається доступним у вбудованому переглядачі - для перегляду, пошуку та копіювання, а також у зовнішньому додатку- для редагування і може використовуватися для повної переробки, вибіркового копіювання з нього інформації або для надсилання документа електронній пошті. При цьому сам список документів може бути захований від сторонніх очей і захищений паролем - у цьому випадку файли, що нещодавно використовуються, не будуть відображатися в меню Пуск -> Документи.

Мал. 6. Відкриття документа через закладку
у ActualDoc

Пакет поставляється у двох версіях: безкоштовної базової Standard та платної Professional. Можливості безкоштовної версіїне дозволяють переглядати документи у вбудованих переглядачах, використовувати функцію пошуку (в результаті шукати документи можна лише візуально, переглядаючи повний або відфільтрований список), створювати користувацькі категорії та редагувати закладки.

Архіваріус 3000 (3.82)

Розробник: Likasoft

Розмір дистрибутива: 3 Мбайт

Робота під управлінням: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Спосіб поширення: shareware (30-денна демо-версія - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Ціна:студентська ліцензія – 195 руб., персональна ліцензія – 295 руб., комерційна ліцензія – 900 руб.

« Архіваріус 3000» - це оптимальне рішення для швидкого пошукудокументів 18 різними мовами (включаючи російську, англійську, німецьку та французьку), орієнтоване на широке коло користувачів. Програма забезпечує миттєвий доступ до документів, що знаходяться на жорсткому диску, мережевих та знімних дисках(CD, DVD, ZIP та ін.) і може працювати з усіма популярними типами документів (PDF-файлами, документами MS Office, текстовими файлами тощо). Вона вміє здійснювати пошук в архівах (ZIP, RAR та ін.), поштові повідомлення(Outlook, Outlook Express, The Bat! та ін) і вкладених у них файлах. Крім того, підтримується пошук у базах даних Lotus Notes та Lotus Domino та в базах повідомлень ICQ, Odigo IM та Miranda IM.

Поряд із звичайним пошуком за ключовим словом або за набором ключових слів, програма підтримує режим розширеного пошуку із застосуванням логічних функцій і може шукати документи не тільки за вмістом, але й за ім'ям файлу, датою зміни, розміром, типом документа, кодуванням та ін. (рис. 7). Завдяки повній підтримці унікально, пошук коректно виконується не тільки в документах однією мовою, а й багатомовними (наприклад, з текстом російською та німецькою мовами одночасно). Можливий віддалений пошук документів через Інтернет із подальшим доступом до знайдених документів через будь-який інтернет-браузер, наприклад, через Internet Explorer. Результати пошуку можуть бути представлені в режимі витримок, коли відображаються найбільш значущі (релевантні) фрагменти вибраних документів з підсвічуванням знайдених слів, та в режимі таблиці, коли виводиться коротка інформація про документи (рис. 8), за якою вони можуть бути відсортовані.

Мал. 7. Пошук документів у середовищі «Архіваріус 3000»

Мал. 8. Варіанти подання результатів пошуку
в «Архіваріус 3000»

Заповнення типових документів

Підготовка типових документів забирає значну частину часу у тих користувачів, хто за боргом служби займається оформленням різноманітної документації у страхових компаніях, банках, нотаріальних конторах, компаніях, що надають різноманітні послуги, тощо. Як правило, такі документи створюються в текстовому редакторі Word на основі спочатку розроблених базових документів, в яких просто замінюється певна змінна інформація. Нічого складного в цьому немає, але при великих обсягах документації неминучі помилки - можна, наприклад, випадково ввести дані не в те місце, де їм потрібно перебувати, або стерти кілька слів документа і т.п. Тому бажано, щоб відкритими для введення були ті поля, у яких мають вводитися дані, а решта текст було заблоковано. Можливість створення таких документів у Word розробниками передбачена. Достатньо розробити серію шаблонів для всіх типових документів, що використовуються в організації, для кожного шаблону заборонити зміну постійних даних (команда Сервіс -> Встановити захист -> Заборонити будь-які зміни, крім введення даних у поля форм) і навчити користувачів створювати документи за шаблонами. Для типових документів, де змінної інформації порівняно небагато, таких шаблонів виявиться цілком достатньо, щоб суттєво прискорити процес підготовки документів та знизити ризик помилок.

Однак на практиці застосовується чимало типових документів, у яких змінна інформація займає до половини обсягу, причому частина змінних даних у тому чи іншому вигляді неодноразово повторюється (рис. 9) – наприклад, п.в.о. у різних відмінках, прописи для введених дат чи сум тощо. У цьому випадку використання Word-шаблонів мало що дає, оскільки заповнення документів навіть через шаблони вимагатиме багато часу, адже всі змінні дані доведеться вводити вручну.

Мал. 9. Приклад документа з великим обсягом
змінної інформації

Є ще одна особливість оформлення типових документів - часто потрібно підготувати не один документ, а відразу кілька (наприклад, для оформлення банківського договору про відкриття депозитарію потрібні три-чотири типи договорів для підпису). Таким чином, ту саму інформацію доводиться вводити в різні документи, на що теж йде багато часу, а ймовірність скоєння помилки при цьому відповідно зростає. Набагато швидше можна оформлювати подібні документи за допомогою спеціалізованих додатків, призначених для автоматизації процесу підготовки типових документів, наприклад таких, як «АвтоДок» або Blitz Document. Дані програми також базуються на застосуванні шаблонів, які, на відміну від звичайних Word-шаблонів, не тільки дозволяють вводити дані у відведені для цього поля (для чого користувачу необхідно заповнити набір форм з даними), а й уміють перетворювати введені дані запрограмованим чином, наприклад можуть замінити число прописом, зробити відмінювання слів і словосполучень по граматичних відмінках тощо. У результаті необхідні документи заповнюються швидко, а кількість помилок, які при цьому можна зробити, виявляється на порядок меншою, ніж при традиційній їх підготовці в Word. Крім того, створення типових документів через спеціалізовані рішення привабливе ще й тим, що всі створені документи автоматично каталогізуються і надалі знайти будь-який з них – не проблема, а від користувача не потрібне знання тонкощів оформлення документації, адже у шаблонах всі юридичні нюанси вже враховані.

АвтоДок 1.2

Розробник: EleWise

Розмір дистрибутива: 6 Мбайт

Робота під управлінням: Windows 2000/XP/2003

Спосіб поширення: shareware (функціонально обмежена демо-версія - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Ціна:"АвтоДок-Персональний" - 1980 руб., "АвтоДок-Сервер" - 2980 руб., "АвтоДок-Клієнт" - 1490 руб.

"АвтоДок" - це програма, що дозволяє автоматизувати та прискорити процес заповнення типових документів за допомогою створених за допомогою MS Word шаблонів та провідна архів документів та записів, зроблених за допомогою цих шаблонів. Процес генерації нових документів у ній гранично автоматизований - достатньо вибрати потрібний бізнес-сценарій із загального списку сценаріїв (під бізнес-сценарієм розуміється налаштований шаблон) та заповнити форму введення з необхідними даними (рис. 10). Створений документ може бути переглянутий, збережений, роздрукований або відкритий Word для подальшого редагування.

Мал. 10. Створення документа за сценарієм «АвтоДок»

Число вбудованих сценаріїв невелике (рис. 11), але може бути розширено за рахунок сценаріїв користувача, процес створення яких докладно і наочно представлений в довідці і повністю контролюється майстром, а тому доступний для більшості користувачів. Розробка нового сценарію передбачає виконання п'яти кроків: введення назви сценарію, створення шаблону, визначення змінних, налаштування та тестування сценарію з його збереженням для подальшого редагування (рис. 12). На перший погляд, деякі складнощі можуть викликати підготовку шаблону, оскільки він повинен бути створений вручну в Word, а це передбачає знання мови створення сценаріїв. Але на практиці все набагато простіше - достатньо усвідомити, що змінні вводяться в фігурних дужках, а перед ними встановлюється значок $, решта текст друкується звичайним чином (рис. 13). Нові шаблони можуть створюватися не тільки з чистого аркуша, але і на базі існуючих шаблонів або готових документів - у першому випадку потрібно лише змінити налаштування сценарію і протестувати його зі зміненими налаштуваннями, а в другому - відкрити готовий документ, замінити змінну інформацію змінними і вказати його програмі як шаблон. Змінні можуть бути кількох типів, у тому числі що дозволяють:

  • запровадити дані одразу у кілька полів: п.в.о., паспортні дані, реквізити організації тощо;
  • вибрати значення змінної із набору значень;
  • виконати різноманітні операції та перетворення: обчислити відсоток від числа чи ПДВ від суми, перетворити число у рядок, запровадити поточну дату та ін.;
  • вказати слово чи словосполучення у певному відмінку тощо.

Створені за бізнес-сценаріями «АвтоДок» документи зберігаються у вигляді чітко структурованих записів, а тому будь-якої миті можна знайти потрібний документ шляхом фільтрації чи пошуку, переглянути його, роздрукувати, перегенерувати чи видалити.

Мал. 11. Вікно «АвтоДок» із переліком вбудованих груп
бізнес-сценаріїв

Мал. 12. Розробка нового сценарію в "АвтоДок"

Мал. 13. Приклад тексту шаблону в "АвтоДок",
в якому фігурують чотири змінні: «число»,
«місяць», «організація» та «п.в.о.»

Програма поставляється у двох версіях: однокористувальницькій - «АвтоДок-Персональний» та розрахованої на багато користувачів (мережевий), представленої двома модулями - «АвтоДок-Сервер» і «АвтоДок-Клієнт». В однокористувацькій версії всі компоненти системи розташовуються на локальному комп'ютері, а в розрахованій на багато користувачів база сценаріїв, шаблонів і записів встановлюється на сервері, а на комп'ютерах ставиться лише клієнтська частина, що дозволяє використовувати всі матеріали «АвтоДок», що зберігаються на сервері.

Blitz Document 3.4.1

Розробник: BlitzSoft

Розмір дистрибутива: 991 Кбайт

Робота під управлінням: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Спосіб поширення: shareware (функціонально обмежена демо-версія - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Ціна: 500 руб.

Blitz Document – ​​це компактна програма для автоматичного складання типових документів за допомогою шаблонів-сценаріїв. Вона дозволяє швидко генерувати документи на базі вбудованих шаблонів, число яких більше 30 (рис. 14), або сценаріїв користувача, які можна розробляти на базі вбудованих шаблонів або порожніх макетів. Створення документа за готовим сценарієм гранично просто - достатньо вибрати вид сценарію та виконати вказівки майстра, який сумлінно проведе користувача через усі етапи підготовки документа (рис. 15). Готовий документ можна буде переглянути, роздрукувати, редагувати у вбудованому текстовому редакторі (виправляти можна як змінні, так і постійні дані) або відкрити для редагування Word.

Мал. 14. Список вбудованих сценаріїв Blitz Document

Мал. 15. Створення документа за сценарієм
Blitz Document

Розробка створених шаблонів дещо складніша, але теж буде під силу більшості користувачів. Щоправда, освоєння даної можливості потребує деякого часу, оскільки, на жаль, довідкова інформація, що додається до програми, розрахована на достатньо підготовлених користувачів (вона дуже скупа і не містить ні ілюстрацій, ні прикладів). Технічно створення нового шаблону складається з двох етапів: вибір вбудованого шаблону або макета, на основі якого розроблятиметься новий шаблон, і послідовне коригування постійних і змінних даних, що входять до нього (рис. 16). Постійні дані вводяться в їх реальному вигляді, але не прямо в текст, а через діалогові вікна. Змінна інформація також коригується в ході діалогу і вводиться вже не безпосередньо, а замінюється змінними з підстановковими мітками, оформленими з урахуванням мови опису сценаріїв, що використовується в програмі. Сценарії можуть не лише відображати введений при генерації документа текст, але й змінювати його за допомогою системи команд підстановки даних або їх перетворення. Наприклад, передбачено:

Мал. 16. Розробка нового шаблону на базі макету
у Blitz Document

  • відмінювання слів і словосполучень по граматичних відмінках;
  • переведення чисел у рядки;
  • переведення календарних дат у рядки;
  • проведення будь-яких застосовуваних у юридичних та бізнес-документах обчислень;
  • зміна тексту залежно від значення даних і т.д.

Створені за допомогою Blitz Document документи зберігаються в структурованих облікових журналах - це дозволяє швидко орієнтуватися в документації та практично миттєво отримувати доступ до потрібних матеріалів, наприклад, щоб їх роздрукувати. Крім того, документи можна групувати у віртуальні справи, що зручно для швидкого доступу до матеріалів, пов'язаних з конкретним суб'єктом або об'єктом, що фігурує в базі.

Розпізнавання тексту у відсканованих документах

Користувачам, яким часто доводиться переводити в електронний формат паперові документи (сторінки книги, газети, журналу або факсу), не обійтися без системи розпізнавання символів, або OCR-системи (Optical Character Recognition), призначеної для автоматичного введення текстів паперових документів у комп'ютер. Теоретично можна скористатися програмою FineReader від компанії ABBYY або CuneiForm від Cognitive Technologies - обидві надійні в роботі та відрізняються високою точністю розпізнавання. Але у пакета FineReader є спрощена та прийнятна за ціною для домашніх користувачів версія ABBYY FineReader 8.0 Home Editionщо робить його більш привабливим для широкої аудиторії.

ABBYY FineReader 8.0

Розробник: ABBYY Software

Розмір дистрибутива: 40,5 Мбайт

Робота під управлінням: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP

Спосіб поширення: shareware (демо-версія FineReader Home Edition відсутня, функціонально обмежена демо-версія FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Ціна: FineReader Home Edition – 990 руб., FineReader Professional Edition – 3750 руб.

ABBYY FineReader - ідеальне рішення для розпізнавання документів, у яких розпізнається як текст, а й оформлення, що забезпечує точну передачу таблиць, картинок і розбиття тексту колонками (рис. 17). Програма проста у використанні, вміє розпізнавати багатомовні (підтримуються 179 мов) та багатосторінкові документи. Передбачена можливість розпізнавання всього документа або його окремих сторінок. Результат можна зберегти в одному з найпоширеніших форматів: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT або PDF. Можливе покрокове збереження результатів розпізнавання, щоб уникнути помилок. Реалізовано експорт результатів розпізнавання безпосередньо до Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect та Adobe Acrobat. Прискорити перевірку результату допоможе вбудована програма перевірки орфографії (36 мов), а інтеграція з Microsoft Word дозволяє викликати програму прямо з Word, не відволікаючись від роботи з текстом.

Мал. 17. Результат розпізнавання документа
в ABBYY FineReader Home Edition

Програма представлена ​​у двох версіях: FineReader Home Edition, розрахованої на користувачів-початківців, та FineReader Professional Edition, орієнтованої на професіоналів. Професійна версія дозволяє керувати параметрами розпізнавання (міняти режим, здійснювати розпізнавання з навчанням) і відрізняється більш багатим набором функцій розпізнавання (розпізнавання PDF-файлів, знятих цифровим фотоапаратом текстів та ін.). Крім того, в Professional Edition передбачено більше різних форматів збереження, додано можливості розпізнавання штрих-кодів та швидкого розпізнавання скріншотів за допомогою утиліти Screenshot Reader.

Конвертування документів із PDF-формату

Вся технічна документація поставляється сьогодні у форматі PDF, для перегляду документів, в якому застосовується безкоштовна утиліта Adobe Acrobat Reader. Але досить часто виникає необхідність використання фрагментів PDF-файлів при підготовці власних документівабо редагування матеріалів у PDF-форматі (наприклад, статті, контракти, звіти тощо). У першому випадку потрібно витягти з PDF-файлів фрагменти тексту та/або зображення (теоретично це можна зробити і за допомогою вбудованих засобів Acrobat Reader, але з дуже посереднім результатом). У другому випадку доведеться конвертувати PDF-документи у формат, що редагується (наприклад, у Word-формат) зі збереженням оформлення вихідного документа, що в Acrobat Reader навіть не передбачено. У таких випадках на допомогу прийдуть спеціальні утиліти, з яких найбільш привабливими є пакети ABBYY PDF Transformer і PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Ми розглянемо перший з них - він хоч і дорожчий, зате має російськомовний інтерфейс і дозволяє конвертувати PDF-файли в кілька форматів, що редагуються, причому вміє правильно розпізнавати не тільки англійський, але і російський текст.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Розробник: ABBYY Software

Розмір дистрибутива: 52 Мбайт

Робота під управлінням: Windows 2000 (SP2 або вище)/XP/Server 2003

Спосіб поширення: shareware (15-денна демо-версія - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Ціна: 1490 руб.

ABBYY PDF Transformer – утиліта для конвертування PDF-документів у формати документів Microsoft Word (рис. 18), Excel, а також у HTML- та TXT-файли. Пакет відрізняється інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом і дуже простий у використанні, а тому його освоєння виявиться під силу навіть початківцям.

ABBYY PDF Transformer вміє конвертувати будь-які PDF-файли, включаючи файли без текстового шару (такі файли найчастіше виходять з відсканованих документів і є зображенням тексту), і коректно обробляє PDF-файли, що містять будь-які комбінації підтримуваних мов (включаючи російську та англійську). Утиліта точно зберігає оформлення вихідного документа (картинки, таблиці, розташування колонок, посилання) і дозволяє управляти варіантами конвертування та збереження. Наприклад, можна чітко визначити області, які повинні сприйматися програмою як текст або як зображення (що актуально для PDF-файлів зі складним оформленням), зберегти готовий документ з таким же оформленням, як в оригіналі, або як колонку тексту (з картинками або без - за бажанням) і т.д. При необхідності можливе вибіркове конвертування окремих сторінок або їх фрагментів. Крім того, ABBYY PDF Transformer вміє здійснювати і зворотне конвертування, дозволяючи створювати PDF-файли з документів Microsoft Word, таблиць Excel, презентацій PowerPoint, діаграм Visio та HTML-файлів, а також практично з будь-якої програми, що підтримує виведення документа на друк (це реалізовано через віртуальний принтер PDF-XChange for ABBYY PDF Transformer 2.0).

Сьогодні уявити роботу з документами будь-якого напряму та рівня складності без застосування комп'ютерних засобів обробки інформації просто неможливо. Епоха друкарських машинок пішла в минуле. У більшості випадків, якщо не брати специфічну інформацію або обчислення, потрібно обробляти саме тексти. Розглянемо найпопулярніші та найпоширеніші безкоштовні програми для роботи з документами деяких типів. Окремо звернемо увагу саме на тестових файлах.

Програми для роботи з документами: загальний огляд

Як відомо, здебільшого користувачі комп'ютерних систем на основі ОС Windows воліють працювати зі стандартним пакетом програм MS Office, в якому представлені програми чи не на всі випадки життя.

Однак в даний час можна знайти масу альтернативних розробок, в яких також представлені програми для роботи з документами будь-якого типу, які за своїми функціональним можливостямне поступаються пакету MS Office, а в деяких випадках навіть перевершують його.

У будь-якому пакеті, незалежно від розробника, представлені програми, що дозволяють створювати, переглядати та редагувати текстові файли, електронні таблиці, бази даних, а також обробляти графічні об'єкти або навіть мультимедіа.

Офісний пакет від Microsoft

Спочатку подивимося всім відомий офісний набір від Microsoft. Він вважається універсальним, оскільки програми для обробки документів, що використовуються в бізнесі, представлені тут найбільш широко.

Не дивно, що багато розробників не винаходили велосипед і просто скопіювали більшість додатків, включивши їх аналоги у власні пакети. Сам же MS Office містить кілька основних програм, серед яких найчастіше використовуються Word, Excel і Access.

Якщо говорити саме про текстові документи, Word є прабатьком формату DOC/DOCX, який сьогодні підтримується практично всіма сторонніми пакетами. Втім, розробники цього теж не залишилися осторонь і згодом впровадили у свій редактор можливість роботи з різними від стандартного форматами, які за замовчуванням використовують інші розробники.

Адже, якщо подивитися, наприклад, на можливості відкриття або збереження текстового документа, тут можна зустріти навіть підтримку файлів PDF. Але про це дещо пізніше.

Власне, сам Office можна завантажити і встановити абсолютно безкоштовно, єдине, що потрібно - ключ активації продукту. Це нікого не зупиняє, адже зробити її можна за допомогою маленької утиліти під назвою KMS Activator. В інших безкоштовних пакетах такої обов'язкової вимоги активації чи реєстрації немає.

Альтернативні розробки

На зорі розвитку офісних програм MS Office займав лідируючі позиції, оскільки його творці змогли включити в єдиний набір програми для роботи з документами різних типів, що і дозволило створити засіб для роботи з ними, як зараз прийнято говорити, стандарту «все-в-одному» ».

Проте надто довго лідерство утримувати виявилося неможливим, оскільки на ринку з'явилися досить серйозні конкуренти. Спочатку таким став пакет Lotus Pro, а трохи згодом з'явилася ще одна серйозна технологія під назвою Open Office. До речі, саме цей пакет багато фахівців називають не тільки прямим конкурентом Microsoft, але ще й звертають увагу користувачів на те, що в ньому є деякі додаткові інструменти, яких немає стандартного MS Office.

Найпростіші текстові редактори

Але зупинимося на текстових файлах, які сьогодні є найпоширенішими у документообігу. Для перегляду та інформації можуть використовуватися найпростіші, як багатьом здається, програми на кшталт «Блокнота», що входить до стандартний набір Windows. Так, дійсно, в «Блокноті» можна працювати виключно з текстом, на зразок того, як це було в Norton Commander під DOS-системи. Тут все практично аналогічно, тільки Блокнот має графічну оболонку. Зрозуміло, про форматування тексту, оформлення чи вставці додаткових об'єктів говорити годі й говорити.

Зате мало хто знає, що саме «Блокнот» та програми для роботи з документами текстового типу, йому подібні, підтримують синтаксис більшості відомих на сьогодні мов програмування, тому програмісти та розробники додатків воліють працювати саме з такими редакторами.

Стандартні програми для роботи з документами Word

Тепер кілька слів про та його аналоги. Розглянемо приклад, коли користувач на комп'ютері є «чиста» система. Якщо хтось не знає, у вихідний набір Windows офісний пакет не входить, його потрібно встановлювати окремо. Тому багато хто навіть не здогадується про те, що в системі є безкоштовна програмадля роботи з документами Word(Вона «вшита» в систему).

Йдеться про програму WordPad (Viewer). У ньому можна відкривати та переглядати файли WordПроте для редагування документа особливих можливостей немає. Незручно, звичайно, але краще ніж нічого.

Втім, за відсутності Word відкрити такий текстовий файл можна іншим способом. Це допоможе Adobe Reader, Acrobat або Acrobat Reader. Будь-яка така програма для роботи з текстовими документами, що містять графіку, дозволяє відкривати файли практично будь-якого текстового форматуабо імпортувати їх. Залежно від типу програми різняться і можливості редагування, але навіть якщо такого інструменту немає, переглянути файли можна у будь-якому випадку.

Висновок

Звичайно, розглянути всі програми офісного типу просто неможливо. Однак навіть щодо Word-документів або текстових файлівможна відзначити, що працювати з ними можна досить легко. Якщо зовсім нічого під рукою немає, переглядати файли цих типів можна навіть за допомогою звичайних веб-браузерів, не кажучи вже про збереження їх з можливістю редагування в «хмарних» сервісах. До речі, багато хто з них дає можливість одночасного внесення змін, які автоматично відображаються у всіх користувачів, Наразіпідключених до віддаленого редактора на сервері.

Опис Відгуки (0) Скріншоти

    Придбали новий принтер, але в комплекті не було знімного накопичувача з драйверами? Або перевстановили операційну систему, а програмне забезпеченнядля друку, на жаль, було безповоротно втрачено? Якщо з вами трапилася одна з перелічених вище ситуацій, то знайте - вихід є завжди, і як варіант усунення цієї неприємності, ми пропонуємо вам завантажити програму для принтера HP .

    Тільки тим, що ви завантажуєте файл-установник з даного сайту, ви будете позбавлені цілої низки проблем. По-перше, хитаючи з нашого ресурсу, ризик підхопити шкідливе програмне забезпечення, яке було б нелегально вшито, прагне нуля, якщо не сказати відсутнє. По-друге, завантажити цей пакет можна абсолютно безкоштовно, не переплачуючи та не витрачаючи власний час на проходження процесу реєстрації. До того ж, додаток, який виставлено на нашому ресурсі, має російськомовний інтерфейс.


    Основні опції програми для принтера HP

    • Всередині архіву ви знайдете сам файл інсталяції, інструменти для адміністратора, без яких неможливо якісно налаштувати установник, зареєстрований виріб, тобто - ліцензійна версія, а також перегляд додаткової документації, у тому числі - та керівництво користувача;
    • Програма допоможе якісній роботі принтера, а також виправить супутні помилки, які могли з якоїсь причини раніше виникати під час використання пристрою;
    • Раніше встановлений файлчас від часу оновлюватиметься в автоматичному режимі;
    • Інтерфейс її простий і лаконічний, та й, до того ж, немає потреби постійно викликати додаток додатково - воно запускатиметься саме, коли в цьому буде потреба клієнта;
    • Перевірити актуальність драйвера, якщо ви ненароком або спеціально відключили автоматичну перевірку, можна додатково на офіційному сайті представника програми для принтера.

Завжди присутній у вашій системі, але її обмежений функціонал не може задовольнити навіть мінімальні потреби впевненого користувача комп'ютера. Офісний пакет це перша необхідна річ, яка має бути встановлена ​​на вашому комп'ютері. Рано чи пізно вам знадобляться інструменти для створення та редагування текстів, малюнків презентацій чи електронних таблиць.

LibreOffice є вільно розповсюджуваним безкоштовним офісним пакетом, який ви можете встановити на вашому комп'ютері не порушуючи закон. Він існує у версіях для різних операційних систем (наприклад, Windows, Linux). У пакет входить досить великий набір додатків:

  • Writer – це програма для друку тексту- потужний текстовий редактор
  • Calc – табличний процесор для електронних таблиць
  • Draw – векторний графічний редактор
  • Impress – редактор мультимедійних презентацій
  • Math – редактор математичних формул
  • Base – система управління базами даних

Для встановлення всього цього на ваш комп'ютер достатньо виконати такі інструкції:

  1. Заходимо за посиланням для завантаження http://ua.libreoffice.org/download/
  2. Вибираємо версію вашої системи та мову (якщо це не сталося автоматично)
  3. Завантажуємо настановні пакети останньої версіїна даний момент (виділено на малюнку)
  4. Після запускаємо інсталяцію з пакета LibreOffice_4.3.0_Win_x86.msi і в другу чергу встановлюємо довідковий посібник LibreOffice_4.3.0_Win_x86_helppack_ua.msi На даний момент версія пакета вже може бути іншою, але процес установки аналогічний.

Процес встановлення

Крок 1. Подвійним кліком лівої кнопки миші по завантаженому файлу LibreOffice_4.3.0_Win_x86.msi запускаємо процес встановлення офісного пакету

Крок 2 Натискаємо кнопку Далі.

Крок 3 . Тип установки пропоную залишити Звичайну. Так буде проведено встановлення всіх додатків, що входять до офісного пакета, на системний розділ жорсткого диска.

Крок 4 . Тут можна встановити прапорець у пункті Завантаження LibreOffice під час старту системидля прискорення запуску програм пакета. Якщо на вашому комп'ютері немає інших офісних пакетів, ставте.

Натискаємо Встановити

Крок 5 . Якийсь час спостерігаємо за індикатором установки. Процес займає кілька хвилин.

Крок 6 . Встановлення завершено. Натискаємо кнопку Готово. Тепер можна користуватися новим офісним пакетом LibreOffice. Будь-який додаток, що входить до його складу, можна запустити за допомогою ярлика на Робочий стілабо з меню Пуск – Усі програми – LibreOffice.У списку є програма друку тексту Writer, програма для роботи з електронними таблицями Calc, програма для роботи з презентаціями Impress

Бажаю успіхів у використанні цього пакета додатків.

Друзі! Дуже сподіваюся, що ви отримали користь від прочитання цієї статті. Якщо це так, розкажіть про неї в соціальних мережах. Кнопки нижче. Нехай і ваші друзі будуть у курсі.

Дорогий читачу! Ви переглянули статтю до кінця.
Чи отримали ви відповідь на своє запитання?Напишіть у коментарях кілька слів.
Якщо відповіді не знайшли, вкажіть, що шукали.

 

 

Це цікаво: